2015年招標師考試教材《招標采購合同管理》

合同信息管理制度

由于招標采購合同在簽訂和履行中往來(lái)函件和資料非常多，故合同管理系統性強，必須實(shí)行檔案化、信息化管理。首先應建立文檔編碼及檢索系統，每一份合同、往來(lái)函件、會(huì )議紀要和圖紙變更等文件均應進(jìn)人計算機系統，并確立特定的文檔編碼，根據計算機設置的檢索系統進(jìn)行保存和調閱；其次應建立文檔的收集和處理制度，有專(zhuān)人及時(shí)收集、整理、歸檔各種招標采購信息，嚴格信息資料的查閱、登記、管理和保密制度。例如，招標采購工程項目全部竣工后，應將全部合同及文件，包括完整的工程竣工資料、竣工圖紙、竣工驗收報告、工程結算和決算等，按照國家《檔案法》及有關(guān)規定，建檔保管；最后應建立行文制度、傳送制度和確認制度，合同管理機構應制定標準化的行文格式，對外統一使用，相關(guān)文件和信息經(jīng)過(guò)合同管理機構準許后才能對外傳送。一旦經(jīng)由信息化傳送方式傳達的資料需由收到方以書(shū)面的或同樣信息化的方式加以確認，確認結果由合同管理機構統一保管。

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