《哈爾濱市職工檔案管理辦法》已經(jīng)2008年12月5日市人民政府第39次常務(wù)會(huì )議通過(guò)，現予發(fā)布，自2009年1月15日起施行。

　　二〇〇八年十二月十日第一條　為加強職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，維護勞動(dòng)者合法權益，根據《中華人民共和國檔案法》、《哈爾濱市檔案管理條例》等有關(guān)規定，制定本辦法。

　　第二條　本市行政區域內與機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、個(gè)體經(jīng)濟組織、民辦非企業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)用人單位）形成勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者（以下簡(jiǎn)稱(chēng)職工）的檔案管理，適用本辦法。

　　第三條　本辦法由市檔案行政管理部門(mén)負責組織實(shí)施。

　　區、縣（市）檔案行政管理部門(mén)按照職責分工，負責轄區內職工檔案的管理工作。

　　第四條　用人單位必須為職工建立個(gè)人檔案。

　　第五條　職工檔案由用人單位的人力資源職能機構負責管理，用人單位不具備保管條件或者有下列情況之一的，用人單位或者職工應當將檔案委托給具備檔案保管資質(zhì)的中介機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案代管機構）代管：

　�。ㄒ唬┢飘a(chǎn)或轉制企業(yè)的失業(yè)人員；

　�。ǘ�）離職、辭職、開(kāi)除、終止（解除）勞動(dòng)關(guān)系的人員；

　�。ㄈ�）自謀職業(yè)、自費出國人員、個(gè)體經(jīng)濟組織雇用人員、外企駐哈機構的中方雇員；

　�。ㄋ模╈`活就業(yè)人員；

　�。ㄎ澹┢渌�有檔案保管要求的用人單位或個(gè)人。

　　第六條　用人單位或者職工委托檔案代管機構保管職工檔案，應當與檔案代管機構簽訂委托協(xié)議書(shū)，明確雙方的權利、義務(wù)、違約責任等內容，并向用人單位開(kāi)具調檔函，轉移職工檔案。檔案代管機構接到職工檔案后應當認真清查登記，確認無(wú)誤后方可歸檔。對轉來(lái)的檔案材料不齊全的，應當退用人單位補齊。

　　第七條　用人單位的人力資源職能機構和檔案代管機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案管理機構）應當按規定辦理職工檔案登記，并指定專(zhuān)人、設立專(zhuān)庫（柜）管理職工檔案，確保職工檔案的完整、真實(shí)和安全。

　　檔案管理人員應當具備檔案和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識，并接受檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)培訓。

　　第八條　用人單位的人力資源職能機構應當履行下列保管職工檔案職責：

　�。ㄒ唬┦占�、整理、立卷，保證職工檔案材料的完整齊全；

　�。ǘ�）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

　�。ㄈ�）登記職工工作變動(dòng)、簽訂勞動(dòng)合同、辦理社會(huì )保險等情況；

　�。ㄋ模┮婪�為有關(guān)部門(mén)提供職工情況；

　�。ㄎ澹┳龊寐毠�檔案的安全、保密和保護工作；

　�。�六）辦理其他涉及職工檔案的有關(guān)事項。

　　第九條　檔案代管機構應當履行下列保管職工檔案職責：

　�。ㄒ唬┦占�、記錄、鑒別、整理職工檔案材料；

　�。ǘ�）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

　�。ㄈ�）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；

　�。ㄋ模┺k理用人單位或者職工委托辦理的其他相關(guān)事項。

　　第十條　任何單位和個(gè)人不得涂改、偽造、擅自銷(xiāo)毀職工檔案，不得公布、泄露檔案內容，不得私自保存他人檔案或利用職工檔案材料營(yíng)私舞弊。

　　第十一條　立卷歸檔的材料應當經(jīng)過(guò)認真鑒別，做到材料真實(shí)、文字清晰、手續齊備。材料須經(jīng)用人單位審查蓋章或本人簽字的，應當在蓋章或簽字后歸檔。

　　第十二條　檔案管理機構向社會(huì )保險經(jīng)辦機構移交退休職工檔案，移交雙方應當嚴格履行交接手續，填寫(xiě)移交清冊，同時(shí)移交職工檔案案卷目錄和電子檔案。

　　第十三條　檔案轉出單位和接收單位轉遞職工檔案，應當遵守下列規定：

　�。ㄒ唬�對轉出的職工檔案，必須按《職工檔案轉遞通知單》的項目登記，并密封包裝；

　�。ǘ�）對轉出的材料，不得扣留或分批轉出；

　�。ㄈ�）接收單位收到職工檔案經(jīng)核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執15日內退回。轉出單位逾期未收到回執的，應及時(shí)催問(wèn)、追查；

　�。ㄋ模�《職工檔案轉遞通知單》應在轉出單位保管滿(mǎn)20年以上，方可銷(xiāo)毀；

　�。ㄎ澹�檔案的轉遞必須通過(guò)機要部門(mén)或專(zhuān)職人員取送，不得交本人或其他人員攜帶。

　　第十四條　職工檔案出現丟失、損毀的，檔案管理機構應當依據《哈爾濱市企業(yè)職工檔案丟失損毀補辦認定辦法》的規定，及時(shí)采取補救措施，履行補辦檔案義務(wù)，并向檔案行政管理部門(mén)報告。

　　第十五條　職工失蹤、死亡、上學(xué)、參軍、流動(dòng)或者移居國外的，檔案由職工原所在用人單位保管，也可由檔案代管機構代為保管。

　　第十六條　檔案管理機構應建立健全職工檔案查閱、借閱工作制度，明確檔案查閱條件及利用范圍。

　　查閱、借閱檔案，應當遵守下列規定：

　�。ㄒ唬┞毠�個(gè)人查閱本人檔案，應當憑身份證；用人單位查閱職工檔案應當憑加蓋有用人單位公章的介紹信。查閱檔案應當申明查閱理由，由檔案管理機構根據規定和需要提供檔案材料；

　�。ǘ�）對高級專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的靈活就業(yè)人員檔案要嚴格保管，嚴格查閱手續；

　�。ㄈ�）除特殊情況外，檔案一般不借出查閱，必須借出查閱的應事先提交報告，說(shuō)明理由，經(jīng)檔案管理機構主管檔案工作的領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續，并限期歸還；

　�。ㄋ模┎殚啓n案必須嚴格遵守查閱檔案規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容；

　�。ㄎ澹┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，經(jīng)檔案管理機構主管領(lǐng)導批準后，可以復制檔案的部分內容。

　　第十七條　職工在勞動(dòng)合同期限內變動(dòng)工作單位或者解除（終止）勞動(dòng)合同的，用人單位應當在30個(gè)工作日內將其檔案轉交其新的用人單位或者其戶(hù)籍所在地的檔案代管機構。法律、法規另有規定的從其規定。

　　用人單位不得扣押職工檔案。

　　第十八條　用人單位無(wú)故扣留職工檔案，職工可以到所在地勞動(dòng)、人事行政部門(mén)申請仲裁。

　　第十九條　違反本辦法規定有下列行為之一的，由檔案行政管理部門(mén)責令限期改正；逾期不改正的，對責任單位處以2000元以上5000元以下罰款；對個(gè)人處以200元以上500元以下罰款：

　�。ㄒ唬┪窗匆幎�為職工建立個(gè)人檔案的；

　�。ǘ�）未按規定及時(shí)登記、整理、立卷和歸檔的；

　�。ㄈ�）借閱職工檔案未按規定及時(shí)歸還，且屢催不還的；

　�。ㄋ模┩扛�、圈劃、抽取、撤換檔案材料的。

　　第二十條　違反本辦法規定有下列行為之一的，由檔案行政管理部門(mén)對責任單位處以1萬(wàn)元以上2萬(wàn)元以下罰款，對直接責任人員處以500元以上2000元以下罰款：

　�。ㄒ唬┥米蕴峁�、復制、銷(xiāo)毀、公布檔案的；

　�。ǘ�）涂改、丟失、損毀、偽造檔案或者泄露檔案內容的；

　�。ㄈ�）私自保存他人檔案或利用職工檔案材料營(yíng)私舞弊的；

　�。ㄋ模┞毠�檔案丟失、損毀后責任單位未采取補救措施或不履行補辦義務(wù)的；

　�。ㄎ澹┯萌藛挝粺o(wú)故扣留職工檔案的。

　　第二十一條　檔案保管人員直接或參與涂改、偽造職工檔案，騙取相關(guān)待遇，由相關(guān)部門(mén)撤銷(xiāo)其騙取的相關(guān)待遇；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　第二十二條　本辦法自2009年1月15日起施行。