摘要：會(huì )計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分。因此，會(huì )計檔案的科學(xué)管理對已步入信息時(shí)代的當今社會(huì )具有重要的現實(shí)意義。通過(guò)對會(huì )計檔案的概念、特點(diǎn)和作用等方面的闡述，提出了近年來(lái)會(huì )計檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了會(huì )計檔案科學(xué)管理的對策。

　　會(huì )計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會(huì )部門(mén)或會(huì )計人員在經(jīng)濟活動(dòng)中直接形成的并按照統一規律保存起來(lái)備查考的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等會(huì )計核算材料，還包括實(shí)行會(huì )計電算化后的存儲軟件、會(huì )計數據磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)和計算機打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等。會(huì )計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì )計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會(huì )計法》和《會(huì )計基礎工作規范》以及《會(huì )計檔案管理辦法》等都對會(huì )計檔案管理做出了規定。會(huì )計檔案管理是會(huì )計工作的重要組成部分，是會(huì )計的基礎工作。規范會(huì )計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會(huì )計檔案管理是會(huì )計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會(huì )計檔案的管理，進(jìn)一步提高會(huì )計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì )計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。

　　1會(huì )計檔案的特點(diǎn)及作用

　　1.1 會(huì )計檔案的特點(diǎn)

　　會(huì )計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價(jià)值性，但由于它反映的對象內容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點(diǎn)，會(huì )計檔案的特點(diǎn)主要表現如下：

　�。�1）來(lái)源的廣泛性。會(huì )計檔案來(lái)源于具有獨立會(huì )計核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會(huì )形成會(huì )計檔案。

　�。�2）內容的專(zhuān)業(yè)性。會(huì )計檔案是通過(guò)會(huì )計核算的方法形成的，而這種方法是會(huì )計特有的專(zhuān)門(mén)手段。通過(guò)這種專(zhuān)門(mén)手段形成的會(huì )計檔案是與經(jīng)濟活動(dòng)和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現出會(huì )計檔案的專(zhuān)業(yè)性。

　�。�3）形成過(guò)程的嚴密性。會(huì )計核算是利用設置賬戶(hù)、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會(huì )計報表等一系列專(zhuān)門(mén)方法，對會(huì )計對象進(jìn)行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會(huì )計核算的嚴密性也就決定了會(huì )計檔案形成過(guò)程的嚴密性。

　　1.2會(huì )計檔案的作用

　　會(huì )計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著(zhù)不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實(shí)準確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲存在會(huì )計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì )計數據，而會(huì )計數據也都來(lái)源于會(huì )計檔案。第三，司法部門(mén)查處違法亂紀、貪污受賄問(wèn)題更需要財務(wù)方面的確鑿證據。第四，國家統計部門(mén)的統計數據中也有相當一部分來(lái)源于財務(wù)數據。不僅這些離不開(kāi)會(huì )計檔案，而且隨著(zhù)經(jīng)濟、社會(huì )的發(fā)展，經(jīng)濟活動(dòng)更加多樣化和復雜化，會(huì )計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結經(jīng)驗教訓提供依據。只有加強會(huì )計檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì )計檔案的重要作用，保證為國家、社會(huì )、各種機構和企事業(yè)單位及時(shí)、準確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì )計信息。

　　2會(huì )計檔案科學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題

　　2.1 對會(huì )計檔案管理工作的重要性認識不夠

　　有的單位領(lǐng)導和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務(wù)項目的實(shí)施，認為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見(jiàn)，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費時(shí)間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì )計人員對會(huì )計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì )計業(yè)務(wù)的培訓和學(xué)習，但對檔案知識，特別是對會(huì )計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒(méi)有參加過(guò)會(huì )計檔案管理知識的培訓與學(xué)習。不少單位重會(huì )計業(yè)務(wù)，輕會(huì )計檔案管理，存在會(huì )計業(yè)務(wù)與會(huì )計檔案管理相脫節的現象。會(huì )計檔案管理制度也不完善，沒(méi)有配備專(zhuān)人管理會(huì )計檔案。有的單位甚至由出納會(huì )計兼管會(huì )計檔案，這是不符合規定的。

　　2.2 會(huì )計檔案管理制度不夠健全

　　有些單位的財務(wù)部門(mén)，領(lǐng)導對資金的管理比較重視，而對會(huì )計檔案的管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì )計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀等管理制度，會(huì )計檔案管理工作無(wú)章可循。當今社會(huì )，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機制不斷轉換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問(wèn)題不斷出現，而與之配套的包括會(huì )計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業(yè)會(huì )計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規主要有《會(huì )計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會(huì )計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的適應現代企業(yè)制度需要的會(huì )計檔案法律規范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿(mǎn)足推進(jìn)體制改革和實(shí)現建立現代企業(yè)制度的要求。

　　2.3 會(huì )計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范

　　會(huì )計檔案不規范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì )計憑證，而是將會(huì )計憑證隨意放置在辦公桌上，或長(cháng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì )計憑證不是按照規范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書(shū)釘裝訂，或用一根繩子穿起來(lái)；第三，活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規定編好頁(yè)碼裝訂成冊，會(huì )計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì )計檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀難，會(huì )計檔案越堆越多。

　　2.4會(huì )計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

　　就目前一些部門(mén)和單位的實(shí)際情況看，存在一些財會(huì )檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會(huì )計信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀(guān)決策、危害極大。

　　3完善會(huì )計檔案管理工作的對策

　　3.1 統一思想，加強領(lǐng)導，提高認識

　　各單位要加強對會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導，要提高對加強會(huì )計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門(mén)的一定要把會(huì )計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門(mén)的，應在會(huì )計機構中指定專(zhuān)人負責會(huì )計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì )計檔案的保管工作�！稌�(huì )計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關(guān)，社會(huì )團體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規定應建賬的個(gè)體工商戶(hù)和其他組織。應當依照本辦法管理會(huì )計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導……”有關(guān)法律法規明確規定，各單位都必須加強會(huì )計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導一定要提高依法加強會(huì )計檔案管理的意識，從法律的高度來(lái)依法加強管理，使會(huì )計檔案管理走上法制化的軌道。

　　3.2 制定規范，健全會(huì )計檔案管理各項規章制度

　　要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據《會(huì )計檔案管理辦法》、《會(huì )計電算化工作規范》并結合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表?yè)P獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng )造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門(mén)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權債務(wù)、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(cháng)久保管，方便查找利用。

　　3.3 規范會(huì )計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作

　　規范會(huì )計檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì )計憑證必須使用會(huì )計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線(xiàn)，并在粘封處加蓋會(huì )計人員印章。封皮表面的有關(guān)內容必須逐項填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì )計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫(xiě)檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會(huì )部門(mén)應按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續，將會(huì )計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì )計檔案暫由財會(huì )部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負責保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會(huì )計檔案的保管期限要嚴格按照《會(huì )計檔案管理辦法》的規定執行。會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì )計檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì )同財務(wù)會(huì )計部門(mén)共同鑒定，嚴格審查后，編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導批準后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審查，報經(jīng)上級主管部門(mén)批準后銷(xiāo)毀。對于其中未了結的債權債務(wù)的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會(huì )計檔案保管部門(mén)保管到結清債權債務(wù)時(shí)為止。

　　3.4 加強會(huì )計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)

　　會(huì )計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì )計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場(chǎng)正確運用自己的職能和權力；其次，會(huì )計檔案資料內容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點(diǎn)。作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。會(huì )計檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應具備財會(huì )方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì )計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過(guò)每年的輪訓學(xué)習更新知識，一方面，提高會(huì )計檔案法制意識和依法歸檔觀(guān)念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì )計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應建立現代企業(yè)制度的要求。

　　4結語(yǔ)

　　在財務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統一思想，堅持科學(xué)管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。