摘要：認識新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)和作用，分析存在的問(wèn)題和不足，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對于調動(dòng)各類(lèi)人員的工作積極性，全面完成單位和個(gè)人的各項目標任務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )的進(jìn)步具有一定的積極意義，據此，介紹了人事檔案管理的管理模式、收集方法，分析了人事檔案存在的問(wèn)題，預測了人事檔案改革的前景。

　　一、引言

　　人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jì)等信息，使企業(yè)的各類(lèi)人才都能在適合自己的工作崗位上充分發(fā)揮每個(gè)人的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng )造性。此外，人事檔案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一個(gè)重要組成部分，是人事工作的基本條件之一，人事檔案管理工作的好壞直接影響到單位和個(gè)人的工作效率和質(zhì)量。認識新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)和作用，分析存在的問(wèn)題和不足，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對于調動(dòng)各類(lèi)人員的工作積極性，全面完成單位和個(gè)人的各項目標任務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )的進(jìn)步具有一定的積極意義。

　　二、人事檔案的管理模式

　　在社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，人事檔案管理出現了新的模式，主要有內向型封閉式和社會(huì )化開(kāi)放式兩種。

　　1、內向型封閉式管理模式此種模式是指人事檔案由單位內部的組織、人事檔案部門(mén)實(shí)行封閉式管理，主要供領(lǐng)導和組織部門(mén)利用，一般不對外開(kāi)放。目前。黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在崗的國家公務(wù)員、教師、科研人員等人事檔案大多采用這種管理模式。該模式具有以下特點(diǎn)：

　�。�1）有利于本單位人事檔案的收集和管理。由于人事檔案來(lái)源單一僅限于本機構人員，可以較全面系統地收集。同時(shí)，由于本單位工作內容大體相同，對人事檔案的分類(lèi)、排列、鑒定可采用比較一致的標準，便于管理。（2）便于本單位領(lǐng)導及時(shí)利用人事檔案。由于本單位保管人事檔案，當領(lǐng)導需要了解有關(guān)人員的經(jīng)歷、成果等情況時(shí)，就能很快從本單位人事檔案機構中查閱到。（3）有利于人事檔案的保密。議事檔案材料是組織部門(mén)在考察了解和使用人的過(guò)程中產(chǎn)生、形成的，它記載的有關(guān)內容由組織部門(mén)統一掌握和利用，對人事檔案的保密具有較大作用。

　　2、社會(huì )化開(kāi)放式管理模式 1999年5月17日，中國政府上網(wǎng)工程主網(wǎng)站宣布正式開(kāi)通，許多省級、縣級地方政府也相繼上網(wǎng)，這不僅有利于降低辦公費用，提高政府的工作效率和透明度，而且使公民能公開(kāi)查閱行政機關(guān)的有關(guān)電子文件，積極參與決策。人事檔案開(kāi)放式管理模式正是在這種環(huán)境下建立與發(fā)展起來(lái)的。這種模式與市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展和社會(huì )信息化進(jìn)程密切相關(guān)。它具有以下特點(diǎn)：

　�。�1）人事檔案管理機構、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會(huì )性。市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，產(chǎn)生了許多經(jīng)濟組織形式，它們對人才的吸納、流動(dòng)與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制度等應運而生，從而使人事管理變成了一種社會(huì )化活動(dòng)。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有社會(huì )化的性質(zhì)。從管理機構來(lái)說(shuō)。在市場(chǎng)經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會(huì )性的人事檔案管理機構如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機構。這種機構的職能不是管理本單位人事檔案，而是面向社會(huì )。其管理對象包括社區范圍內所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對象具有社會(huì )性，可以為整個(gè)社會(huì )提供人事檔案服務(wù)。 

　�。�2）人事檔案的來(lái)源與內容具有廣泛性和復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務(wù)對象的社會(huì )性，決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案來(lái)源單一，內容也較簡(jiǎn)單，而社會(huì )化的人事檔案管理機構，其來(lái)源要廣泛得多，可來(lái)自社區范圍內的各類(lèi)人員。由于各類(lèi)人員的身份不同，集中起來(lái)就顯得復雜，其檔案內容自然是豐富多樣。 

　�。�3）利用者對人事檔案的需求具有多樣性。市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展離不開(kāi)人才，無(wú)論是外資、合資、國有企業(yè)招聘管理人才、技術(shù)人才及選拔優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)，都不會(huì )忽略對人事檔案的利用。利用者類(lèi)型及用途的多樣性，對人事檔案內容、載體與傳遞方式等提出了多樣性要求，同時(shí)也使得人事檔案的利用不可能局限在單位組織部門(mén)的狹窄范圍內，不僅組織部門(mén)需要，而且許多個(gè)人也需要。那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì )被組織部門(mén)和個(gè)人查閱利用。由于人們的要求不一樣，在利用中呈現多樣性。 

　�。�4）人事檔案管理方式和服務(wù)方式具有開(kāi)放性。市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，減弱了人事檔案神秘化的程度。同時(shí)，隨著(zhù)信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案的管理和服務(wù)方式。當今，可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內容的人事檔案上網(wǎng)，從而使人事檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流具有開(kāi)放性。

　　三、人事檔案的收集方法 

　　根據人事檔案形成、補充的特點(diǎn)和來(lái)源渠道，主要應當采取以下幾種收集方法：

　　1、定向收集。就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關(guān)的單位和部門(mén)收集。因為個(gè)人工作的現單位、原單位、上級主管部門(mén)（含職稱(chēng)評定和科技成果評定、獎勵部門(mén)）可能形成有關(guān)人員的人事材料。為了做到不致遺漏，可根據有關(guān)人員的經(jīng)歷和社會(huì )活動(dòng)變化情況，列出有關(guān)單位和部門(mén)的名單，逐一進(jìn)行收集。

　　2、按時(shí)收集。由于人事檔案的形成具有持續性的特點(diǎn)，其收集工作必須堅持經(jīng)�；�。所謂按時(shí)收集，包括隨時(shí)收集、定期收集和不定期收集三種情況。隨時(shí)收集，是根據形成人事檔案的時(shí)間特點(diǎn)和掌握的信息，及時(shí)向有關(guān)部門(mén)進(jìn)行收集。定期收集，是根據本單位工作的實(shí)際情況，確定每個(gè)季度或每半年與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，收集在一定階段內形成的人事材料。不定期收集，就是從人事檔案管理和利用的實(shí)際需要出發(fā)，不確定收集的具體時(shí)間。這三種收集方法相互配合、相互補充，在實(shí)際工作中應當靈活掌握，使收集工作能夠持續有效地開(kāi)展。

　　3、追蹤收集。這種方法是根據人事檔案內容的需要，沿著(zhù)人事檔案在清理、核對中發(fā)現的問(wèn)題和線(xiàn)索進(jìn)行的收集，它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據不同情況采取其他一些方法，比如，對于人事檔案管理基礎差、存在問(wèn)題較多的單位，就需要集中一定的時(shí)間，集中人力，廣泛動(dòng)員，突擊進(jìn)行收集工作；對于人事檔案管理較好，制度健全、內部分工責任明確的單位，有關(guān)部門(mén)和人員能主動(dòng)、及時(shí)地向人事檔案機構移交歸檔，就簡(jiǎn)化了收集的方法和形式�？傊�，人事檔案收集工作應當立足單位實(shí)際，尊重其形成規律，以收集齊全、完整，能夠適應人事管理工作的需要為原則，積極主動(dòng)地為人事管理工作服務(wù)。

　　四、人事檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、時(shí)代的變遷，利用目的的轉移，人事檔案利用率下降。 在那個(gè)偏激的年代里，人事檔案可主宰一個(gè)人的政治前途，人事檔案讓人望而生畏。隨著(zhù)中國社會(huì )主義建設的重點(diǎn)轉移到經(jīng)濟建設上，人們關(guān)心政治的少了，人事檔案在人們生活中的意義與以前相比不大了，更嚴重的是在選拔任用干部、聘用人上，某些領(lǐng)導不看該同志的人事檔案，而是憑主觀(guān)感覺(jué)好壞下結論。在人員流動(dòng)上，有些單位特別是個(gè)體、外資企業(yè)錄用人員只需一個(gè)學(xué)歷證明，本人填一份個(gè)人履歷表即可確定是否錄用，把人事檔案看成是可有可無(wú)之物。

　　2、人事檔案材料內容中存在片面、不真實(shí)等問(wèn)題。政治歷史材料多，業(yè)績(jì)、專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)材料少，鑒定考核材料中成績(jì)多是千篇一律贊揚術(shù)語(yǔ)，缺點(diǎn)是千人一面的希望之詞。為了某一時(shí)期的個(gè)人需要，人事檔案中的出生年月、參加工作時(shí)間、文化程度及學(xué)歷記載前后不一，不尊重事實(shí)的情況，某些領(lǐng)導干部檔案也存在此類(lèi)現象，流動(dòng)人員檔案中這類(lèi)情況更為嚴重。

　　3、人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用程度低，未發(fā)揮應有作用�，F單位人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，只是等待領(lǐng)導及有關(guān)人員來(lái)查閱，缺乏主動(dòng)精神，而且利用材料主要是黨團材料，落實(shí)政策和工資調資方面的。真正用于人才選拔，培養開(kāi)發(fā)及預算等方面的較少，沒(méi)有發(fā)揮人事檔案應有的作用。

　　4、人事檔案管理落后、管理水平低。目前，不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門(mén)管理，大都沒(méi)有專(zhuān)職人員分管人事檔案工作，人事檔案長(cháng)期無(wú)專(zhuān)人整理，沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴格鑒定，材料是否真實(shí)無(wú)人監督，造成人事檔案中“假貨”泛濫成災。根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求，嚴重存在零亂無(wú)序和丟失部分檔案內容的問(wèn)題。

　　五、人事檔案管理的改革前景改革人事檔案管理，首先應該創(chuàng )新激勵機制，提高管理人員的基本素質(zhì)，改進(jìn)檔案提供利用的方式，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。打破傳統的被動(dòng)收集為主動(dòng)參與、主動(dòng)服務(wù)，由傳統的檔案實(shí)體保管者轉變?yōu)槿瞬判畔⒐芾碚�，�?chuàng )造性地開(kāi)展工作。樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識。在市場(chǎng)經(jīng)濟的浪潮中，人事檔案管理將逐步減弱原有的政治化和神秘化的程度，隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷提高，計算機網(wǎng)絡(luò )化管理將應用于人事檔案的管理和服務(wù)。特別是企事業(yè)單位的人事檔案，應該逐步將不屬于保密和個(gè)人隱私的內容，例如，業(yè)績(jì)、專(zhuān)長(cháng)、愛(ài)好等內容采用計算機網(wǎng)絡(luò )管理，便于查找，使人事檔案管理部門(mén)直接與外界人才信息交流，為人才的合理流動(dòng)提供第一手資料。人才流動(dòng)服務(wù)機構應加強與流動(dòng)人員及其所在工作單位的聯(lián)系，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內容，加強檔案的完整性、安全性。

　　綜上所述，兩種模式在市場(chǎng)經(jīng)濟的運作中各有利弊，雖然服務(wù)的主體不同，但服務(wù)的準則與目的相同。開(kāi)放式的人事檔案管理作為傳統人事檔案管理的補充，在一定時(shí)期內。兩種模式將并存發(fā)展，共同為人力資源提供擴展的空間。隨著(zhù)知識經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場(chǎng)人才流動(dòng)的數最與質(zhì)量的逐步增強，未來(lái)的人事檔案管理模式將更加完善。