這篇文章對項目組合管理（PPM）的基本原理和益處作了一個(gè)高層次的介紹。本文解釋了包含PPM的管理學(xué)科以及如何構造一個(gè)保持投資組合結果和組織的商業(yè)戰略一致性的項目組合管理系統（PPMS）。

　　許多組織利用組合管理技術(shù)來(lái)決定他們想要從事的業(yè)務(wù)類(lèi)型或者要進(jìn)行哪些IT項目投資。項目組合管理（PPM）對這種方法合并了一個(gè)附加的維度，通過(guò)利用項目管理學(xué)科以及實(shí)時(shí)的管理以保證項目投資組合滿(mǎn)足它們的既定目標。

　　PPM 對項進(jìn)行分組、觀(guān)察、分析和管理，以確保在組織資源約束的情況下最大化實(shí)際的業(yè)務(wù)結果。根據投資組合的策略和投資組合業(yè)務(wù)目標的績(jì)效，有些項目被包括在投資組合中，有些項目被排除在外。本文為項目組合管理和 IBM 能夠幫助組織實(shí)施項目組合管理的工具提供了一個(gè)高層次的介紹。

　　理解項目組合管理（PPM）

　　PPM 是管理學(xué)科的混和，它包括：

　　商業(yè)管理焦點(diǎn)來(lái)保證所有的項目和計劃與組合策略一致。

　　綜合管理焦點(diǎn)來(lái)管理組織的資源和風(fēng)險。

　　項目管理焦點(diǎn)來(lái)評審、評估、管理項目和規劃以保證它們達到或者超過(guò)它們對于投資組合預期的貢獻。

　　PPM 的整體分析

　　1、認為投資組合的健康狀態(tài)是受該組合中所有項目的績(jì)效以及他們之間的直接/間接依賴(lài)和可用資源 影響的。

　　管理層應當做能夠導致全局組合成功的決策，即便這些決策可能與某個(gè)具體組合項目的最佳利益沖突。

　　在投資組合層次上將項目管理學(xué)科與業(yè)務(wù)以及通用的管理實(shí)踐結合起來(lái)使得一個(gè)組織能夠：

　　選擇與組織策略和目標一致的項目和計劃。

　　通過(guò)應用最高優(yōu)先級的項目來(lái)充分利用可用資源。

　　有規律地評定項目和計劃對項目組合的健康狀態(tài)具有何種貢獻。

　　采取管理的行為來(lái)確保項目組合同與商業(yè)目標保持一致。

　　有效地在項目和計劃層面利用項目管理學(xué)科可以提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度，減少風(fēng)險和問(wèn)題的數目，增加成功的概率。

　　2、PPM的目標是通過(guò)一致的結構化管理方法，在投資組合的層次上意識到相同的利益。

　　PPM 的生命周期正如所有的商業(yè)過(guò)程一樣，項目組合管理具有一個(gè)生命周期，它需要應用合理的管理技巧和原則。

　　識別、考核、尋找那些引導商業(yè)策略的項目/計劃。管理組織的資源需求、容量、能力。

　　度量績(jì)效以保證項目/計劃共同地符合組合策略。

　　根據組合目標和承諾，識別并校正項目/計劃中與投資組合不一致的地方。

　　建立有效的交流和報告機制確保對項目、計劃和整體組合，進(jìn)行及時(shí)、準確的決策。

　　實(shí)現一個(gè)過(guò)程能夠持續的改進(jìn)投資組合。

　　至少，任意一個(gè)綜合的 PPM 方法都應該包括下面的幾個(gè)通用過(guò)程：

　　項目選擇項目?jì)?yōu)先級排序/再排序組合監控組合評估校正措施管理項目終止和刪除業(yè)務(wù)管理焦點(diǎn)項目組合管理的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的關(guān)鍵目標是從商業(yè)角度來(lái)定義一個(gè)范圍并驗證組合的生存力。這需要定義組合策略和決策標準，它們允許管理人員選擇和按優(yōu)先級來(lái)排序項目。為評估組合健康狀態(tài)和性能定義業(yè)務(wù)的指示器也是重要的。

　　決策標準應當同組織的商業(yè)策略和目標聯(lián)系起來(lái)。排序和選擇項目的過(guò)程應該根據組織的財政目標，比如收益率、投資回報率（ROI），預算成本以及稅收增長(cháng)。同時(shí)還應當包括其他的價(jià)值考慮，包括客戶(hù)需求，進(jìn)軍新市場(chǎng)或者開(kāi)拓原有市場(chǎng)的愿望，以及運作需要的或者強制行的動(dòng)作。

　　組織還可以利用商業(yè)決策標準來(lái)取消或者投資組合定義時(shí)的項目或者計劃，即便他們已經(jīng)處于計劃或者實(shí)施階段。

　　選擇和按優(yōu)先級排序項目這一步的目標是基于預定義的組合商業(yè)決策和優(yōu)先級標準，選擇和按優(yōu)先級排序項目以獲得最高的價(jià)值。優(yōu)先級應當基于單個(gè)項目利益和它對項目組合的全局影響。此外，作為結果的組合混和不能超過(guò)組織的資源容量或能力。

　　組合優(yōu)先級標準應當限制在一個(gè)可理解、可測量、一貫應用的數量上�；�于它們各自滿(mǎn)足商業(yè)策略和目標的重要性，不同的標準可以具有不同的權值。

　　雖然優(yōu)先級標準與商業(yè)決策標準不同，在決定組合中包含哪些項目時(shí)，它們都應當被使用。

　　商業(yè)決策標準應當與商業(yè)策略和目標一致。一旦一個(gè)項目成為組合的一部分，它應當使用這些標準來(lái)評估項目的健康狀態(tài)和績(jì)效。

　　優(yōu)先級策略建立組合的總體目標并且幫助確定組合中的項目類(lèi)型和組合中每個(gè)類(lèi)型應該包括多少項目。這里，資源評估也扮演著(zhù)重要的作用，我們將在后面討論它。

　　綜合管理焦點(diǎn)資源和風(fēng)險管理是項目組合管理的綜合管理焦點(diǎn)的一部分。在決定組合中包含哪些項目以及如何按照優(yōu)先級排序已有的項目之前，管理人員需要從供需角度來(lái)評估他們的資源。 他們必須保證優(yōu)先級高的項目有足夠數量的和有適當技巧的人。

　　為了維持一個(gè)健康的組合，管理人員必須監控和評估組織的總體資源量和能力以保證能夠：

　　按照將來(lái)資源的需求，計劃和構造資源量。

　　在項目需要和預見(jiàn)的響應上，對資源的投資作出快速的決策。

　　為達到組合的目標，決定當前的和已經(jīng)計劃好的資源是否是足夠的。

　　評估當前和將來(lái)的培訓需求。

　　快速識別資源剩余和短缺并規劃重新分配資源的計劃。

　　高效地實(shí)施重新分配的計劃，將關(guān)鍵的資源轉到高優(yōu)先級的項目中。

　　識別組合風(fēng)險識別組合風(fēng)險包括一系列的過(guò)程，比如識別、分析、響應、跟蹤和控制可能妨礙組合達到其商業(yè)目標的任何風(fēng)險。這些過(guò)程應當包括針對組合在項目層次上的風(fēng)險的負面影響進(jìn)行評審，以保證項目經(jīng)理?yè)碛幸粋�(gè)可靠的風(fēng)險降低計劃。

　　此外，為組合全面地做一個(gè)統一的風(fēng)險評估以確定風(fēng)險是否在組織預先設定的范圍以?xún)纫彩呛苤匾�的。因為組合以及它們的環(huán)境是動(dòng)態(tài)的，在整個(gè)組合的生命周期內，管理人員應當在一個(gè)有序的基礎上，評審并更新他們的組合風(fēng)險管理計劃。

　　識別組合風(fēng)險開(kāi)始于對一個(gè)具體的項目組合環(huán)境的評價(jià)：已經(jīng)建立了什么樣的商業(yè)決策標準？關(guān)于組織當前的商業(yè)過(guò)程和決策點(diǎn)，什么樣的工作設想將會(huì )增加組合的風(fēng)險？管理人員應當迭代地精化這個(gè)評估，作為一個(gè)計劃，評估并管理他們的組合管理方法。

　　什么構成了組合風(fēng)險？這里有些例子：

　　組合內部的項目相互依賴(lài)有限的資源量/能力與大量需求之間的矛盾商業(yè)策略/商業(yè)機會(huì )中的變化組合內部的高百分比的高風(fēng)險項目與組合管理實(shí)踐相沖突的商業(yè)過(guò)程項目管理焦點(diǎn)一個(gè)成功的、有效的項目組合管理實(shí)施的關(guān)鍵是一個(gè)知識淵博的項目組合經(jīng)理以及一個(gè)包含項目管理原則的支持過(guò)程。這些原則為項目組合經(jīng)理提供了評定組合健康狀態(tài)和價(jià)值的必要機制和數據，以及對于項目的方法、優(yōu)先級、資金、人員和執行做出有效的商業(yè)決策的能力。通過(guò)比較計劃和實(shí)際的績(jì)效，識別不一致的條件是一項關(guān)鍵的能力。管理人員可以立刻專(zhuān)注于這些問(wèn)題并將組合帶回到一致的狀態(tài)。

　　建立項目組合管理系統

　　項目組合經(jīng)理需要的過(guò)程――被稱(chēng)為項目組合管理系統或者PPMS――是針對項目組合管理的廣泛的、文檔化的和動(dòng)態(tài)的策略集合、商業(yè)過(guò)程、工具、計劃和控制。項目組合管理系統為單個(gè)的項目/計劃管理系統提供指導和限制，并保證他們聯(lián)合起來(lái)以加速沖突的解決。

　　計劃和實(shí)施一個(gè)有效的項目組合管理系統提供了一種方法，該方法可以日常地分析和量化項目的價(jià)值，按照優(yōu)先級排序項目，識別需要開(kāi)始、重新確定優(yōu)先級排序和停止的項目。尤其是，項目組合管理系統允許項目經(jīng)理回答比如一下的問(wèn)題：

　　哪些項目將最好地支持組織的商業(yè)策略和目標？

　　一個(gè)項目或者計劃是否提供了期望的商業(yè)結果，如組合矩陣中表明的那樣？

　　是否每個(gè)組合計劃都具備了合適的資源，包括具備了適當技能的員工？

　　一個(gè)綜合的項目組合管理系統應當包括戰術(shù)過(guò)程和戰略過(guò)程。戰術(shù)過(guò)程關(guān)注于正在進(jìn)行的組合項目的持續績(jì)效問(wèn)題。戰略過(guò)程關(guān)注在組合的演化上，包括選擇新的項目以符合商業(yè)目標和戰略。此外，縮小一個(gè)與合組合目標和策略不符的項目的范圍或者取消該項目的建議也應當是項目組合管理系統過(guò)程的一部分。

　　項目組合管理系統的主要活動(dòng)包括收集項目信息，評估項目和組合健康狀態(tài)以及商業(yè)貢獻，和管理校正措施。對于組合的風(fēng)險承擔者的日常評審工作來(lái)說(shuō)，這些活動(dòng)是基礎。

　　收集組合信息

　　為了準確地評估一個(gè)組合，管理人員需要統一的或者集中的項目級的數據，這些數據基于定量的（金融，缺陷，市場(chǎng)份額等等）和定性的度量（股東義務(wù)，客戶(hù)滿(mǎn)意度，風(fēng)險等等）。為了準確，在分析這些信息之前，他們應當協(xié)調并驗證數據。然后，他們應當從項目層次和組合層次兩個(gè)視角來(lái)觀(guān)察這些數據。例如，他們應該對每個(gè)單獨的項目和全體項目的財政健康狀態(tài)進(jìn)行評估，以保證整個(gè)組合滿(mǎn)足其財政目標。

　　收集和合并數據的工具應當實(shí)現一些跟蹤的功能，數目較少的項目組合可能使用電子制表軟件來(lái)追蹤和評估組合的健康狀態(tài)，但是具有多樣的復雜的項目的組合需要一種自動(dòng)化的工具來(lái)輔助收集、合并和分析活動(dòng)。

　　評估組合

　　有效的項目組合分析包括對組合商業(yè)結果的測量和比較，以決定該組合符合其商業(yè)決策既定的目標。評估過(guò)程需要同時(shí)包括短期和長(cháng)期的角度，并且應當測量和檢查戰術(shù)和戰略參數：

　　戰術(shù)角度：?jiǎn)蝹�(gè)組合項目的健康狀況和績(jì)效戰略角度：總體的組合商業(yè)結果根對目標測量項目和組合的績(jì)效，允許管理人員回答以下問(wèn)題：

　　現行的項目是否產(chǎn)生了預期的商業(yè)利益并且支持組合的整體商業(yè)戰略？

　　項目是否按照平衡風(fēng)險和最優(yōu)價(jià)值的原則來(lái)評定優(yōu)先級？

　　項目中出現問(wèn)題的是哪些趨勢和指標？哪些校正措施是必要的？

　　正在進(jìn)行中的項目提議是否符合市場(chǎng)趨勢？它們是否支持當前/未來(lái)的客戶(hù)需求和新的戰略目標？

　　是否有合適的資源可以利用確保有效地實(shí)施當前的和預測的項目？

　　通過(guò)將每個(gè)項目的健康狀況/貢獻數據映射到商業(yè)決策標準，管理人員可以容易地看出項目是否符合或者超過(guò)限定指標，從而來(lái)識別組合中不一致的部分。

　　Rational Portfolio Manager是一個(gè)IBM 策略管理工具，提供組合儀表盤(pán)，它可以以各種各樣的形式包括投資計劃圖、記分卡、多維聯(lián)機分析處理中心點(diǎn)以及報表來(lái)幫助管理人員收集并解釋組合信息。例如，使用組合儀表盤(pán)，管理人員可以給每個(gè)項目的限定值分配綠色、黃色和紅色中的一種狀態(tài)，然后開(kāi)發(fā)記分卡或儀表盤(pán)和報表。這樣，他們就可以看出項目的績(jì)效是怎么樣的。

　　儀表盤(pán)創(chuàng )造多種視圖和報表的一個(gè)例子。管理人員可以利用這些視圖和報表，基于定量和定性的指標進(jìn)行組合健康狀況和價(jià)值貢獻的分析。對于記分卡和投資計劃圖，組合中的每個(gè)項目將會(huì )被評估和分配為綠色、黃色和紅色中的一種狀態(tài)。管理人員將會(huì )知道分析那些從綠色到黃色或者從綠色到紅色的項目，以確定他們的負面影響是否足夠大以至于需要授權校正措施。

　　管理組合

　　對不一致的項目采取校正措施是項目組合管理系統的一個(gè)關(guān)鍵的組件。如果一個(gè)項目或組合不符合或超出其目標，識別根本原因、形成一個(gè)校正措施計劃然后監控并追蹤以保證措施被實(shí)施和問(wèn)題被解決是非常關(guān)鍵的。項目組合管理系統應當有一種跟蹤趨勢和預見(jiàn)問(wèn)題的機制以確保管理人員能夠實(shí)施主動(dòng)的措施以避免不一致的項目。項目組合管理系統還應該記文檔化和跟蹤這些措施來(lái)保證它們達到各自的目標。如果一個(gè)成功的預防措施是可重復的，那么項目組合經(jīng)理應當將其合并到項目組合管理系統中。

　　針對商業(yè)標準和目標收集并分析數據允許管理人員和執行官對于項目投資做出基于事實(shí)的決策，從而避免了他們對組合不利的個(gè)人主觀(guān)判斷。困難的但是必要的校正/預防措施可能包括：

　　給高優(yōu)先級的項目重新分配資源。

　　分配經(jīng)過(guò)認證的項目經(jīng)理到那些具有相當價(jià)值的項目中。

　　取消或者不競標被選定的項目或合同。

　　實(shí)施風(fēng)險降低計劃。

　　進(jìn)行項目質(zhì)量評審。

　　協(xié)商進(jìn)度表的變更。

　　為項目經(jīng)理提供指導。

　　評審組合評審組合對于與所有項目的風(fēng)險承擔者交流項目組合的狀態(tài)是非常必要的。這樣的評審應當被當作一個(gè)迭代的過(guò)程，能夠確保管理人員和執行官做出正確的決策，保持組合健壯。這些決策涉及：

　　確保組合持續的與商業(yè)戰略一致。

　　確保當前的組合符合其目標。

　　跟蹤校正管理措施的有效性。

　　在組織的能力和約束內提供一個(gè)平衡的組合（風(fēng)險和價(jià)值）。

　　驗證商業(yè)決策標準和項目/組合的準確度。

　　確保資源容量能夠符合項目需求。

　　確保項目組合管理系統是合適和有效的。

　　組合評審的頻率、形式和參加者名單會(huì )根據組織的不同而不同。會(huì )議應當同你的組織結構以及組合中的數目、大小和持續時(shí)間相一致。如果你有自動(dòng)報表的能力，你就可以在會(huì )議之間分發(fā)報表以及在每次的數據收集時(shí)非常迅速地完成你的目標。

　　改進(jìn)組合

　　組合是動(dòng)態(tài)的。你的項目組合管理系統是否已經(jīng)在穩定狀態(tài)或者仍然在進(jìn)化，你需要一個(gè)確定的能夠持續改進(jìn)的過(guò)程，該過(guò)程與組合評估和跟蹤及度量組合改進(jìn)的措施管理過(guò)程密切相連。改進(jìn)過(guò)程也很重要，它保證組合評估的結果將“反饋”呈現在商業(yè)過(guò)程中。最后，為了將來(lái)的組合項目，項目組合管理系統應當包括一種機制可以收集、分析和合并已經(jīng)取得的教訓。

　　獲得益處

　　如果在一個(gè)良好定義的項目組合管理系統對組合管理應用項目管理的最佳實(shí)踐，組織可以實(shí)現巨大的好處 ：

　　通過(guò)對不一致的項目或計劃實(shí)施校正管理措施，可以獲得組合的高績(jì)效。

　　一致的管理過(guò)程帶來(lái)的低成本。

　　有問(wèn)題的項目或計劃被盡早的識別出來(lái)。

　　通過(guò)基于績(jì)效和商業(yè)標準的比較實(shí)現組合的目標。

　　組織范圍內的溝通和管理有效性的提高。

　　低風(fēng)險項目投資和最優(yōu)化商業(yè)價(jià)值的總體項目的平衡。

　　一個(gè)好的項目組合管理方法的實(shí)際結果是一個(gè)可以對整個(gè)商業(yè)戰略作出重大貢獻的更加可控的環(huán)境和商業(yè)單元。

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