采購管理是整個(gè)施工項目管理的重要組成部分。材料的采購管理是項目采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多的一個(gè)環(huán)節，它同時(shí)也是目前建筑項目成本管理中普遍失控的環(huán)節，也是參與人員損公利己腐敗產(chǎn)生的環(huán)節；材料采購管理的優(yōu)與劣關(guān)系到了整個(gè)項目成本管理的成敗，它已成為建筑施工業(yè)對施工項目管理重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域；怎樣做好材料采購管理，成為我們需要正視并亟需解決的問(wèn)題。

　　做好采購管理，應該從兩個(gè)層面著(zhù)手，分別是從技術(shù)層面提高業(yè)務(wù)的執行能力和從系統建設方面創(chuàng )建采購的環(huán)境，并不斷從這兩個(gè)方面持續改進(jìn)，最終一定會(huì )收到良好的效益。

　　規范采購行為，在技術(shù)層面上提升業(yè)務(wù)能力

　　材料采購管理是從采購計劃開(kāi)始，到采購詢(xún)價(jià)、采購合同簽定，一直到采購材料進(jìn)場(chǎng)為止的過(guò)程管理；這個(gè)過(guò)程中我們要重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)濟采購量的概念是如何在實(shí)際操作應用的。

　　一、采購計劃

　　編制材料需用計劃。材料的需用計劃一般由項目的技術(shù)人員編制，其主要依據是圖示量和施工方案的選擇等具體要求，編制好的材料需用計劃是物資部門(mén)確定經(jīng)濟采購量和編制材料采購計劃的主要依據，物資部門(mén)再依據采購計劃確定訂貨點(diǎn)，繼而簽定采購合同以及進(jìn)行后期的存貨管理。

　　確定經(jīng)濟采購量。經(jīng)濟采購量就是項目一定期間材料存貨相關(guān)總成本達到最低的一批采購數量；與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起的各項費用支出，其總額隨材料數量、價(jià)格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買(mǎi)成本、儲存成本和缺貨成本四部分構成。確定經(jīng)濟采購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項成本總和達到最低；根據施工項目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點(diǎn)要考慮購買(mǎi)成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟采購量。

　　編制采購計劃。根據材料的需用計劃和采購經(jīng)濟采購量的分析結果以及將要選擇的合同類(lèi)型編制采購計劃，說(shuō)明如何對采購過(guò)程進(jìn)行管理；具體包括合同類(lèi)型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價(jià)標準等采購計劃一般由項目物資部門(mén)制定；根據項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強調其正確性、及時(shí)性和可執行性。

　　二、采購詢(xún)價(jià)

　　采購詢(xún)價(jià)就是從可能的賣(mài)方那里獲得誰(shuí)有資格、誰(shuí)能最低成本完成材料采購計劃中的供應任務(wù)，確定供應商的范圍，該過(guò)程的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)也叫供方資格確認，獲取信息的渠道有招標公告、行業(yè)刊物、專(zhuān)業(yè)建筑網(wǎng)站等媒體。

　　做好采購詢(xún)價(jià)管理，現在需要充分利用計算機管理系統，借助網(wǎng)絡(luò )優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢(xún)價(jià)管理、得到詢(xún)價(jià)結果的高效率。

　　三、供應商確認和采購合同簽定

　　選擇供應商的主要參照條件就是在采購詢(xún)價(jià)環(huán)節的評價(jià)結果，當然也要參照其他標準，如供應能力、歷史信譽(yù)等。比如具體確定商品混凝土的供應商是一家還是多家，一般都要考慮不少于兩家供應商，以防供應不及時(shí)導致停工風(fēng)險的發(fā)生，這里就需要考慮到混凝土澆注本身需要連續性等要求。

　　采購合同就是在確定了供應商后，項目與供應商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類(lèi)型進(jìn)行選擇，因為不同的合同類(lèi)型決定了風(fēng)險在買(mǎi)方和賣(mài)方之間分配；項目的目標是把最大的實(shí)施風(fēng)險放在供應商，同時(shí)維護對項目經(jīng)濟、高效執行的獎勵；供應商的目標是把風(fēng)險降到最低，同時(shí)使利潤最大化。

　　常見(jiàn)的合同可分為以下三種：① 成本加獎勵費合同：主要用于長(cháng)期的、硬件開(kāi)發(fā)和試驗要求多的合同；② 固定價(jià)格加獎勵費用合同：長(cháng)期的高價(jià)值合同；③固定總價(jià)合同：項目易于控制總成本，風(fēng)險最��；供應商風(fēng)險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。

　　遏制采購腐敗，在系統建設上全面完善

　　現職某建筑項目采購的管理人員坦言：“采購腐敗是防不勝防的，我做了這么多年項目，大多數項目都繞不過(guò)這道坎……”“采購腐敗可謂觸目驚心，在許多項目，只要你和采購粘上邊，一個(gè)項目下來(lái)，幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)是常有的事情，這里的名堂太多了！”這就是現實(shí)。為尋求對這類(lèi)問(wèn)題的解決方案，我們需要在以下多個(gè)方面來(lái)著(zhù)手去采取措施：崗位建設、人員選擇、員工培訓、員工績(jì)效考核、薪酬分配制度建設和利用計算機管理系統加強監督等等。

　　崗位建設

　　針對采購環(huán)節，需要設置不同的崗位，是為了解決采購權力不要過(guò)分集中，需要互相制約和監督，同時(shí)又不要影響各崗位人員工作積極性。

　　一般來(lái)說(shuō)，項目需要設置采購總負責人、詢(xún)價(jià)員、合同員、采購員和庫管員等五個(gè)崗位；采購總負責人全面負責材料的采購管理，依據材料需用計劃和崗位目標責任成本的管理規定等，制定并執行采購計劃，協(xié)調并充分利用內部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資；詢(xún)價(jià)員主要負責按計劃探詢(xún)市場(chǎng)中定向物資的信息，書(shū)面提供給采購負責人和采購員，同時(shí)進(jìn)行文檔的存檔管理；合同員的職責就是管理合同文件，隨時(shí)監督合同執行情況；采購員的職責更多的是具體按合同，以指定的價(jià)格和數量執行采購任務(wù)；庫管員的主要職責是按標準驗收材料入庫，材料進(jìn)場(chǎng)后，合理規劃存放和使用，盡可能的減少儲存成本，做好庫房的管理。

　　崗位設置的多少也不是一概而論，要以項目的大小和施工時(shí)間的跨度等實(shí)際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內部崗位間的權利制約機制。

　　人員選擇

　　采購管理各崗位人員的選擇標準，需要具備以下綜合素質(zhì)：具備一定的專(zhuān)業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等，還要盡量避免項目最高管理者如項目經(jīng)理的直系親屬擔當采購總負責人。專(zhuān)業(yè)能力不僅包括對所負責的材料屬性有一定的認識，還要對材料管理的流程有一個(gè)清晰的思路；清廉的素質(zhì)，對經(jīng)常與花錢(qián)打交道的采購人員來(lái)說(shuō)尤其重要，雖然在內部管理各個(gè)環(huán)節上采取了種種措施，但對一線(xiàn)的采購人員來(lái)說(shuō)，還是不可避免地遇到供應商主動(dòng)提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設置，就需要采購人員本身要具備清廉的素養和法律意識等等。

　　員工培訓

　　對采購各崗位人員的培訓包括：業(yè)務(wù)培訓、法律常識培訓、公司制度培訓等等。業(yè)務(wù)培訓重在提高業(yè)務(wù)能力，比如采購的流程管理、采購經(jīng)濟采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢(xún)價(jià)等等；而法律常識培訓和公司制度培訓則重在在環(huán)境上約束非正常行為，清楚和明確采購腐敗的風(fēng)險成本。

　　績(jì)效考核和薪酬分配制度建設

　　公司對各崗位成績(jì)進(jìn)行考評，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績(jì)效考核的標準是非常重要的，它可以不斷促進(jìn)采購管理的各環(huán)節的持續改進(jìn)，對有效的工作給予肯定和鼓勵，對其他一些非增效工作就給予客觀(guān)性的評定；目前在施工企業(yè)項目管理中這方面的差距普遍存在，可以說(shuō)是一項空白。

　　成本管理的過(guò)程包含了六個(gè)環(huán)節的管理，分別是成本策劃、成本計劃、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核；策劃和計劃階段可有針對性地將采購各崗位目標責任確定下來(lái)，再通過(guò)強調崗位目標責任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環(huán)節的管理如成本控制、成本核算和成本分析都會(huì )收到明顯的效果。目前在上海的某知名施工企業(yè)已經(jīng)成立了成本策劃部，其實(shí)質(zhì)意義也是重在前期確定成本責任目標，以便為后期做科學(xué)的績(jì)效考核提供依據、奠定基礎。

　　利用計算機管理系統，加強監督

　　作為成本管理中心的項目部與作為利潤控制中心的公司空間距離往往相差較遠，若沿襲過(guò)去每月呈交報表來(lái)匯報和反饋?lái)椖窟\營(yíng)狀況，公司又不可能隨時(shí)到現場(chǎng)跟蹤項目運營(yíng)，對于目前需要及時(shí)獲取信息即時(shí)做出決策的環(huán)境來(lái)說(shuō)，不充分借助計算機管理系統是很難達到上述要求的；而采用計算機管理系統，進(jìn)行過(guò)程的監督控制，而非僅對結果關(guān)注，對公司而言也可以隨時(shí)關(guān)注和監督整個(gè)項目的運行狀況。

井振威