管理系統的設計是系統建設工作的靈魂。不論是對業(yè)主還是軟件開(kāi)發(fā)的承包商，都會(huì )把系統的設計工作放在頭等重要的地位，它不僅直接關(guān)系到系統開(kāi)發(fā)的進(jìn)度、質(zhì)量和成本控制以及具體的技術(shù)路線(xiàn)，更關(guān)系到未來(lái)系統的運行與維護。對于大型集成化的管理信息系統來(lái)說(shuō)，設計的問(wèn)題更多更復雜，因此涉及系統成功的風(fēng)險因素也會(huì )更多。

    筆者在此只想結合三峽工程管理系統建設的情況，就大型系統的設計過(guò)程涉及的幾個(gè)問(wèn)題談?wù)勛约旱挠^(guān)點(diǎn)。

    一、系統的數據共享性

    大型集成化的管理系統應該充分體現集成的特點(diǎn)，數據的共享性體現了系統集成的思想。系統設計中的一個(gè)主要基準是使數據庫里的信息盡可能地開(kāi)放，容易訪(fǎng)問(wèn)，我們稱(chēng)之為開(kāi)放數據庫的概念，信息共享是成功管理的關(guān)鍵。三峽工程管理系統的設計使得信息的查詢(xún)、處理和交流非常便捷。在系統設計階段，達成了一個(gè)基本的共識，那就是鼓勵各部門(mén)將自己的信息讓別人共享，使盡可能多的信息被傳送到各個(gè)項目部和其它職能部門(mén)。信息對于決策來(lái)說(shuō)致關(guān)重要，信息越多，決策越容易，效果越好。

    二、處理好部門(mén)多變而系統結構能保持相對穩定的問(wèn)題

    項目管理系統設計的最大難點(diǎn)是項目組織機構和工程實(shí)際管理之間的矛盾。在整個(gè)項目管理期間，由于各種原因，部門(mén)需要經(jīng)常進(jìn)行調整和變化，包括部門(mén)的結構和人員的分配，例如，三峽工程在建設期間需要經(jīng)常取消那些已完工項目的項目部，成立新的項目部以負責那些即將上馬的新項目。這種情況對于任何大規模的工程來(lái)說(shuō)是很難避免的，但是各部門(mén)人員要完成特定的功能是不變的，例如，不管是哪個(gè)項目部，它所負責的項目都是以合同為基礎的，而合同管理的職能則是相通的，就是支付、變更、索賠、進(jìn)度質(zhì)量控制等，他們的業(yè)務(wù)流程都是一樣的，因此在三峽工程管理系統的設計中，子系統的劃分是按照功能劃分的，而不是按照部門(mén)劃分的，這樣不管中國三峽總公司內部的組織機構如何變化或調整，都無(wú)需對系統進(jìn)行修改，保證了系統的相對穩定。

    系統設計圍繞管理的功能進(jìn)行的另一個(gè)顯著(zhù)效果，是促進(jìn)了企業(yè)管理的規范化。對于一個(gè)大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，很多不同的業(yè)務(wù)部門(mén)可能具有相同的業(yè)務(wù)流程，系統將這些部門(mén)共同的業(yè)務(wù)流程納入到同一個(gè)子系統中，使得這些不同的部門(mén)必須遵守相同的管理流程，從而規范了對這種業(yè)務(wù)的管理。以合同管理為例，三峽總公司的很多部門(mén)都存在合同管理的情況，物資部門(mén)有物資采購合同，信息中心有管理系統開(kāi)發(fā)合同，工會(huì )有勞動(dòng)服務(wù)合同，等等。但所有的合同在三峽工程管理系統中全部都被納入合同管理子系統中，采用同一個(gè)數據庫存放所有合同的信息，但不同部門(mén)的合同可以通過(guò)適當的用戶(hù)授權解決數據的安全和保密的問(wèn)題。這個(gè)情況可以稱(chēng)為管理信息系統推動(dòng)和促進(jìn)企業(yè)規范化的管理的經(jīng)典案例。

    三、正確定位系統信息管理的基本思路

    三峽工程管理系統是一個(gè)以項目管理為中心的大型項目管理系統。這樣的系統在信息管理的總體思路上應該采取怎樣的策略，在系統的設計階段應該進(jìn)行認真的分析和研究。

    中國的經(jīng)濟正在從計劃向市場(chǎng)過(guò)渡，在理論上不少管理方法需要改變，但在實(shí)際運作上，由于相應的法律和規章制度不可能一步到位，照搬西方的管理是行不通的，為了確保實(shí)用的功能能夠貫穿到三峽工程管理系統中，我們必須找到中西方在項目管理上的共同點(diǎn)，通過(guò)反復的討論和分析，雙方很快決定從合同入手，使整個(gè)系統的基礎建立在合同上，這既符合三峽總公司的要求（因為三峽工程的管理基本上全部都是以合同管理為基本單元的，即使是各個(gè)機關(guān)職能部門(mén)發(fā)生的非合同性費用，以及具有法律和行政效果的文件管理，也可以通過(guò)設置虛擬合同的方式加以控制），又可以方便地借鑒西方先進(jìn)的經(jīng)驗。這樣，在系統的設計階段就確定了總公司信息管理一個(gè)基本策略。即立足于合同的管理思路。

    四、保證信息系統的數據不斷增值

    數據增值對于大型集成化的管理信息系統具有非常重要的意義，否則就失去了集成的必要。因此在系統設計過(guò)程中，對于數據增值的問(wèn)題必須給予高度的重視。一個(gè)簡(jiǎn)單的數據，不同的用戶(hù)在系統中對此數據進(jìn)行處理，對該數據添加價(jià)值，經(jīng)過(guò)多次處理后，原來(lái)簡(jiǎn)單的數據變成了富有含義的信息。比如，設備部門(mén)可以在數據庫中輸入關(guān)于一個(gè)設備的數據，如設備編碼及其有關(guān)屬性，同樣的數據經(jīng)過(guò)成本控制部門(mén)的處理，增加了該設備的概算數據，采購部門(mén)通過(guò)將該設備與合同建立關(guān)系，為該設備數據增加了更多的價(jià)值，這個(gè)設備數據的價(jià)值在不斷地增加，結果從最初地一個(gè)簡(jiǎn)單的設備編碼，可以查詢(xún)到很多關(guān)于設備的信息。數據增值的結果，是使管理人員和決策者得到越來(lái)越多的有用信息。

    五、關(guān)于信息管理的層次性

    以合同管理為例，合同的執行并不是一個(gè)部門(mén)的事情，對合同的管理分為縱向和橫向兩個(gè)層次，縱向的管理是決策管理，橫向的管理是技術(shù)管理，決策是建立在技術(shù)管理的基礎之上的。例如需要不需要增加設備是一個(gè)決策，是由上級決定的，是縱向管理；但在進(jìn)行這個(gè)決策之前，設備部門(mén)對設備的規格以及成本部門(mén)對設備的成本都提供了必要的信息，這就是橫向管理，信息系統的根本目的就是即時(shí)提供準確的信息，以便取得最佳決策。信息系統應該消除信息傳遞途中由于距離和部門(mén)等物理的限制造成時(shí)間差和準確性的下降。

    系統設計中其它方面的問(wèn)題肯定還有很多，限于本人的經(jīng)歷和水平只能談及以上這些感受比較深的幾個(gè)方面。