“按時(shí)、保質(zhì)地完成項目”大概是每一位項目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時(shí)常發(fā)生。因而合理地安排項目時(shí)間是項目管理中一項關(guān)鍵內容，它的目的是保證按時(shí)完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項活動(dòng)的合理工期估算、制定項目完整的進(jìn)度計劃、資源共享分配、監控項目進(jìn)度等內容。

　　磨刀不誤砍柴功

　　時(shí)間管理工作開(kāi)始以前應該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節省時(shí)間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會(huì )走彎路，反而會(huì )耽誤時(shí)間。項目一開(kāi)始首先要有明確項目目標、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結構（WBS）。由于一些是明顯的、項目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗為基礎，列出完整的完成項目所必需的工作，同時(shí)要有專(zhuān)家審定過(guò)程，以此為基礎才能制定出可行的項目時(shí)間計劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理。

　　怎樣把時(shí)間“分解”？

　　1、項目活動(dòng)定義

　　將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù)，這些小的活動(dòng)應該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細任務(wù)。在項目實(shí)施中，要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，并且讓項目團隊的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理�；顒�(dòng)清單應該采取文檔形式，以便于項目其他過(guò)程的使用和管理。當然，隨著(zhù)項目活動(dòng)分解的深入和細化，工作分解結構（WBS）可能會(huì )需要修改，這也會(huì )影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動(dòng)后，成本可能會(huì )有所增加，因此完成活動(dòng)定義后，要更新項目工作分解結構上的內容。

　　2、活動(dòng)排序

　　在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎上，要找出項目活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴(lài)關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內部與外部、外部與外部的各種依賴(lài)關(guān)系以及為完成項目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。

　　設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標時(shí)間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開(kāi)發(fā)項目中可以將需求的最終確認、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項目的里程碑。

　　在進(jìn)行項目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線(xiàn)圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò )模板這4種方法，最終形成一套項目網(wǎng)絡(luò )圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱(chēng)為單代號網(wǎng)絡(luò )圖法。

　　3、活動(dòng)工期估算

　　項目工期估算是根據項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應該現實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。在對每項活動(dòng)的工期估算中應充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數據，將其文檔化，同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。

　　一般說(shuō)來(lái)，工期估算可采取以下幾種方式：

　　1）專(zhuān)家評審形式。由有經(jīng)驗、有能力的人員進(jìn)行分析和評估。

　　2）模擬估算。使用以前類(lèi)似的活動(dòng)作為未來(lái)活動(dòng)工期的估算基礎，計算評估工期。

　　3）定量型的基礎工期。當產(chǎn)品可以用定量標準計算工期時(shí)，則采用計量單位為基礎數據整體估算。

　　4）保留時(shí)間。工期估算中預留一定比例作為冗余時(shí)間以應付項目風(fēng)險。隨著(zhù)項目進(jìn)展，冗余時(shí)間可以逐步減少。

　　4、安排進(jìn)度表

　　項目的進(jìn)度計劃意味著(zhù)明確定義項目活動(dòng)的開(kāi)始和結束日期，這是一個(gè)反復確認的過(guò)程。進(jìn)度表的確定應根據項目網(wǎng)絡(luò )圖、估算的活動(dòng)工期、資源需求、資源共享情況、項目執行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險管理計劃、活動(dòng)特征等統一考慮。

　　進(jìn)度限制即根據活動(dòng)排序考慮如何定義活動(dòng)之間的進(jìn)度關(guān)系。

　　一般有兩種形式：一種是加強日期形式，以活動(dòng)之間前后關(guān)系限制活動(dòng)的進(jìn)度，如一項活動(dòng)不早于某活動(dòng)的開(kāi)始或不晚于某活動(dòng)的結束；另一種是關(guān)鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時(shí)間進(jìn)度的決定性因素，制定相應時(shí)間計劃。

　　在制定項目進(jìn)度表時(shí)，先以數學(xué)分析的方法計算每個(gè)活動(dòng)最早開(kāi)始和結束時(shí)間與最遲開(kāi)始和結束日期得出時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò )圖，再通過(guò)資源因素、活動(dòng)時(shí)間和可冗余因素調整活動(dòng)時(shí)間，最終形成最佳活動(dòng)進(jìn)度表。

　　關(guān)鍵路徑法（CPM）是時(shí)間管理中很實(shí)用的一種方法，其工作原理是：為每個(gè)最小任務(wù)單位計算工期、定義最早開(kāi)始和結束日期、最遲開(kāi)始和結束日期、按照活動(dòng)的關(guān)系形成順序的網(wǎng)絡(luò )邏輯圖，找出必須的最長(cháng)的路徑，即為關(guān)鍵路徑。

　　時(shí)間壓縮是指針對關(guān)鍵路徑進(jìn)行優(yōu)化，結合成本因素、資源因素、工作時(shí)間因素、活動(dòng)的可行進(jìn)度因素對整個(gè)計劃進(jìn)行調整，直到關(guān)鍵路徑所用的時(shí)間不能再壓縮為止，得到最佳時(shí)間進(jìn)度計劃。

　　5、進(jìn)度控制

　　進(jìn)度控制主要是監督進(jìn)度的執行狀況，及時(shí)發(fā)現和糾正偏差、錯誤。在控制中要考慮影響項目進(jìn)度變化的因素、項目進(jìn)度變更對其他部分的影響因素、進(jìn)度表變更時(shí)應采取的實(shí)際措施。在前幾期中曾經(jīng)對此進(jìn)行過(guò)探討，在此不再贅述。

　　巧用工具來(lái)幫忙

　　目前項目管理軟件正被廣泛地應用于項目管理工作中，尤其是它清晰的表達方式，在項目時(shí)間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動(dòng)列表、估算的活動(dòng)工期、活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系、參與活動(dòng)的人力資源、成本，項目管理軟件可以自動(dòng)進(jìn)行數學(xué)計算、平衡資源分配、成本計算，并可迅速地解決進(jìn)度交叉問(wèn)題，也可以打印顯示出進(jìn)度表。項目管理軟件除了具備項目進(jìn)度制定功能外還具有較強的項目執行記錄、跟蹤項目計劃、實(shí)際完成情況記錄的能力，并能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析。

　　下面試舉例來(lái)說(shuō)明。某個(gè)企業(yè)信息建設項目包括合同簽訂、設備采購、系統環(huán)境的建立、配置管理、信息系統需求分析、系統設計、編碼、測試、封裝、交付、用戶(hù)培訓、后期維護等活動(dòng)。在這里，可以把簽訂合同、需求確認、進(jìn)入后期維護作為主要的里程碑。同時(shí)，由于設備采購環(huán)境建立活動(dòng)對整個(gè)系統的進(jìn)度時(shí)間影響不大，信息管理系統的各個(gè)環(huán)節之間時(shí)間進(jìn)度密切相關(guān)，在甘特圖中均以箭頭指向定義為F-S（Finish to Star）關(guān)系，這條路線(xiàn)就是項目的關(guān)鍵路徑。在每個(gè)活動(dòng)的后面可以標注出參與該活動(dòng)的人員，系統還可以統計每個(gè)人參與的時(shí)間、成本等數據。