采購代理機構接受采購人的委托開(kāi)展招標活動(dòng)，對評標負有主持組織之責，但是目前不少采購代理機構在組織評標活動(dòng)時(shí)未盡謹慎代理之責，致使評標活動(dòng)的組織經(jīng)常呈現無(wú)序和失控狀態(tài)。

如評標前準備工作不充分；現場(chǎng)控制能力弱，對于不規范現象不予制止或不懂得正面引導；應急處理能力差，最終導致評標工作陷入被動(dòng)局面。那么，采購代理機構作為招標投標活動(dòng)的組織者，該如何協(xié)調“場(chǎng)面”？

評標前準備工作：周密充分

采購代理機構在評標活動(dòng)開(kāi)始前應做好哪些準備工作呢？

場(chǎng)所要確保評標場(chǎng)所獨立、封閉、保密、整潔、有足夠的空間，有條件的話(huà)，應盡量采用套房式評標室。如無(wú)特殊情況，中途不得更換評標場(chǎng)所。

時(shí)間一是一般應當在開(kāi)標后隨即進(jìn)行評標，如有推遲應提前向監管部門(mén)報備并對外說(shuō)明，同時(shí)要做好投標文件封存保管保密工作。二是應留出充分的評標時(shí)間，不得限時(shí)。三是復雜項目需要連續長(cháng)時(shí)間評標的應當允許中途休息，不得倉促趕時(shí)間。

工作人員采購代理機構在安排評標主持組織人員時(shí)，一是要注意人員回避問(wèn)題，有回避情況的應自行申請回避或由采購代理機構指令其回避；二是要注意分工制約，標書(shū)制作人員一般不要被安排參與評標會(huì )；三是根據項目情況決定是安排一名或兩名以上人員參與評標組織，指派兩名工作人員時(shí)，應明確主辦和協(xié)辦。

參會(huì )人員指采購代理機構要提前落實(shí)參加評標會(huì )的人員出席情況。一是按規定組建評標委員會(huì )，并準確告知具體時(shí)間和場(chǎng)所；二是落實(shí)采購人方面擬參與評標會(huì )的人員情況，應說(shuō)服勸導其減少人員以減少不必要的評標干擾；三是提前聯(lián)系相關(guān)監督部門(mén)、人員，比如財政部門(mén)、特邀監察員等，確認其是否到場(chǎng)監督以及人員數量；四是項目有申請公證的，應及時(shí)落實(shí)公證人員出席情況。

評標組織工作方案要提前制定評標組織工作方案，明確工作目標、工作計劃、工作內容、工作要求、人員分工、組織程序、注意事項等內容。

應急處理預案為應付評標過(guò)程中可能出現諸如評標爭議分歧、異常中止、供應商鬧事等突發(fā)、緊急情況，應當事先制定應急處理預案，明確應急處理適用范圍、原則、機制、分工、程序、保障等內容。

招投標文件資料一是應根據評委人數準備好相應份數的招標文件，供評委閱讀；二是要提前整理好所有投標文件，并在評標場(chǎng)所妥善放置。

評審表格資料應至少準備以下表格資料：開(kāi)標情況記錄；投標人報價(jià)比較表；評委簽到表；其他出席人員簽到表；評標紀律文本；資格性審查表；符合性審查表；商務(wù)技術(shù)評審比較表；評委個(gè)人評分表；評分匯總表；中標候選供應商推薦表；評標報告空白文本或表格；評標會(huì )記錄空白文本。

工具主要是筆、空白稿紙、寫(xiě)字板、裝釘機、尺子、計算器、記錄用計算機、特殊情況用電話(huà)和可上網(wǎng)計算機等。

監控攝像等設備運行對評標現場(chǎng)有實(shí)施錄音錄像監控或通訊屏蔽的，應及時(shí)提前開(kāi)啟監控攝像設備及通訊屏蔽系統，并確保設備正常運行。

后勤準備一是保證茶水供應；二是對因評標工作需要就餐或休息的，應當事先做好食宿安排；三是備好常用藥品，以備不時(shí)之需；四是準備好支付給評委的工作報酬。

評標主持組織：有序到位

評標主持組織是采購代理機構代理采購活動(dòng)的一項核心業(yè)務(wù)，也是其參與評標活動(dòng)的全部職責。沒(méi)有好的主持組織，評標活動(dòng)就難以取得圓滿(mǎn)的效果。做好評標主持組織工作要注意以下幾項要點(diǎn)：

兩準備采購代理機構負責評標主持組織的人員除應當在評標前與其他工作人員做好前述的評標前準備工作外，還應提前做好兩項工作：一是閱讀項目招標文件，熟悉標書(shū)的有關(guān)內容，并與標書(shū)編制經(jīng)辦人溝通，以求對評標項目需求、前期招標開(kāi)展情況有個(gè)大致的了解；二是要準備好主持詞，因為臨場(chǎng)發(fā)揮往往容易出差、出錯。

六內容評標主持組織的工作內容主要有六項：一是引導評標活動(dòng)的開(kāi)始和結束，做到有始有終。二是組織評標會(huì )相關(guān)人員各司其職，分工開(kāi)展工作。三是維持評標會(huì )場(chǎng)秩序，確保有序、井然。四是及時(shí)處理評標過(guò)程中出現的屬于代理機構職權范圍內的事項。五是出現緊急情況時(shí)，啟動(dòng)應急處理預案。六是及時(shí)向監督部門(mén)報告評標過(guò)程中出現的違法違規行為和有關(guān)人員。

三原則在所有準備工作確認就緒、評標活動(dòng)開(kāi)始后，應依照原定評標組織工作方案開(kāi)展工作。要注意把握三項原則：“程序第一”原則；“不越權”原則；“公平公正”原則。

評標后續總結：及時(shí)細致

及時(shí)將采購結果送交確認對于采購人未事先授權評標委員會(huì )直接確定中標供應商的項目，采購代理機構應當按照財政部18號令的要求，在評標結束后5個(gè)工作日內將評標報告送采購人確認。對采購人不按規定順序確定中標供應商的或者在評標委員會(huì )依法推薦的中標候選供應商以外確定中標供應商的，更應當向采購人說(shuō)明法律后果。

及時(shí)向監管部門(mén)報告情況評完標后，對監管部門(mén)未進(jìn)行現場(chǎng)監督的項目，采購代理機構應及時(shí)向監管部門(mén)報告評標過(guò)程中出現的異常、突發(fā)情況。對于較可能形成質(zhì)疑、投訴的項目，應及早向監管部門(mén)反映相關(guān)情況，以便監管部門(mén)對情況有個(gè)初步的掌握和準備。

做好項目代理工作總結評標活動(dòng)結束后，整個(gè)項目的采購代理工作也算完成了大半。這時(shí)候采購代理機構就應當開(kāi)始做總結工作。既要綜合回顧整個(gè)招標工作開(kāi)展情況，又要分析代理工作的得失，尤其是對一些特殊、專(zhuān)業(yè)采購項目，更要注重對技術(shù)需求、投標資格條件確定、評標辦法和標準設定、評標技巧等成功做法或存在不足進(jìn)行總結。