電子投標系統

　　采購活動(dòng)在電子系統中將傳統步驟以無(wú)紙化形式實(shí)現，系統自動(dòng)給在選擇領(lǐng)域中注冊的所有公司發(fā)送電子郵件，盡可能地縮短響應時(shí)間。系統同時(shí)也在網(wǎng)上提供所有有關(guān)采購活動(dòng)的信息，招標結束時(shí)，該電子系統提供如下信息：誰(shuí)參與了投標、其經(jīng)濟和技術(shù)得分、最后誰(shuí)贏(yíng)得了中標或獲得合同。具體的投標步驟如下：

　　報送電子投標文件電子政府采購系統中，廠(chǎng)商通過(guò)網(wǎng)絡(luò )系統報送有意競標項目的電子投標文件。廠(chǎng)商應詳盡地填寫(xiě)招標文件的具體條款，表述所所能提供最質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的產(chǎn)品和服務(wù)的能力。電子投標文件是決標的重要依據，也是最終廠(chǎng)商能否競標成功的關(guān)鍵因素。電子投標文件的制作采用數字簽章的方式辦理，同樣具有法律效力。

　　建議投標須知、契約條款以文本文件形式的標價(jià)單、分項價(jià)格明細表以文本文件或電子表格檔案格式設計，設計圖、施工規范以黑白掃描影像檔案格式設計，其余文檔根據上述原則進(jìn)行設計。執行辦理的政府機關(guān)應提供前項各款檔案之電子目錄文件，記載各文檔之文件名、檔案型態(tài)、檔案大小等信息，以便于規范化管理。

　　審核報送文檔數據相關(guān)人員應該嚴格根據政府采購要求的內容依序嚴格審查，審查所送電子文檔是否齊全、是否符合格式規定等。符合者經(jīng)確認進(jìn)行下一步程序，不符合規定者，退回并要求補送、修正文件。

　　評標廠(chǎng)商投標后，被報知評標部門(mén)，在線(xiàn)評標系統隨后抽取專(zhuān)家進(jìn)行評選。經(jīng)過(guò)授權的評標專(zhuān)家經(jīng)過(guò)身份認證，可以在線(xiàn)閱讀標書(shū)、提交評標意見(jiàn)。評標意見(jiàn)自動(dòng)匯總，并經(jīng)過(guò)系統自動(dòng)判斷，按照預定的評標原則形成評標結果和授標意見(jiàn)。

　　簽訂合同開(kāi)標可以通過(guò)兩種方式進(jìn)行，一是在規定的開(kāi)標時(shí)間，由系統自動(dòng)完成開(kāi)標；二是人工開(kāi)標，投標書(shū)都設了投標口令，開(kāi)標時(shí)供應商輸入各自口令進(jìn)入系統后方可開(kāi)標、查詢(xún)中標結果。中標者將得到系統的自動(dòng)通知，并通過(guò)合同管理系統在線(xiàn)簽訂合同。

　　投標系統是整個(gè)電子采購系統中難度最高的，網(wǎng)絡(luò )投標的關(guān)鍵在投標廠(chǎng)商、電子簽章以及系統設計。

　　電子投標系統中XML標準的應用：以往，電子數據交換EDI是買(mǎi)賣(mài)雙方商業(yè)數據電子傳輸的惟一現實(shí)方法，其昂貴的租賃線(xiàn)路和繁瑣的協(xié)議轉化，使EDI對于除了最大購買(mǎi)者和他們的主要供應商之外的企業(yè)來(lái)說(shuō)太復雜，也太昂貴。如果采取EDI技術(shù)來(lái)實(shí)現政府采購電子化，勢必影響供應商的自由進(jìn)入。1998年，數據互換標準組織DISA承認，XML作為以網(wǎng)絡(luò )為基礎的技術(shù)，將極有可能取代傳統的EDI而成為B2B商業(yè)數據交換的標準。對于購買(mǎi)者來(lái)說(shuō)，這意味著(zhù)有了可能的直接電子化途徑，來(lái)保證沒(méi)有能力加入EDI計劃的廠(chǎng)商實(shí)現商業(yè)文檔數據傳遞。因此，XML技術(shù)標準成為最好選擇。但目前為止，仍沒(méi)有在產(chǎn)品標號和商業(yè)交易水平草約的交叉行業(yè)標準方面達成一致意見(jiàn)。

　　共同供應系統

　　該子系統的目的是整合整個(gè)系統中一段時(shí)間內所有需求類(lèi)似的采購項目，統一進(jìn)行大規模采購。它建立在電子信息系統的基礎上，采購主體在新建招標公告時(shí)，可以選擇共同供應的采購方式，分出類(lèi)似的采購項目，然后捆綁發(fā)布統一招標公告，并采取合適的采購方式進(jìn)行。采用其他采購方式的，系統可通過(guò)自動(dòng)匹配功能將相同類(lèi)別的采購信息歸集、整理，并由工作人員與采購主體進(jìn)行磋商是否進(jìn)行共同采購。雖然共同采購的達成需要一些繁瑣的程序，但是成本節約的優(yōu)勢是值得肯定的。共同采購的達成不能完全依靠電子系統的自動(dòng)匹配，也要求采購人員與采購主體及其他參與者的共同協(xié)調。討論區模塊對于共同采購的達成有巨大的促進(jìn)作用。

　　合同管理系統

　　合同簽訂及后續管理使得電子采購系統實(shí)現在線(xiàn)合同管理，將傳統繁瑣的合同管理放置于電子化合同管理系統中。并監督供應商價(jià)格違約、交貨不及時(shí)、服務(wù)不到位或采購人拒簽合同、拖延驗收等違規行為發(fā)生。

　　合同管理系統應該對合同條款及付款日期有明確的規定和記錄，電子監控系統對于即將到期的合同或執行中不符合同條款標準的行為提出預警，并采取相應的處罰措施及時(shí)調整規范合同履行條款和付款時(shí)間，以更好的執行后續合同，而且合同管理的程序模板必須是標準化的。

　　付款管理中，合同執行與過(guò)程管理密切相關(guān)，而且必須細化到每一項付款要求和日期。同時(shí)，系統必須時(shí)時(shí)更新在線(xiàn)付款時(shí)間表，并且與支付系統、會(huì )計賬戶(hù)保持一致。

　　合同執行評價(jià)中的難點(diǎn)是缺乏合適的評價(jià)標準和評價(jià)機制。因此，在合同執行前最重要的是設定適當的評價(jià)指數和標準；然后將不同供應商的表現進(jìn)行信息化分類(lèi)記錄，記入供應商資料庫中，既可以作為以后的評價(jià)參考，又可以規范供應商服務(wù)。