供應商在電子采購網(wǎng)上注冊，經(jīng)審查通過(guò)后取得電子簽名，在相關(guān)主管部門(mén)登記注冊，并將基本信息錄入電子數據庫。各采購部門(mén)根據政府采購預算系統的預算和本部門(mén)的采購需求確定采購計劃，對每次需求制定采購需求書(shū)，并在網(wǎng)上公布，然后根據實(shí)際情況選擇適合的采購方式。然后，由評標系統及專(zhuān)家根據評標標準確定中標供應商，再通過(guò)電子數據交換系統EDI與之簽訂電子合同。供應商履行合同條款，采購方監督貨物是否收到、服務(wù)是否提供，是否與合同一致，核對無(wú)誤后開(kāi)出發(fā)票，在線(xiàn)付款，整個(gè)過(guò)程都在政府采購監督系統的監督下進(jìn)行。

　　該系統由幾個(gè)模塊組成：

　　登陸認證系統

　　政府采購電子系統為所有參與者提供統一的登陸瀏覽界面，同時(shí)出于安全性、可靠性和方便性的考慮，所有相關(guān)系統應以統一入口方式登陸。

　　首次登陸的供應商、采購人或其他機構均需要注冊，并提供公司名稱(chēng)、電話(huà)、國家地區等基本信息。供應商為了方便以后參與，還需在供應商資料庫中完善資料，填列所提供產(chǎn)品和服務(wù)的名稱(chēng)、類(lèi)別、詳細規格資料等方面信息。注冊是一個(gè)對注冊者資格、真實(shí)性的檢查過(guò)程，注冊者需要提供證明其資格的相關(guān)書(shū)面材料，到特定地點(diǎn)確認后，注冊的用戶(hù)名及密碼才能生效，賦予權限，給予登陸“私密鑰匙”及數字證書(shū)。注冊后取得登陸的用戶(hù)名、密碼、個(gè)人數字證書(shū)等機密性資料，可核實(shí)使用者的身份及保障數據遞交之完整性。

　　登陸系統為所有使用者提供共同的界面、系統資源，但會(huì )有不同的用戶(hù)權限。登陸系統是政府采購電子系統的入口，連接其他所有的分支系統，可以通過(guò)該系統了解到正在進(jìn)行和已經(jīng)完成的所有采購信息、廠(chǎng)商概況及產(chǎn)品資料，對《政府采購法》或電子采購系統有疑問(wèn)的也可以在該子系統進(jìn)行查詢(xún)。通過(guò)登陸認證系統可以進(jìn)入其他所有系統。

　　政府采購信息系統

　　政府采購信息系統是整個(gè)政府采購電子系統中最龐大的信息庫，幾乎包含了所有相關(guān)信息，并提供發(fā)布、索引、搜尋、統計等快捷信息檢索功能。

　　信息公告模塊該模塊是所有政府采購相關(guān)信息的公告版，并可以按時(shí)間、類(lèi)別、關(guān)鍵字等進(jìn)行信息搜索。其中，重要的功能是招標公告發(fā)布，可為采購主體提供招標公告的新增、補充、解釋等操作，采購主體將采購需求通過(guò)系統登陸需求的名稱(chēng)、數量等基本數據，選擇理想的采購方式。每一份招標公告都有單獨的編號，編制完畢，系統自動(dòng)傳送，將其發(fā)給提供相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)的注冊廠(chǎng)商或供應商。

　　產(chǎn)品目錄模塊它是采購中系列產(chǎn)品和服務(wù)信息的組合，一般包括產(chǎn)品名稱(chēng)、基本內容和購買(mǎi)說(shuō)明，是產(chǎn)品服務(wù)采購的指南，對政府采購扶持中小企業(yè)的發(fā)展也有重大意義。采購涉及上百萬(wàn)種產(chǎn)品，建立通用的電子采購產(chǎn)品目錄、對產(chǎn)品性質(zhì)進(jìn)行認定非常重要。但是，目前國際上電子采購產(chǎn)品目錄標準很多，如產(chǎn)品分類(lèi)標準有UNSPSC．G2B（PPS）等，產(chǎn)品認定標準有UCC-R、EAN-B．GTIN（14）等，產(chǎn)品目錄缺乏統一模本，在實(shí)際采購時(shí)不能完全滿(mǎn)足采購人的需要，要進(jìn)行更多研究。制定的產(chǎn)品目錄范圍要廣，同時(shí)建立在公開(kāi)的、統一的標準之上，最后還要對如何充分發(fā)揮目錄的作用進(jìn)行深入研究和測試。

　　廠(chǎng)商或專(zhuān)家資料庫生產(chǎn)廠(chǎng)商或供應商資料庫匯集著(zhù)所有經(jīng)過(guò)注冊登陸系統登記的廠(chǎng)商、供應商的基本數據情況，同時(shí)也記錄著(zhù)他們所有參與采購的記錄、合同執行情況；評標專(zhuān)家資料庫將傳統政府采購的評標專(zhuān)家庫移植到了電子系統中來(lái)，專(zhuān)家庫需要制定一套嚴格的標準、工作守則以及相應的違規處罰措施，且使用時(shí)采取隨機抽取的方式；拒絕往來(lái)廠(chǎng)商名單記載著(zhù)所有參與政府采購的廠(chǎng)商、供應商合同執行的基本情況以及采購過(guò)程中違規的行為，供應商的任何一次違規都將影響今后的競標。

　　數據統計信息該系統可以實(shí)現將年度、季度、月份的采購額自動(dòng)統計的功能，同時(shí)，還可按一定的標準如貨物、服務(wù)、工程甚至按照產(chǎn)品類(lèi)別細分，定期將統計數據公布在信息公告平臺，節省了傳統數據統計分析的巨大困難。同時(shí)，所有發(fā)生的交易自動(dòng)生成數據，更有利于采購需求分析及方便后續計劃管理，廠(chǎng)商也更方便地了解市場(chǎng)需求狀況。

　　相關(guān)法規和使用說(shuō)明電子系統應提供整個(gè)系統的操作使用說(shuō)明，還應該列示所有的與采購相關(guān)的法律法規，如《政府采購法》、《招標投標法》、《合同法》和相關(guān)法規等，為參與人員依法辦事提供支持。