項目管理中“動(dòng)”的原因非常多，大到國際形勢的改變、政府政策的實(shí)施，小到某一個(gè)人的因素都可能導致項目計劃的不完美實(shí)施。有很多方面只能在制訂計劃時(shí)就充分考慮，這些在上述注意事項中已有提及，篇幅和能力有限，這里就不一一詳述了。主要談一下比較容易掌握卻又極容易出問(wèn)題的資源管理計劃。

　　當一個(gè)項目被提出來(lái)以后，很難對于你可能需要的所有資源有一個(gè)很全面的概念。這里提出一個(gè)估計進(jìn)行該項目所需要的工作量和其他資源的方法。這樣你就可以估計項目持續時(shí)間和項目費用，獲得認可，然后開(kāi)始工作。就如同你所知道的，你預先進(jìn)行的估計只是一個(gè)估計，只有當項目結束了之后你才能夠知道該項目所用的工作量、費用和時(shí)間。到那個(gè)時(shí)候，你要處理預計中的不確定和風(fēng)險問(wèn)題。

　　首先估計偶然性。所有的項目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過(guò)使用一個(gè)偶然性預算來(lái)解決估計的不確定問(wèn)題。如果你相信你的估計有80%的準確性，你就需要20%的偶然性預算。例如，如果你的項目預計要花費$100，000，你可能需要$20，000的偶然性預算來(lái)解決估計錯誤以及完成那些應該在范圍以?xún)?，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預算中剩下來(lái)的所有的錢(qián)都會(huì )在項目結束后歸還給客戶(hù)，還要做好計劃好的儲備，一些項目需要項目經(jīng)理把對于意外做好更充足的準備。對于一些項目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時(shí)你怎樣能夠獲得它們做好準備。你需要制定一個(gè)策略來(lái)保證需要的時(shí)候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設備或者補給等。很多時(shí)候你需要對于儲備資源提前做好計劃。

　　比如時(shí)間。在一個(gè)典型的項目里，如果你發(fā)現項目比你預期的時(shí)間要長(cháng)，你可能會(huì )要求延長(cháng)時(shí)間，并增加費用預算。但是如果最后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時(shí)候，你可能就沒(méi)有時(shí)間去找它們了。你需要一個(gè)已經(jīng)準備好的計劃來(lái)告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。

　　獲得增加的資源的高成本。你可能會(huì )遇到有些資源批量購買(mǎi)的時(shí)候會(huì )比較便宜的情況，但如果追加采購的話(huà)就會(huì )比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會(huì )發(fā)現如果你購買(mǎi)的數量比較多的話(huà)，單價(jià)會(huì )比較便宜。讓我們假設你估計你會(huì )需要100套硬件。由于你估計中的不確定性，你可能會(huì )采購110套，留10套作為余量。這樣做是因為你現在購買(mǎi)這10套硬件的價(jià)格（作為批量采購的一部分）比以后單獨購買(mǎi)10套硬件要便宜得多。

　　有足夠的時(shí)間尋找專(zhuān)業(yè)資源。有時(shí)候你有足夠的時(shí)間來(lái)獲得難以尋找的專(zhuān)業(yè)資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來(lái)之需。例如，你可能會(huì )提前接觸顧問(wèn)公司來(lái)尋找專(zhuān)業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專(zhuān)家，同時(shí)你也知道你并不見(jiàn)得就一定會(huì )需要他。這樣顧問(wèn)公司可以提前安排好這些人，以便在你將來(lái)需要的時(shí)候，這些人能夠很快到位。

　　有時(shí)要把儲備計劃作為風(fēng)險計劃的一部分，這時(shí)需要使用下面的步驟來(lái)確認對于儲備的需求并在需要時(shí)準備好它們：

　　1.承認這種需求

　　首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。如果你不承認這一點(diǎn)，等到對于額外資源的需求出現以后，你就沒(méi)有時(shí)間作出反應了。對于儲備資源的需要通常是你風(fēng)險管理策略的一部分。你可能已經(jīng)認識到一些項目風(fēng)險，并且認定降低這些風(fēng)險的辦法就是保留一定的資源儲備。

　　2.會(huì )產(chǎn)生額外費用

　　確實(shí)制訂并執行風(fēng)險計劃需要花費一定的項目管理時(shí)。但是，很多時(shí)候還有額外的項目費用。

　　3.獲得贊同

　　關(guān)于風(fēng)險、費用和收益的信息應該被提交給項目發(fā)起人以獲得批準。你需要確保項目發(fā)起人同意你的儲備計劃能夠有效地降低項目的風(fēng)險。你還需要項目發(fā)起人認識到增加費用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時(shí)候批準你增加項目費用。

　　4.管理風(fēng)險計劃

　　和風(fēng)險計劃有關(guān)的行為應該在工作計劃和管理計劃中提前被考慮到。項目經(jīng)理應該根據進(jìn)程對于風(fēng)險進(jìn)行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結束之后，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低項目的風(fēng)險。

　　總之，在大多數的項目中，如果你發(fā)現需要更多的資源，應告訴你的發(fā)起人，如果需要的話(huà)還要調整預算和進(jìn)度表。但是，在一些項目中，你不會(huì )有更多的時(shí)間。在這樣的情況下，項目經(jīng)理必須確定項目的風(fēng)險在哪里，并且有一個(gè)計劃來(lái)保證如果需要的話(huà)，備用資源已經(jīng)準備好了。有時(shí)候你需要資源隨時(shí)備用。另一些時(shí)候，你只是需要知道你在需要時(shí)能夠很快獲得它們。項目?jì)涞男枨笸ǔＪ怯娠L(fēng)險管理流程來(lái)確定并管理的，而儲備的資源是針對某種確定的項目風(fēng)險的。

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