2.3招標采購項目計劃與控制

　　2.3.1招標采購項目計劃的編制——掌握

　　招標采購首要的管理工作是進(jìn)行采購項目管理方案的制訂，通過(guò)制定詳細的招標采購計劃，為招標采購工作的實(shí)施奠定基礎。

　�。�1）招標采購項目背景描述P46

　　項目背景是任何項目管理者必須首先弄清楚的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，主要是說(shuō)明項目是如何提出來(lái)的，以及項目所處的環(huán)境等。要做好采購項目的招標工作，首先要對項目背景作出正確描述。

　　1）項目背景主要包括以下幾個(gè)方面的內容：

　�、俨少忢椖扛艣r及主要問(wèn)題與建議。

　�、陧椖烤唧w特征。如建設項目包括建設規模、結構類(lèi)型、類(lèi)別等。

　�、垌椖康睦�益相關(guān)者分析。對于代理招標采購項目而言，所采購的項目多數是大型的工程、貨物或服務(wù)，需要許多方面的個(gè)人或組織的積極參與，涉及多方面的利益，由于各方關(guān)系較為復雜，有必要對項目的利益相關(guān)者進(jìn)行深入的分析。

　�、苁袌�(chǎng)范圍。

　　2）制定采購工作協(xié)調管理規劃。

　�、俜秶�說(shuō)明。包括項目的描述、需要采購的產(chǎn)品類(lèi)別、項目相關(guān)信息。

　�、诓少徎顒�(dòng)所需的資源。應認真分析信息、人力、技術(shù)資料等方面的占有情況，確定哪些資源需要采購。

　�、凼袌�(chǎng)狀況。采購計劃必須考慮市場(chǎng)供應情況及采購的條件。

　�、苤萍s條件和基本假設。由于項目采購存在著(zhù)諸多變化不定的環(huán)境因素織在實(shí)施采購過(guò)程，面對變化不定的社會(huì )經(jīng)濟環(huán)境所作出的一些合理推斷，就是基本假設。制約條件和基本假設的存在限制了項目組織的選擇范圍。

　�。�2）招標采購的組織方式與團隊組建P46

　　1）招標采購的組織方式。接受招標采購任務(wù)或接受代理招標委托后應根據企業(yè)及項目特點(diǎn)，選擇恰當的組織方式，建立招標組織機構，如圖2—3所示為xx咨詢(xún)公司采取矩陣式組織方式，對xx工程建設項目進(jìn)行招標管理。

　　2）組建招標采購團隊。招標采購團隊是為了成功完成采購任務(wù)而組建的機構。招標采購團隊具有如下的特征：

　�、俟餐�明確的采購目標。共同的目標是招標采購團隊存在的基礎，清晰明確的采購目標是有效開(kāi)展工作的保障。

　�、谡袠瞬少張F隊是由不同部門(mén)、不同專(zhuān)業(yè)的員工組成。

　�、劢巧�適當分工。招標采購團隊的成員必須有清晰的角色定位和分工。團隊成員應清楚地了解自己的定位與責任。

　�、苄畔�溝通順暢。招標采購團隊成員應針對出現的問(wèn)題及時(shí)交流。

　�、輬F隊成員能力互補。招標采購團隊成員總體專(zhuān)業(yè)知識和技能全面，規模適中，素質(zhì)與技能互補性強。

　　3）招標采購項目經(jīng)理的責任和權力。應授予項目經(jīng)理以下基本權限：

　�、夙椖繄F隊的組建權。項目團隊的組建權包括兩個(gè)方面：一是項目經(jīng)理班子或管理班子的組建權，二是項目團隊隊員的選拔權。

　�、谪攧�(wù)決策權。擁有財權并使其個(gè)人的得失和項目的盈虧聯(lián)系在一起的人，能夠較周全、負責地顧及自己的行為后果，因此，項目經(jīng)理必須擁有與項目經(jīng)理負責制相符合的財務(wù)決策權，否則項目就難以順利展開(kāi)。一般來(lái)講，這一權力包括分配權和費用控制權。

　�、垌椖繉�(shí)施控制權。包括在招標采購各階段中向團隊成員下達指令的權利，審核各類(lèi)文件并予以批準的權利。

　�。�3）編制采購計劃應考慮的問(wèn)題P47

　　一般來(lái)說(shuō)，制定采購計劃至少需要考慮以下六個(gè)方面的問(wèn)題：

　　1）采購的工程、貨物或服務(wù)的數量、技術(shù)規格、參數和要求；

　　2）所采購的工程、貨物或服務(wù)在整個(gè)項目實(shí)施過(guò)程中的哪一階段投入使用；

　　3）每一項采購彼此間的聯(lián)系；

　　4）全部采購如何分別捆包，每個(gè)捆包應包括哪些類(lèi)目；

　　5）每個(gè)捆包從開(kāi)始采購到到貨需要多少時(shí)間，從而制定出每個(gè)捆包采購過(guò)程階段時(shí)間表，并根據每個(gè)捆包采購時(shí)間表制定出項目全部采購的時(shí)間表；

　　6）對整個(gè)采購工作協(xié)調管理。