[摘要]在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個(gè)誤區，那就是檔案管理工作可有可無(wú)，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實(shí)，檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著(zhù)至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細致的研究。結果發(fā)現：與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過(guò)認真、細致的分析，得出如下結論：科學(xué)規范的檔案管理只有堅持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應新形勢的需要，開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面�？茖W(xué)規范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步做出應有的貢獻。

　　科學(xué)規范的檔案管理只有堅持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應新形勢的需要，開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個(gè)誤區，那就是檔案管理工作可有可無(wú)，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實(shí)，檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著(zhù)至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現代企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規范化和法制化的道路。

　　一、做好檔案管理工作的重要意義

　　為什么要在做好檔案管理工作呢？這個(gè)問(wèn)題是擺在每一個(gè)檔案管理工作人員面前所必須必須解決的問(wèn)題。本文認為：

　　做好檔案管理工作一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實(shí)面貌的一項重要工作�？茖W(xué)規范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jì)與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著(zhù)這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚長(cháng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調整經(jīng)營(yíng)策略提供準確依據，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據；另一方面有利于社會(huì )各方準確認定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實(shí)的基礎。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀(guān)念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著(zhù)企業(yè)的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對于實(shí)現該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

　　二、檔案管理工作的邊緣化危險

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂(lè )于奉獻的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會(huì )發(fā)展中的戰略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門(mén)滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。

　　三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

　　3.1立足于法，搞好建章立制工作法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應新形勢，開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實(shí)現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會(huì )主義現代化建設服務(wù)，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實(shí)的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。在此基礎上，各部門(mén)都要建立健全檔案管理規章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

　　3.2實(shí)現檔案管理同現代技術(shù)的有機結合隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，本文認為：只有正視這個(gè)挑戰，實(shí)現檔案管理同現代技術(shù)的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務(wù)意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著(zhù)大量的指示，也記載著(zhù)豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動(dòng)多，勞動(dòng)強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞時(shí)再點(diǎn)查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準確又不浪費時(shí)間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò )系統的安全系數會(huì )隨著(zhù)時(shí)間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統的操作權限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時(shí)結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應重點(diǎn)對最常用的口令方式進(jìn)行嚴格管理。設置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實(shí)性鑒定時(shí)作為依據。

　　3.3檔案管理的根本目的在于檔案利用檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會(huì )又好又快發(fā)展的一項基礎性工作。對于把握經(jīng)濟活動(dòng)的基本規律和未來(lái)發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現建設小康社會(huì )的目標服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現的直接手段，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現，檔案開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì )重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著(zhù)重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統、完整地提供、滿(mǎn)足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時(shí)準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時(shí)加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會(huì )需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng )造社會(huì )效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì )的全面進(jìn)步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

　　綜上所述，科學(xué)規范的檔案管理只有堅持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應新形勢的需要，開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面�？茖W(xué)規范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步做出應有的貢獻。展望未來(lái)，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來(lái)的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會(huì )主義檔案管理道路，一定會(huì )實(shí)現檔案管理工作的規范化、科學(xué)化、法制化。