建設工程監理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、等級和傳閱工作程序后，必須進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)后進(jìn)行存放。這樣既可以滿(mǎn)足工程項目實(shí)施過(guò)程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

項目監理機構應備有存放監理文件資料的專(zhuān)用柜和用于監理文件資料分類(lèi)存放的專(zhuān)用資料夾。大中型工程項目監理信息應采用計算機進(jìn)行輔助管理。

建設工程監理文件資料的分類(lèi)原則應根據工程特點(diǎn)及監理與相關(guān)服務(wù)內容確定，工程監理單位的技術(shù)管理部門(mén)應明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統一管理并體現建設工程監理企業(yè)的特色。建設工程監理文件資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過(guò)程中應保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。

建設工程監理文件資料的分類(lèi)應根據工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質(zhì)量驗收程序等，并結合項目監理機構自身的業(yè)務(wù)工作開(kāi)展情況進(jìn)行，原則上可按施工單位、專(zhuān)業(yè)施工部位、單位工程等進(jìn)行分類(lèi)，以保證建設工程監理文件資料檢索和歸檔工作的順利進(jìn)行。

項目監理機構信息管理部門(mén)應注意建立適宜的文件資料存放地點(diǎn)，防止文件資料受潮霉變或蟲(chóng)害侵蝕。

資料夾裝滿(mǎn)或工程項目某一分部工程或單位工程結束時(shí)，相應的文件資料應轉存至檔案袋，袋面應以相同編號予以標識。