項目監理機構所有收文應在收文登記表上按監理信息分類(lèi)分別進(jìn)行登記，應記錄文件名稱(chēng)、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門(mén)）、文件編號以及收文日期，必要時(shí)應注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項目監理機構負責收文人員簽字。

在監理文件資料有追溯性要求的情況下，應注意核查所填內容是否可追溯。

當不同類(lèi)型的監理文件資料之間存在相互對照或追溯關(guān)系（如監理通知與監理通知回復單）時(shí)，在分類(lèi)存放的情況下，應在文件和記錄上注明相關(guān)文件資料的編號和存放處。

項目監理機構文件資料管理人員應檢查監理文件資料的各項內容填寫(xiě)和記錄是否真實(shí)完整，簽字認可人員應為符合相關(guān)規定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫(xiě)簽認。建設工程監理文件資料以及存儲介質(zhì)的質(zhì)量應符合要求，所有文件資料必須符合文件資料歸檔要求，如用碳素墨水填寫(xiě)或打印生成，以滿(mǎn)足長(cháng)期保存的要求。

對于工程照片及聲像資料等，應注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監理工程師或由其授權的監理工程師進(jìn)行處理，重要文件內容應記錄在監理日志中。

涉及建設單位的指令、設計單位的技術(shù)核定單及其他重要文件等，應將其復印件公布在項目監理機構專(zhuān)欄中。