建設工程監理文件資料的管理要求體現在建設工程監理文件資料管理全過(guò)程，包括：監理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類(lèi)存放、組卷歸檔、驗收與移交等。

（一）建設工程監理文件資料收文與登記

項目監理機構所有收文應在收文登記表上按監理信息分類(lèi)分別進(jìn)行登記，應記錄文件名稱(chēng)、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門(mén)）、文件編號以及收文日期，必要時(shí)應注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項目監理機構負責收文人員簽字。

在監理文件資料有追溯性要求的情況下，應注意核查所填內容是否可追溯。

當不同類(lèi)型的監理文件資料之間存在相互對照或追溯關(guān)系（如監理通知與監理通知回復單）時(shí)，在分類(lèi)存放的情況下，應在文件和記錄上注明相關(guān)文件資料的編號和存放處。

項目監理機構文件資料管理人員應檢查監理文件資料的各項內容填寫(xiě)和記錄是否真實(shí)完整，簽字認可人員應為符合相關(guān)規定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫(xiě)簽認。建設工程監理文件資料以及存儲介質(zhì)的質(zhì)量應符合要求，所有文件資料必須符合文件資料歸檔要求，如用碳素墨水填寫(xiě)或打印生成，以滿(mǎn)足長(cháng)期保存的要求。

對于工程照片及聲像資料等，應注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監理工程師或由其授權的監理工程師進(jìn)行處理，重要文件內容應記錄在監理日志中。

涉及建設單位的指令、設計單位的技術(shù)核定單及其他重要文件等，應將其復印件公布在項目監理機構專(zhuān)欄中。

（二）建設工程監理文件資料傳閱與登記

建設工程監理文件資料需要由總監理工程師或其授權的監理工程師確定是否需要傳閱。

對于需要傳閱的，應確定傳閱人員名單和范圍，并在文件傳閱紙上注明，將文件傳閱紙隨同文件資料一起進(jìn)行傳閱。也按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件資料空白處，代替文件傳閱紙。

每一位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件資料傳閱期限不應超過(guò)該文件資料的處理期限。傳閱完畢后，文件資料原件應交還信息管理人員存檔。

（三）建設工程監理文件資料發(fā)文與登記

建設工程監理文件資料發(fā)文應由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名，并加蓋項目監理機構圖章。若為緊急處理的文件，應在文件資料首頁(yè)標注“急件”字樣。

所有建設工程監理文件資料應要求進(jìn)行分類(lèi)編碼，并在發(fā)文登記表上進(jìn)行登記。登記內容包括：文件資料的分類(lèi)編碼、文件名稱(chēng)、摘要信息、接收文件的單位（部門(mén)）名稱(chēng)、發(fā)文日期（強調時(shí)效性的文件應注明發(fā)文的具體日期）。收件人收到文件后簽名。

發(fā)文應留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據文件簽發(fā)人只是確定文件責任人和相關(guān)傳閱人員。

文件傳閱過(guò)程中，每位傳閱人員閱后應簽名并注明日期。

發(fā)文的傳閱期限不應超過(guò)其處理期限。重要文件的發(fā)文內容應記錄在監理日志中。

項目監理機構的管理人員應及時(shí)將發(fā)文原件歸入相應的資料柜（夾）中，并在文件資料目錄中予以記錄。

（四）建設工程監理文件資料分類(lèi)存放

建設工程監理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、等級和傳閱工作程序后，必須進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)后進(jìn)行存放。這樣既可以滿(mǎn)足工程項目實(shí)施過(guò)程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

項目監理機構應備有存放監理文件資料的專(zhuān)用柜和用于監理文件資料分類(lèi)存放的專(zhuān)用資料夾。大中型工程項目監理信息應采用計算機進(jìn)行輔助管理。

建設工程監理文件資料的分類(lèi)原則應根據工程特點(diǎn)及監理與相關(guān)服務(wù)內容確定，工程監理單位的技術(shù)管理部門(mén)應明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統一管理并體現建設工程監理企業(yè)的特色。建設工程監理文件資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過(guò)程中應保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。

建設工程監理文件資料的分類(lèi)應根據工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質(zhì)量驗收程序等，并結合項目監理機構自身的業(yè)務(wù)工作開(kāi)展情況進(jìn)行，原則上可按施工單位、專(zhuān)業(yè)施工部位、單位工程等進(jìn)行分類(lèi)，以保證建設工程監理文件資料檢索和歸檔工作的順利進(jìn)行。

項目監理機構信息管理部門(mén)應注意建立適宜的文件資料存放地點(diǎn)，防止文件資料受潮霉變或蟲(chóng)害侵蝕。

資料夾裝滿(mǎn)或工程項目某一分部工程或單位工程結束時(shí)，相應的文件資料應轉存至檔案袋，袋面應以相同編號予以標識。

（五）建設工程監理文件資料組卷歸檔

1.建設工程監理文件資料編制要求

（1）歸檔的文件資料一般應為原件。

（2）文件資料的內容及其深度須符合國家有關(guān)工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術(shù)規范、標準的要求。

（3）文件資料的內容必須真實(shí)、準確，與工程實(shí)際相符。

（4）文件資料應采用耐久性強的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。

（5）文件資料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

（6）文件資料中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×2lOmm）。紙張應采用能夠長(cháng)時(shí)間保存的韌力大、耐久性強的紙張。

（7）文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應長(cháng)期安全保管。

（8）文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內容準確。

（9）文件資料應采用打印形式并使用檔案規定用筆，手工簽字，在不能使用原件時(shí)，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應用計算機輔助管理建設工程監理文件資料時(shí)，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負責人員簽字確定、正式生效并已存入項目監理機構相關(guān)資料夾時(shí)，信息管理人員應將儲存在計算機中的相應文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書(shū)面文件上，以便于進(jìn)行查閱。在建設工程監理文件資料歸檔前，不得刪除計算機中保存的有效文件和記錄。

2.建設工程監理文件資料組卷方法及要求

（1）組卷原則及方法

1）組卷應遵循監理文件資料的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；

2）一個(gè)建設工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，應按單位工程組卷；

3）監理文件資料可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷。

（2）組卷要求

1）案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm；

2）案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。

（3）卷內文件排列

1）文字材料按事項、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

2）圖紙按專(zhuān)業(yè)排列，同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號順序排列。

3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

3.建設工程監理文件資料歸檔范圍和保管期限

建設工程監理文件資料的歸檔保存應嚴格遵循保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則

（六）建設工程監理文件資料驗收與移交

1.驗收

城建檔案管理部門(mén)對需要歸檔的建設工程監理文件資料驗收要求包括：

（1）監理文件資料分類(lèi)齊全，系統完整；

（2）監理文件資料的內容真實(shí)，準確反映了建設工程監理活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；

（3）監理文件資料已整理組卷，組卷符合《建設工程文件歸檔整理規范》的規定；

（4）監理文件資料的形成、來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，簽章手續完備；

（5）文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

對國家、省市重點(diǎn)工程項目或一些特大型、大型工程項目的預驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門(mén)參加。

為確保監理文件資料的質(zhì)量，編制單位、地方城建檔案管理部門(mén)、建設行政管理部門(mén)等要對歸檔的監理文件資料進(jìn)行嚴格檢查、驗收。對不符合要求的，一律退回編制單位進(jìn)行改正、補齊。

2.移交

（l）列入城建檔案管理部門(mén)接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個(gè)月內向城建檔案管理部門(mén)移交一套符合規定的工程檔案（監理文件資料）。

（2）停建、緩建工程的監理文件資料暫由建設單位保管。

（3）對改建、擴建和維修工程，建設單位應組織工程監理單位據實(shí)修改、補充和完善監理文件資料，對改變的部位，應當重新編寫(xiě)，并在工程竣工驗收后3個(gè)月內向城建檔案管理部門(mén)移交。

（4）建設單位向城建檔案管理部門(mén)移交工程檔案（監理文件資料），應辦理移交手續，填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

（5）工程監理單位應在工程竣工驗收前將監理文件資料按合同約定的時(shí)間、套數移交給建設單位，辦理移交手續。