摘要：介紹了監理企業(yè)電子文件信息化管理的必要性，電子文件的概念、形成過(guò)程、質(zhì)量監控，及監理企業(yè)辦公自動(dòng)系統平臺建立要求和結構，提出了監理企業(yè)電子文件信息化管理及其辦公自動(dòng)化系統平臺的模型。

　　關(guān)鍵詞：監理企業(yè)、電子文件、信息、管理計算機在監理企業(yè)普遍使用，電子文件和信息大量產(chǎn)生。但電子文件及有關(guān)信息被分散保存，導致監理企業(yè)內部信息交流不暢，管理效率不高。能有效解決這一問(wèn)題的辦法是利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立電子文件的信息管理平臺，對電子文件進(jìn)行自動(dòng)化的整合，提高企業(yè)內部信息交流的效率，降低信息交流成本，提高信息交流的穩定性、準確性。

　　1.為什么要對監理電子文件進(jìn)行信息化管理

　　1.1建設監理工作信息化的需要計算機及互聯(lián)網(wǎng)的應用給工程建設帶來(lái)了巨大的變化，從設計、預決算、施工、檔案管理等過(guò)程都可以應用計算機來(lái)進(jìn)行實(shí)施和管理，極大地提高效率。為提高我國建筑行業(yè)的競爭力，建設部于200年2月頒發(fā)了“建設領(lǐng)域信息化工作的基本要點(diǎn)”，明確提出了：用信息技術(shù)等高新技術(shù)改造和提升傳統的建筑行業(yè)，用信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化。同時(shí)，還提出在建設領(lǐng)域中培育新的經(jīng)濟增長(cháng)的目標。各地建設行政主管部門(mén)、建設單位、設計單位、施工單位、城建檔案館等也根據需要，開(kāi)展了一系列的信息技術(shù)應用研究和開(kāi)發(fā)，并取得一定的成效。

　　建設監理在我國推行了十多年，從施工監理到設計監理都取得了較好成績(jì)，并逐步向項目管理方向發(fā)展。但監理單位的信息化建設仍徘徊不前，多數監理單位的計算機僅用來(lái)打字和上網(wǎng)查資料。如何推進(jìn)監理工程項目管理的信息化，突破信息資料管理的瓶頸，進(jìn)一步提高監理工作水平和效率已成為監理單位普遍關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題。

　　1.2 監理資料保存和利用的需要在一定意義上，監理工作是通過(guò)文件資料來(lái)實(shí)現，監理效果最終反映在文件資料上。一個(gè)監理項民 從介人到最后完成，會(huì )產(chǎn)生大量監理資料，少則幾卷，多則上百（千）卷。這些監理資料既有傳統紙介質(zhì)資料，也有現在的電子介質(zhì)資料。由于目前經(jīng)濟技術(shù)條件所限，未能完全棄用紙介質(zhì)資料，而全面改用電子介質(zhì)資料，所以文件資料的保存仍要用  “雙套制”，即既保存紙介質(zhì)資料，又保存電子介質(zhì)資料。如果采用傳統方法對這些文件資料進(jìn)行管理和利用，則需投人大量的空間、人力和物力。這對我國目前監理單位困難的生存條件來(lái)說(shuō)，顯然是不利的、所以在有限的資源條件下對電子文件資料進(jìn)行規范化和信息化管理，使之方便檢索則是一個(gè)提高文件資料利用率的可行辦法。從經(jīng)濟角度考慮，可采取“總體規劃，由易到難，分步實(shí)施”方法來(lái)實(shí)施。

　　1.3監理管理規范化的需要監理管理規范化可以從兩個(gè)方面理解：一方面，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監理管理規范化的工作水平。監理規范化的范圍可定可窄，小的可以是項目監理部的規范管理，可以是監理單位的規范管理；大的可以是項目業(yè)主對整個(gè)項目，包括對監理方的規范管理，可以是建設主管部門(mén)對監理行業(yè)的規范管理。規范管理要求人們按程序進(jìn)行工作，在信息化管理或辦公自動(dòng)化的工作條件下，相關(guān)人員按系統分配的權限進(jìn)行自己的相關(guān)工作，工作完成后輸人自己簽名或密碼，對文件進(jìn)行確認。如需進(jìn)人下一環(huán)節，則可把文件發(fā)出，系統自動(dòng)記錄下工作時(shí)間，文件發(fā)出時(shí)間。下一環(huán)節的工作人員在收到文件后，按自己的權限（包括相關(guān)規定、條件）對文件進(jìn)行處理。一份電子文件從產(chǎn)生的一刻起就應自動(dòng)生成一張《電子文件運行周期表》，真實(shí)完整地記錄下文件形成全部活動(dòng)過(guò)程。在文件的活動(dòng)過(guò)程和《電子文件運行周期表》運行過(guò)程中，系統采用電子簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份確認、防寫(xiě)措施等來(lái)保證電子文件和《電子文件運行周期表》所記錄信息的準確性、原始性、真實(shí)性和完整性。所以說(shuō)，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監理管理規范化，保證工作是按程序進(jìn)行的，管理是規范的。

　　另一方面，監理管理的規范化包括對電子文件管理的規范化。我們知道，監理工作是知識密集型的工作，監理工作涉及多部門(mén)、多環(huán)節、多專(zhuān)業(yè)，而且信息量又大，信息來(lái)源廣泛，形式多樣；涉及的法律、法規、規范多；質(zhì)量控制的標準多、控制點(diǎn)多、環(huán)節多；影響進(jìn)度、質(zhì)量、投資控制因素多，控制難度大；多單位、多部門(mén)協(xié)同工作。為此，電子信息傳遞要順暢，電子信息資源要高度共享。在實(shí)際工作中，由于電子文件缺乏科學(xué)的規范管理，造成電子文件種類(lèi)多、格式多，從而導致共享性差、可用率低，最終電子文件呈現出來(lái)的可能只是一堆雜亂無(wú)用的電子垃圾。而電子信息在部門(mén)之間不兼容，不共享，談何對電子文件進(jìn)行信息化管理，談何進(jìn)一步對我們的監理管理工作進(jìn)行規范。

　　2.電子文件的概念和種類(lèi)

　　2.1電子文件的概念電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計算機系統存取并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳輸的文件。電子文件由計算機生成和處理，其信息以二進(jìn)制數字代碼記錄和表示，統稱(chēng)為“數字文件”（Digitd records）。這是電子文件與其他形式的文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點(diǎn)。

　　電子文件是文件的一種類(lèi)型，它具有文件的各種屬性，特別是有快速使用和遠程調用的特性，這是電子文件與紙質(zhì)文件的基本區別。在使用功能方面電子文件與紙質(zhì)文件是相同的。電子文件是“數字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，是以數字信息為特征的文件。國際檔案理事會(huì )電子文件委員會(huì )1996年制定的《電子文件管理指南》中指出：“文件是由機構或個(gè)人在其活動(dòng)的開(kāi)始、進(jìn)行和結束過(guò)程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內容、背景和結構而構成，而不管記錄的形式或載體如何�！痹谶@里，內容是指文件中表達作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過(guò)程和文件之間相互關(guān)系的信息，如文件形成時(shí)間、收件人等；結構是指文件內容信息的組織表達方式，如電子文件所使用的代碼、格式、載體、附件等方面的信息。

　　2.2電子文件的種類(lèi)電子文件的種類(lèi)根據其自身特點(diǎn)也有不同的劃分標準。目前，按其信息存儲主要有以下幾種形式：

　　1、文本文件；2、數據文件；3、圖形文件；4、圖像文件；5、影像又件；6、聲音文件Z7、程序（計算機程序）文件。

　　3.電子文件形成在電子文件形成或接收的那一刻起，系統自動(dòng)生成一張形成周期表和它相伴“終生”，并真實(shí)完整地記載它的形成全部活動(dòng)情況和保存它的演變過(guò)程。

　　在形成周期表運行的工作過(guò)程中，系統還采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫(xiě)措施等來(lái)保證周期表內所記信息和電子文件的演變的準確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時(shí)，檢驗其原始性、真實(shí)性、完整性的唯一依據和憑證。