項目是建筑施工企業(yè)最基礎的業(yè)務(wù)單元，是以單體項目為對象，以工程項目的工期、質(zhì)量、安全、文明施工、成本等目標為主要內容的生產(chǎn)組織管理。項目管理的過(guò)程就是整體分解和結合統一的過(guò)程。項目管理的突出特點(diǎn)是項目本身作為一個(gè)組織單元，圍繞項目需求來(lái)組織資源，避免了資源的閑置和浪費，“用最少的人干最多的事”。項目管理一般是采用矩陣型的組織結構，可以實(shí)現項目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和項目目標的綜合協(xié)調與優(yōu)化，并能根據項目生命周期各個(gè)階段的具體需要，適時(shí)調整組織的配置，以保障工作和組織的高效、經(jīng)濟運行。為了提高我公司項目管理水平和成本控制能力，作為信息化系統的重要組成部分，公司信息管理部從2003年8月選擇了與中國建筑科學(xué)研究院下屬軟件公司PKPM協(xié)同開(kāi)發(fā)了上海市安裝工程有限公司項目管理系統，目前已進(jìn)入了項目組試點(diǎn)階段。

　　1、項目管理信息化的重要性

　　1.1 項目管理遇到的問(wèn)題

　　在實(shí)際工作中我們往往發(fā)現，有的項目已經(jīng)施工一段時(shí)間了，但圖紙還沒(méi)有完成，為了避免造成項目延期，于是在沒(méi)有預算的情況下材料和人工就已經(jīng)到位并進(jìn)行施工，個(gè)別項目甚至在工期進(jìn)行到了將近一半都無(wú)法得到完整的圖紙。長(cháng)此以往，會(huì )對以后的項目進(jìn)行造成無(wú)法估量的損失。為此我們制定了許多的制度和管理方法來(lái)控制項目成本，但是這些剛性的規章制度在實(shí)施過(guò)程中執行不力。既然依靠員工自身無(wú)法推行，所以就需要一套成熟的系統的信息化工具來(lái)執行，通過(guò)電腦來(lái)規范這些過(guò)程，目的是使項目的整個(gè)過(guò)程更加透明、規范、科學(xué)，從而達到有效控制項目成本的目的。

　　1.2 成本控制是項目管理信息化重點(diǎn)

　　在項目管理中成本控制是最大的問(wèn)題也是公司和項目部所最重視的，其中材料成本在整個(gè)項目成本中占的比重約為80%，能否對材料進(jìn)行有效的管理可以說(shuō)是項目資金運作的關(guān)鍵。還有，例如：施工任務(wù)書(shū)的編制，很多項目不按照要求進(jìn)行人工結算，而將“領(lǐng)料”作為結算人工的方式，然后再根據“結算”的結果重新制作施工任務(wù)書(shū)。這種“以領(lǐng)代耗”的方式一直是項目管理中一個(gè)長(cháng)期存在的弊病。由此造成的結果是管理流程嚴重顛倒，原本管理思想中的“事先控制”儼然變成了“事后匯總”。

　　項目管理軟件開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)就在于控制成本，主要有以下幾點(diǎn)：

　�、倏刂乒こ讨苯映杀荆翰牧铣杀�、人工費、機械費。

　�、诩訌娰|(zhì)量管理，控制質(zhì)量成本。質(zhì)量成本是指項目為保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量而支出的一切費用，降低這一部分的費用同樣可以大大提高成本控制能力。

　�、劢M織連續、均衡有節奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。

　�、芗訌婍椖抠Y料的及時(shí)整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時(shí)間，而且可以在遇到糾紛時(shí)及時(shí)索賠，從而降低成本。

　　1.3 提高員工管理能力，規范施工體系

　　在許多項目中，項目經(jīng)理會(huì )發(fā)現項目部的員工工作自覺(jué)性不夠，其實(shí)這也是有許多方面原因造成的。其中就包括項目部成員對于項目進(jìn)行情況不了解，導致了項目工作人員不知道近期要做什么，這樣就加重了項目經(jīng)理的工作量，同時(shí)讓業(yè)主覺(jué)得施工情況比較混亂。推行項目管理信息化，就是為了通過(guò)軟件規范項目管理的各個(gè)分部分項，明確告訴項目實(shí)施人員應該做什么和必須做什么。整個(gè)信息化的目的就是讓公司項目管理理念形成一種統一的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說(shuō)是公司在施工過(guò)程中的企業(yè)文化。當公司在完成信息化項目管理后，在工作中員工可以通過(guò)相應的輔助手段清楚地明確當前的工作內容和工作目標。而當項目部所有的人都明確了工作后，項目經(jīng)理也可以有更多的時(shí)間處理其他事務(wù)，這樣同樣可以減少生產(chǎn)成本、提高效益，并且樹(shù)立公司規范管理的形象。

　　2、項目管理系統軟件

　　2.1 項目管理軟件設計開(kāi)發(fā)理念

　　項目管理是一個(gè)復雜的多方位的行為活動(dòng)，項目管理是由一條主線(xiàn)流程和多條支線(xiàn)流程所組成的。一個(gè)項目的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進(jìn)度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術(shù)，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作，我們設置了相應的工作模塊，提供了詳實(shí)的數據資料和各類(lèi)表單。將原來(lái)的大量文字材料和表格整合為一個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單明了的模塊。

　　從開(kāi)發(fā)的目的以及項目管理的概念來(lái)看，我們開(kāi)發(fā)項目管理系統的重點(diǎn)是創(chuàng )造一個(gè)能有效控制項目成本，規范人員行為的管理軟件。我們的解決方案是以預算為管理基礎，先確定項目管理人員權限與工作，明確每個(gè)項目人員的工作責任和權限，然后由各個(gè)施工員完成自己的分部預算構成主預算，以主預算為項目開(kāi)始以及系統運行的基礎，通過(guò)系統限定強制預算（軟件設定每個(gè)項目在進(jìn)行初始必須有預算，否則無(wú)法進(jìn)行）的必要性，有效保障項目的成本不會(huì )超出預算。雖然在發(fā)生預算需要變化的情況下，可以通過(guò)各種簽證單來(lái)修正，但是嚴格的條件限定和數據交換也可以清楚地記載每一筆發(fā)生的成本變動(dòng)，并通過(guò)名為“成本管理”的模塊迅速查詢(xún)分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，項目的每一分錢(qián)都記得明明白白。

　　在主預算完成后，預算之后的每一筆進(jìn)料領(lǐng)料都直接與主預算進(jìn)行數據交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時(shí)候項目的材料和人工成本都一目了然。嚴格限定了領(lǐng)料工作和預算以及領(lǐng)料計劃之間的關(guān)系，讓預算外的領(lǐng)料不能通過(guò)，從管理的角度堵住了超支領(lǐng)料的漏洞，有效防止由于管理粗放而造成的浪費。

　　當然，項目實(shí)施過(guò)程中會(huì )有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從綜合試點(diǎn)項目組的要求以及我們現場(chǎng)了解到的情況，我們設計了施工任務(wù)更改單這樣一個(gè)組件。在明確項目管理人員的權責后，可以對預算的內容和使用量進(jìn)行更改，確�，F場(chǎng)情況變動(dòng)后的領(lǐng)料或人工調用能夠順利完成并將此件發(fā)生的信息記錄下來(lái)。雖然這只是一個(gè)簡(jiǎn)單的小部件，但卻使整個(gè)系統以預算為基礎的設計思想變得更為靈活而非死板。

　　由于項目管理系統使用了人員權限與身份認證統一的登錄方式，規范了人員的工作，明確了每個(gè)人的工作職責。我們將完整的項目管理過(guò)程分解為若干的部分并對應相應的模塊，通過(guò)管理員的分配為這些工作模塊設置確定的工作負責人。

　　2.2 軟件的結構和流程

　　上安項目管理系統是一個(gè)基于C/S結構的軟件項目管理系統。它以一個(gè)單獨的項目為運作單位，只要有一臺能擔當主機的計算機就可以開(kāi)展工作，客戶(hù)機的數量不限，人員可以在任何一臺計算機上使用系統。

　　在完成了系統安裝后，我們需要進(jìn)行項目人員與權限的配置。這個(gè)步驟可以確定項目的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、文件的權限。采用兩層權限分配，即一層對項目的管理人員（一般可認為是項目經(jīng)理）賦予其對整個(gè)項目的管理內容；二層由該項目管理人員對項目實(shí)際中的3大員等各類(lèi)人員進(jìn)行更細致的工作分配。這種分配非常靈活，完全可以按照項目的實(shí)際情況進(jìn)行。

　　項目管理系統分為：成本管理、合同管理、勞動(dòng)力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算、進(jìn)度計劃、安全管理、質(zhì)量管理以及統計分析10個(gè)主要功能部分。其中合同管理、勞動(dòng)力管理、計劃管理、物資管理、施工預算為整個(gè)系統的主線(xiàn)流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進(jìn)度管理、安全管理、質(zhì)量管理五大輔助工具模塊。

　　2.2.1 系統主要管理流程

　�、倩�礎信息與數據的錄入：這部分工作是所有后續工作的前提，由管理員建立項目人員并分配相應的權限，然后在“合同管理”部分確定項目中的承包、分包關(guān)系。這樣我們就可以在系統中確立一個(gè)項目的基本結構和工作情況。

　　接著(zhù)通過(guò)“施工預算”生成或導入一份施工總預算，在“計劃管理”中通過(guò)生成單位工程登記表、分部分項登記表確定該項目的工作并將分包合同與分部分項建立關(guān)聯(lián)。至此我們會(huì )發(fā)現，一個(gè)項目開(kāi)工前的準備工作已經(jīng)完全在系統中就緒了。

　�、诠�應商管理：在完成了基本信息和預算錄入后，我們應該確定項目中的供應商和分包商。首先，供應商的管理步驟如下：

　　根據公司每年提供的合格供應商名冊的EXCEL文件略加修改使之符合需要的格式；

　　在“基礎信息維護”導入這些供應商。在檢查補充數據確保其無(wú)誤后便可錄入合格供應商錄入表，并供項目挑選合作；

　　項目中臨時(shí)需要合作的一次性供應商則可通過(guò)填寫(xiě)“一次性合格供方報審表”，審批后同樣錄入合格供應商錄入表。

　�、鄯职�商管理：根據公司每年的合格分包商名冊整理出符合格式要求的EXCEL表格；

　　在“基礎信息維護”中導入分包商數據并檢查補充確保無(wú)誤后便可錄入“勞動(dòng)力管理”中的“合格分包商錄入表”并供項目選擇合作；

　　在項目中臨時(shí)需要合作的一次性分包商在填寫(xiě)“一次性分包申請表”經(jīng)審批后也可以錄入為合格分包商錄入表。

　�、懿牧系囊�料和采購：在項目正式開(kāi)始后，我們可以通過(guò)項目管理系統來(lái)管理和控制材料。

　　首先在各分部分項的月要料計劃表中選擇要完成的分部分項，結合先前的預算數據，分別生成各分部分項的月要料計劃。然后根據其中所包含的甲供/乙供信息，分別生成甲供/乙供月要料計劃匯總表并根據此表生成計劃進(jìn)行采購。

　　這樣，我們就可以通過(guò)系統對采購計劃的合理性和必要性判斷并控制采購，避免了預算不清造成的根據當時(shí)需求進(jìn)行采購，導致最后賬目不清，重新“補做預算”的情況。流程如圖4：

　�、莶牧系默F場(chǎng)管理：材料管理是項目成本管理中最重要的部分，而材料管理最重要的部分無(wú)疑就是現場(chǎng)的領(lǐng)料管理。在系統中，我們將各分部分項的預算導入，由于預算中的材料編號和名稱(chēng)經(jīng)常不按標準格式填寫(xiě)，直接生成材料數據可能出現各種問(wèn)題，導致系統管理混亂，故我們需要先對這些材料進(jìn)行分類(lèi)。

　　在“基礎信息維護”中的“物資基礎信息”界面，我們可以看到先前導入的預算中的材料和一個(gè)國家標準的材料類(lèi)別，只需將各種預算中的材料進(jìn)行拖放就可以對其進(jìn)行歸類(lèi)。我們的調查發(fā)現，施工員往往在一個(gè)項目中接觸到的材料類(lèi)別并不很多，而且經(jīng)常重復。但每次填寫(xiě)卻都需要在龐大的材料庫中查找某一種材料。為此我們?yōu)椴牧显O計了“助記碼”，在歸類(lèi)的過(guò)程中我們可以通過(guò)“助記碼”來(lái)指定一種材料，在后面的操作中只要輸入簡(jiǎn)單的助記碼就可以立刻指定相應材料，對材料的管理提供了很大的幫助，增加了系統的易用性。至此，完成了材料維護的工作。（注：材料歸類(lèi)完成后，物資管理中的庫存材料金額收發(fā)存表便可自動(dòng)正確生成。）而今后現場(chǎng)材料的出入庫都需要通過(guò)填寫(xiě)入庫單（甲/乙供）、領(lǐng)料單（計價(jià)/未計價(jià)）、退料單等會(huì )自動(dòng)進(jìn)行數據統計的系統表單才能進(jìn)行，嚴格地把握了現場(chǎng)材料的使用。

　　從項目現場(chǎng)掌握的情況來(lái)看，大部分項目在材料領(lǐng)用方面的管理都有很多不足之處。多數是由于預算不明確，領(lǐng)料往往缺乏控制，為了保持工程進(jìn)度，只要來(lái)領(lǐng)就給料，在項目竣工時(shí)往往會(huì )發(fā)現支出很多不必要的材料費用，領(lǐng)料計劃成為了一張過(guò)后再補的統計證明。而項目施工員本身也經(jīng)常因為工作忙碌或其他各種原因擱置這一工作，甚至有的材料是施工班組做好領(lǐng)料單交給施工員簽字。從管理的角度來(lái)說(shuō)這顯然是存在問(wèn)題的，首先施工員在領(lǐng)料的同時(shí)不可能清楚地記得各次累計的領(lǐng)料量，只有在登帳的時(shí)候才能發(fā)現，所以，施工員每次在使用的時(shí)候也不會(huì )特別注意節約材料，反正每次領(lǐng)料都沒(méi)有問(wèn)題，就無(wú)所謂什么領(lǐng)料計劃和合理使用材料了。同時(shí)由于材料員在項目中不可能時(shí)時(shí)做出準確的材料出入庫的匯總帳目，項目經(jīng)理也比較難以在發(fā)生問(wèn)題后解決。

　　使用項目管理系統的主要目的之一就是規范化收發(fā)料，在每次收料和發(fā)料的同時(shí)都記錄數據并實(shí)時(shí)匯總，在使用材料的范圍，也作出了以下嚴格的控制。

　　首先，必須是材料預算中有的，如果沒(méi)有可以通過(guò)“基礎信息維護”部分建立相應的材料類(lèi)別關(guān)系對材料分類(lèi)。然后根據甲乙雙方供料的不同分配到甲供材料入庫驗收和乙供材料驗收入庫。

　　其次，在實(shí)際使用中，甲乙分別填寫(xiě)各自的領(lǐng)料單領(lǐng)料，而在這一操作的同時(shí)，庫存材料的數量也會(huì )相應地變化。由于這一切都是在系統中完成的，而且數據間有著(zhù)絕對的對應關(guān)系，任何超出預算的領(lǐng)料除非專(zhuān)門(mén)的審核否則不能進(jìn)行，這就對領(lǐng)料數量的上限有了約束。加上月需求計劃的限制，從而相對嚴格地控制了施工用料的精確數量。

　　再次，對于項目部材料管理人員權限主要是由項目部的材料員負責，施工員可以根據工程要求開(kāi)領(lǐng)料單至材料員處領(lǐng)料，在系統中所有的權限都是由項目系統管理員分配的，一般情況下，在整個(gè)材料處理過(guò)程中，系統記錄下每次領(lǐng)料數量和使用量，只要項目經(jīng)理瀏覽一下匯總數據，就可以知道是工程的哪個(gè)分部分項出了問(wèn)題并迅速解決，同時(shí)材料員也可以在材料存量，使用數等方面更加直觀(guān)地了解情況，遇到各種問(wèn)題可以很容易地找到問(wèn)題原因，提醒項目經(jīng)理。對于施工員，就要求他們在工作中，事先都要有周密的安排，不能沒(méi)有計劃地工作，提升工作質(zhì)量，不然同樣的工作有的需要的材料不同，就可以在工作中找出需要提高的地方，這對于施工員的成長(cháng)至關(guān)重要。項目管理系統就是要不斷幫助施工員解決問(wèn)題，是一個(gè)發(fā)現問(wèn)題、尋找原因、修正錯誤的循環(huán)往復的過(guò)程。

　�、奘┕と蝿�(wù)書(shū)：施工任務(wù)書(shū)是項目管理中重要的組成部分，是對施工計劃和完成情況的主要記錄資料。在生成施工任務(wù)書(shū)前，我們必須有完成的分包合同基本信息、工程項目分包申請表、班組信息登記表。與通過(guò)手工填寫(xiě)施工任務(wù)書(shū)不同，施工員只須選擇相應的分部分項、班組信息、單位工程等。通過(guò)交換數據項目管理系統由預算和計劃自動(dòng)生成施工任務(wù)書(shū)。這樣就避免了因數據不清或遺漏疏忽造成的錯誤，也防止了施工完成后再補填施工任務(wù)書(shū)的情況出現。

　　施工任務(wù)書(shū)生成后可以保存及打印以備所需，在實(shí)際施工完成后，再次打開(kāi)相關(guān)的施工任務(wù)書(shū)，將實(shí)際施工量填入并提交，其中的數據就會(huì )自動(dòng)地與預算和材料庫存等內容進(jìn)行數據交換，清楚地記載下施工工程進(jìn)行的實(shí)際情況。

　　2.2.2 系統支線(xiàn)管理流程

　　以上幾個(gè)部分是項目管理系統中的主要管理流程，這個(gè)流程中交錯使用到了系統中的合同管理、勞動(dòng)力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算6個(gè)主要部分。它們是項目管理中使用最多最重要的部分，其相互之間存在著(zhù)緊密的數據關(guān)系，是成本控制的關(guān)鍵。其他的部分功能如下：

　　成本管理：在成本管理中通過(guò)錄入個(gè)別基本信息后結合項目實(shí)際發(fā)生成本的各種數據表單可以清楚直觀(guān)地描述項目成本的管理情況。

　　工程資料管理：提供了各類(lèi)工程中所需要用到的表單、文件、資料格式等，方便生成這些文件和資料。

　　安全管理：記錄了詳實(shí)的安全管理資料和實(shí)例，為項目安全工作提供了參考和依據。

　　質(zhì)量管理：提供了大量的項目質(zhì)量方面文件的表單、資料，內容豐富，為項目質(zhì)量資料的生成提供了極大的方便。

　　進(jìn)度管理：該部分的功能與MS PROJECT軟件類(lèi)似。這些項目常用的軟件工具為從事相關(guān)工作的人員提供了極大的便利。

　　2.3 項目信息化試點(diǎn)情況

　　由于在項目上進(jìn)行推行信息化沒(méi)有成熟的經(jīng)驗，所以在軟件正式應用以前，我們先后在櫻花度假村等幾個(gè)項目部試點(diǎn)運行，在實(shí)際使用中測試系統的可用性，發(fā)現和解決存在的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)試用中項目的反饋情況，我們對系統的操作舒適性進(jìn)行了調整，包括：在保證系統特性不變的前提下，精簡(jiǎn)了一些較復雜的操作；根據項目施工的實(shí)際需要，在系統中添加了施工任務(wù)更改單；調整了系統的兼容性；進(jìn)一步完善系統資料庫等，完全能夠滿(mǎn)足實(shí)際項目施工管理的需要。

　　綜上所述，我們可以說(shuō)上安項目管理系統是以預算為基礎的，結合計算機技術(shù)和傳統管理制度，能有效進(jìn)行成本控制并提供項目工作便利的綜合性項目管理系統。借此系統，項目經(jīng)理和公司可以非常清晰明確地知道項目成本的動(dòng)態(tài)，并借此對項目動(dòng)態(tài)進(jìn)行分析和決策。明確的人員權責可以很好地監督和約束項目人員的工作，進(jìn)一步加強各方面的管理。一個(gè)熟練使用該系統的項目組就可以應對項目上所發(fā)生的大多數的工作要求并提供清晰的實(shí)際數據，能夠實(shí)際地提高項目的管理效率和成本控制水平，達到施工項目管理最主要的目的——“花最少的錢(qián)辦最大的事”。雖然目前系統本身仍然存在一些問(wèn)題。如：前期的分析工作不足以及對項目實(shí)際情況的考慮不充分；由于開(kāi)發(fā)中使用了部分成品軟件帶來(lái)的系統強壯性、兼容性問(wèn)題；系統操作的舒適性等。但是不可否認上安項目管理系統的開(kāi)發(fā)貫徹了最初的開(kāi)發(fā)思路，也已經(jīng)具備了對項目成本有效管理的能力。在試用期的完善過(guò)程中我們相信能夠解決存在的問(wèn)題，加強系統的舒適性和強壯性，盡快讓整個(gè)系統全面推行，提升我公司整體項目管理水平。

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