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    組織與管理考點(diǎn):工程項目溝通管理概述

    2014-11-14 13:58 來(lái)源:建設工程教育網(wǎng)整理
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    溝通就是信息的交流,是人際(或組織)之間傳遞和交流信息的過(guò)程。在工程項目管理中工程項目相關(guān)各方通過(guò)信息的交流和傳遞進(jìn)行溝通,建立人的思想和信息之間的聯(lián)系。溝通是工程項目管理的重要內容,它包括為了確保工程項目信息的合理收集和傳輸,保證相互動(dòng)作協(xié)調的一系列過(guò)程。

    項目所有各方的溝通可概括為兩大類(lèi):項目團隊內部的溝通和與團隊外部管理層和顧客進(jìn)行的溝通。

    (一)項目團隊內部的溝通

    項目團隊成員有四種主要的溝通要求:

    (1)責任。每一個(gè)項目成員都需要非常確切地知道他負責的是項目的哪一部分,與其他部分有哪些關(guān)聯(lián)。在明確任務(wù)分工時(shí),要進(jìn)行以下溝通:①解釋工作成果要求。一定要確保人們明確地知道他們應達成的工作成果,包括所有評判的標準。②明確所期望付出的努力以及工作期限??梢赃\用網(wǎng)絡(luò )圖很好地解釋個(gè)人的工作怎樣配合整個(gè)項目。③盡可能告知他們可能遇到的困難以及所需要的特別信息,為他們走向成功做好準備。④當面進(jìn)行工作任務(wù)的分配交接,留出充足酌時(shí)間進(jìn)行答疑和討論。

    (2)協(xié)作。在項目實(shí)施過(guò)程中,參與項目建設的各方相互依賴(lài)、相互協(xié)作、相互影響,通過(guò)實(shí)施過(guò)程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調工作,確保項目目標的順利實(shí)現。

    (3)決策要求。要通過(guò)溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實(shí)施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策,從而與相關(guān)決策保持高度一致性。

    (4)項目進(jìn)展情況。要通過(guò)溝通使項目成員了解項目進(jìn)展情況并跟上項目的進(jìn)展。同時(shí),如果項目經(jīng)理能安排時(shí)間會(huì )見(jiàn)團隊中的每一位成員,了解他們的個(gè)人工作進(jìn)展情況,以及他們所面臨的問(wèn)題,那么就能促使他們更有成效地工作。

    為了使項目按既定的軌道運作,需要定期召開(kāi)會(huì )議以共享信息并做出相應決策。項目情況會(huì )議依賴(lài)于一種共同參與的管理風(fēng)格,它建立在團隊成員對項目計劃共同參與的基礎上。一次富有成效的項目情況會(huì )議可以滿(mǎn)足項目團隊內的多種溝通需求,為項目管理人員提供如下機會(huì ):①提升團隊凝聚力;②將來(lái)自團隊外部的有關(guān)項目進(jìn)展信息通報給大家;③發(fā)現潛在問(wèn)題或就共同問(wèn)題的解決方法進(jìn)行溝通;④確保整個(gè)團隊共同分擔責任以達成所有的項目目標。

    (二)與管理層和顧客進(jìn)行溝通

    成功的項目管理人員可以滿(mǎn)足利害關(guān)系者的期望,在所有應得到滿(mǎn)足的利害關(guān)系者中,管理層和顧客應排在名單的最前面。項目管理人員應該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

    (1)誰(shuí)需要哪些信息,原因是什么;

    (2)他們需要信息的詳細程度如何,需要的頻率是多少;

    (3)當與管理層和顧客溝通時(shí),你的目標是什么,達成目標的最好媒介是什么。

    對上述問(wèn)題做出回答將有助于你和這些重要利害相關(guān)者的溝通,從他們那里獲得及時(shí)的決策和支持。與管理層和顧客就困難進(jìn)行溝通的最好方式就是,把事實(shí)呈現給他們。當項目延期或超出預算時(shí),問(wèn)題發(fā)現得越早就越容易解決。

    責任編輯:lwg
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