時(shí)間管理理論是個(gè)人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間。簡(jiǎn)而言之，時(shí)間管理的目標是掌握工作的重點(diǎn)，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。方法是通過(guò)良好的計劃和授權來(lái)完成這些工作。

　　時(shí)間管理的方法有一個(gè)演變的過(guò)程。最早的時(shí)間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類(lèi)的記錄來(lái)記下工作的重點(diǎn)。第二代的時(shí)間管理方法更注重計劃性，人們利用安排表、效率手冊以至于商務(wù)通等電子手段來(lái)安排工作事項。在時(shí)間管理的第三個(gè)階段，人們設立近期、中期和長(cháng)期的工作目標，根據不同的目標來(lái)分配各自的工作重點(diǎn)，安排工作時(shí)間�，F在已經(jīng)進(jìn)入了時(shí)間管理理論的時(shí)代。前幾代的時(shí)間管理注重完成工作的時(shí)間和工作量，而時(shí)間管理理論則更注重個(gè)人的管理，注重產(chǎn)能，關(guān)注完成的工作是否具有有用性。時(shí)間的帕金森定理表明工作會(huì )自動(dòng)地膨脹占滿(mǎn)所有可用的時(shí)間；80／20原則表明應該把最佳的時(shí)間用在最重要的時(shí)間上，所謂“好鋼用在刀刃上”。時(shí)間管理是企業(yè)的財富之源，“時(shí)間就是金錢(qián)”的觀(guān)念早已深人人心，而對于處在職場(chǎng)中的人來(lái)講，做好時(shí)間管理不僅意味著(zhù)豐厚的經(jīng)濟利益，更能令自己的事業(yè)突飛猛進(jìn)。保持焦點(diǎn)，一次只做一件事情，一個(gè)時(shí)期只有一個(gè)重點(diǎn)。聰明人要學(xué)會(huì )抓住重點(diǎn)，遠離瑣碎。

　　在實(shí)際工作中，浪費時(shí)間的癥狀主要表現為辦事拖拉、會(huì )議冗長(cháng)、不速之客闖入、電話(huà)干擾、經(jīng)常加班加點(diǎn)、窮于應付突發(fā)事件、上班漫談、聊天、交待不清，事情做錯、不敢拍板，等指示、不考慮事情過(guò)于復雜、主管事必躬親、完美主義辦事、不考慮輕重緩急、憑記憶辦事、主辦人員遲到、同樣的總是一而再、再而三地出現等。鑒于工作的壓力和外部的競爭狀況，有效地管理時(shí)間應注意如下幾點(diǎn)：

　　一、良好的習慣是一種個(gè)人競爭力

　　對工作事先作計劃。如每年年末作出下一年度工作規劃；每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末五作出下周工作計劃。養成記錄自己實(shí)際耗用時(shí)間的習慣，一般是當時(shí)作出記錄，不得已的情況下可事后回憶補記，盡量做到事前控制；應準備一個(gè)待辦事項清單、時(shí)間記錄本或效率手冊，以備分析檢查或查閱待辦事項；在辦公場(chǎng)所的掛歷、臺歷或記事本上，標注當天或預定工作計劃或約會(huì )，以備遺忘，也可在電腦系統或電子記事本設置發(fā)聲裝置以便及時(shí)提醒；設身處地考慮自己是否浪費別人時(shí)間，或對別人有無(wú)幫助，如情況消極應及時(shí)糾正。如一項工作別人或部下做得更好或更合適去做，則應及時(shí)轉交他人。根據個(gè)人生活規律，選擇每天精力最充沛、思想最集中的時(shí)間，去處理最重要的事情，達到事半功倍的效果�？朔�“辦事拖延”的鄙習，推行一種“限時(shí)辦事制”，規定在限定時(shí)間內（如4小時(shí)、8小時(shí)、當天）形成報告處理結果；將一些不太重要的事集中起來(lái)辦或聯(lián)辦。

　　現在就做（DOITJUSTNOW）。許多人習慣于“等候好情緒”，即花費很多時(shí)間以“進(jìn)入狀態(tài)”，卻不知狀態(tài)是干出來(lái)而非等出來(lái)的，最佳時(shí)機是需要把握的。請記住，栽一棵樹(shù)的最好的時(shí)間是20年前，第二個(gè)最好的時(shí)間是現在，手中的鳥(niǎo)比林中的鳥(niǎo)更有效。

　　學(xué)會(huì )說(shuō)“不”。計劃趕不上變化是經(jīng)常遇到的情況，確實(shí)有很多時(shí)候自己原本已安排好了計劃，但是經(jīng)常會(huì )臨時(shí)出現一些變化。例如，自己的主管要給自己加派新的任務(wù)，而如果自己接受了這個(gè)任務(wù)，那就會(huì )超負荷地運轉而影響自己的業(yè)績(jì)，也會(huì )影響公司的業(yè)績(jì)。在這種情況下，要學(xué)會(huì )恰當地拒絕，這是時(shí)間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕自己的上級要講究技巧，不宜直截了當，而要委婉，用讓上級覺(jué)得確實(shí)是合理的理由來(lái)拒絕這個(gè)新增派的任務(wù)。在絕大多數的情況下，上級是會(huì )有其它的安排來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題的。要學(xué)會(huì )限制時(shí)間，不僅是給自己，也是給別人。不要被無(wú)聊的人和無(wú)關(guān)重要的事纏住，也不要在不必要的地方逗留太久，不要將整塊的時(shí)間拆散。一個(gè)人只有學(xué)會(huì )說(shuō)“不”，他才會(huì )得到真正的自由。同時(shí)也要避開(kāi)高峰，如避免在高峰期乘車(chē)、購物、進(jìn)餐，可以節省許多時(shí)間。

　　時(shí)間價(jià)值觀(guān)念。避免“一分錢(qián)智慧幾小時(shí)愚蠢”的事例，如為省兩元錢(qián)而排半小時(shí)隊，為省兩毛錢(qián)而步行三站地等等，都是極不劃算的。對待時(shí)間，就要像對待經(jīng)營(yíng)一樣，時(shí)刻要有一個(gè)“成本和價(jià)值”的觀(guān)念，要注重時(shí)間的機會(huì )成本，使時(shí)間產(chǎn)生的價(jià)值最大化。

　　積極休閑。不同的休閑會(huì )帶來(lái)不同的結果。積極的休閑應該有利于身心的放松、精神的陶冶和人際的交流，有利于提高辦事效率；而且隨著(zhù)經(jīng)濟和生活水平的發(fā)展，一些休閑性的活動(dòng)也能放松性的解決問(wèn)題，如通過(guò)打高爾夫、網(wǎng)球等共同愛(ài)好來(lái)結識各界精英朋友也能提高辦事效率。

　　集腋成裘。生活中有許多零碎的時(shí)間很不為人注意，其實(shí)這些時(shí)間雖短，但卻可以充分利用起來(lái)做一些事情。比如等車(chē)的時(shí)間可以用來(lái)思考下一步的工作，翻翻報紙乃至記幾個(gè)單詞；運動(dòng)時(shí)可回想遇到困難的事會(huì )急待解決的事等等。在疲勞之前休息片刻，既避免了因過(guò)度疲勞導致的超時(shí)休息，又可使自己始終保持較好的“競技狀態(tài)”，從而大大提高工作效率。

　　擱置的哲學(xué)。不要固執于解決不了的問(wèn)題，可以把問(wèn)題記下來(lái)，讓潛意識和時(shí)間去解決它們。這就有點(diǎn)像踢足球，左路打不開(kāi)，就試試右路，總之，盡量不要“鉆牛角尖”。不要開(kāi)展無(wú)謂的爭論，不僅影響情緒和人際關(guān)系，而且還會(huì )浪費大量時(shí)間，到頭來(lái)還往注解決不了什么問(wèn)題。說(shuō)得越多，做得越少，聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時(shí)常常已走出了很遠的距離。

　　二、常用的時(shí)間管理工具

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　　關(guān)于計劃，時(shí)間管理的重點(diǎn)是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

　　待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)。避免遺忘、未完事項留待明日。

　　待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動(dòng)計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

　　待辦單的使用注意：每天在固定時(shí)間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項，每天堅持。

　　每年年末作出下一年度工作規劃；每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末五作出下周工作計劃

　�。ǘ�）時(shí)間“四象限”法

　　究竟什么占據了人們的時(shí)間？這是一個(gè)經(jīng)常令人困惑的問(wèn)題。著(zhù)名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶(hù)投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等）、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、新的機會(huì )、人員培訓、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話(huà)鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門(mén)會(huì )議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無(wú)聊的信件、個(gè)人的愛(ài)好等）。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀(guān)念是應有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時(shí)候往往有機會(huì )去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒(méi)有及時(shí)地去做，隨著(zhù)時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時(shí)間才不會(huì )被別人所占據，從而有效地開(kāi)展工作。

　�。ㄈ�）有效的時(shí)間管理

　　美國管理學(xué)者P.F.Drucker認為，有效的時(shí)間管理主要是記錄自己的時(shí)間，以認清時(shí)間耗在什么地方；管理自己的時(shí)間，設法減少非生產(chǎn)性工作的時(shí)間；集中自己的時(shí)間，由零星而集中，成為連續性的時(shí)間段。

　�。ㄋ模�時(shí)間ABC分類(lèi)法

　　將自己工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類(lèi)；安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時(shí)間和占用百分比；在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間；每日計劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對比，分析時(shí)間運用效率；重新調整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。

　�。ㄎ澹┛紤]不確定性

　　在時(shí)間管理的過(guò)程中，還需應付意外的不確定性事件，因為計劃沒(méi)有變化快，需為意外事件留時(shí)間。有三個(gè)預防此類(lèi)事件發(fā)生的方法：第一是為每件計劃都留有多余的預備時(shí)間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這并非不可能，事實(shí)上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時(shí)間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過(guò)將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。

　　在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時(shí)間。工作是無(wú)限的，時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財富。沒(méi)有時(shí)間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時(shí)間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，時(shí)間就是潛在的資本。充分合理地利用每個(gè)可利用的時(shí)間，壓縮時(shí)間的流程，使時(shí)間價(jià)值最大化。