一、資料的收集：

　　1、設立檔案室，采取系統化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進(jìn)行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內容豐富的原則，根據實(shí)體資料和信息資料的內容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來(lái)源渠道。從時(shí)間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構成的方方面面，大到房屋本體、公共設施，小到一草一木都有詳細的資料收集。

　　二、資料分類(lèi)整理：

　　收集后的所有信息，統一由檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據檔案的來(lái)源、信息的內容、表現形式等特點(diǎn)進(jìn)行細分，做到條理清晰、分類(lèi)合理。

　　三、資料歸檔管理：

　　1、歸檔就是按照資料本身的內在規律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。采用多種形式的文檔存儲方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號、造冊、編輯并分柜保存，運用計算機等先進(jìn)的管理手段，盡可能地把各種形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

　　2、檔案的出室、入室都有嚴格的規定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出；入室時(shí)，須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關(guān)人員的責任，檔案管理人員需要及時(shí)收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　3、檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。

　　四、檔案的運用：

　　采用先進(jìn)的檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò )系統，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。

　　1、外部網(wǎng)：與公司總部、廣大業(yè)主以進(jìn)外部相關(guān)聯(lián)單位進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，所有管理資料如住戶(hù)資料、裝修資料、財務(wù)狀況等，隨時(shí)可以查閱調用，便于工作監督、檢查和聯(lián)系。

　　2、內部網(wǎng)：管理處內部室聯(lián)網(wǎng)，運用現代化辦公手段和設施，對文件進(jìn)行分級管理、分層使用。