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　　當我們打電話(huà)給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì )很愉快，使雙方對話(huà)能順利展開(kāi)，對該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì )給對方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住，接電話(huà)時(shí)，應有“我代表企業(yè)形象”的意識。

　�。ǘ�）帶著(zhù)喜悅的心情

　　打電話(huà)時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見(jiàn)你，但是也會(huì )被你歡快的語(yǔ)調所感染，對你留下極佳的印象。面部表情會(huì )影響聲音的變化，所以即使是在電話(huà)中，也要抱著(zhù)“對方看著(zhù)我”的心態(tài)去應對。

　�。ㄈ�）端正自己的坐姿

　　打電話(huà)過(guò)程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候，彎著(zhù)腰躺在椅子上，對方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的；若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì )親切悅耳，充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí)，即使看不見(jiàn)對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　�。ㄋ模┭杆贉蚀_地接聽(tīng)

　　現代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì )有兩三部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應準確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約3秒種，若長(cháng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時(shí)心里會(huì )十分急躁，對你的單位留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠，而附近也沒(méi)有其他人時(shí)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，我們應該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應該擁有的，這樣的習慣是每個(gè)辦公室工作人員都應該養成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應該先向對方道歉，若電話(huà)響了許久，接起電話(huà)只是“喂”了一聲，對方會(huì )十分不滿(mǎn)，會(huì )給對方留下不好的印象。

　�。ㄎ澹┱J真清楚地記錄

　　隨時(shí)牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指：When（何時(shí)）Who（何人）Where（何地）What（何事）Why（為什么）和HOW（如何進(jìn)行）在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話(huà)，接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，這有賴(lài)于5W1H技巧。

　�。�六）了解來(lái)電的目的

　　上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，也切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能地問(wèn)清事由，避免誤事。我們首先應了解對方來(lái)電的目的，即便自己無(wú)法處理，也應認真記錄下來(lái)，委婉地探求對方來(lái)電目的，不但可以不誤事而且贏(yíng)得對方的好感。

　�。ㄆ撸�掛電話(huà)前的禮貌

　　要結束電話(huà)交談時(shí)，一般應當由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。

　　●這樣接打電話(huà)能使工作更順利

　�。ㄒ唬┻t到、請假由自己打電話(huà)；

　�。ǘ�）外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系；

　�。ㄈ�）外出辦事應告知去處及電話(huà)；

　�。ㄋ模┭诱`拜訪(fǎng)時(shí)間應事先與對方聯(lián)絡(luò )；

　�。ㄎ澹┯脗髡鏅C傳送文件后，以電話(huà)聯(lián)絡(luò )；

　�。�六）同事家中電話(huà)不要輕易告訴別人；

　�。ㄆ撸┙栌脛e家單位電話(huà)應注意。借用別家單位電話(huà)，一般不要超過(guò)十分鐘。遇特殊情況，非得長(cháng)時(shí)間接打電話(huà)時(shí)，應先征求對方的同意和諒解。

　　向電話(huà)微笑

　　我們忘記了打電話(huà)的時(shí)候向電話(huà)微笑。難道我們瘋了嗎？為什么要向電話(huà)微笑呢？對方是不可能從他的電話(huà)中看見(jiàn)我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢，可是對方從電話(huà)中聽(tīng)到我們的聲音也許是平淡的、呆板的，甚至是不愉快的。

　　所以，我們打電話(huà)時(shí)第一件事，就是用聲調，表達出你友誼的微笑來(lái)。正是因為對方不能從電話(huà)中看見(jiàn)你的笑容，所以你的聲調就要負起全部的責任來(lái)。你的聲調要充滿(mǎn)笑意。比

　　平時(shí)高興的時(shí)候更多的笑意。

　　你的聲調有笑意嗎？有溫暖嗎？你自己對照一下吧。若沒(méi)有，就得加以訓練，使你能把你的友好與真誠灌進(jìn)你的聲調中去。

　　許多人忽略了聲音通過(guò)電話(huà)后音調變了�，F在最好的電話(huà)也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對方。因此，你在電話(huà)中談話(huà)，不能完全根據你平時(shí)說(shuō)話(huà)的習慣。你要有一種特殊的適合于打電話(huà)的節奏與速度，你的音量也要加以調整，太輕太重都使對方聽(tīng)起來(lái)不清晰。

　　一般來(lái)說(shuō)，你的嘴要正對著(zhù)話(huà)筒，咬字要清楚，一個(gè)字、一個(gè)字地說(shuō)。數目、時(shí)間、日期、地點(diǎn)等等，要特別注意，最好能重復一遍，并且確知對方已經(jīng)完全聽(tīng)清楚了。

　　此外，你在電話(huà)中談話(huà)要盡可能地簡(jiǎn)短，因為電話(huà)同時(shí)只能容兩個(gè)人談話(huà)，在你跟這個(gè)朋友談得太久的時(shí)候，可能另一個(gè)朋友打電話(huà)找你老打不通，甚至，誤了一件重要的事情。所以，只有在必要的時(shí)候才打電話(huà)，在打電話(huà)的時(shí)候，只講重要的事情，這也是我們應該注意的要點(diǎn)。