1、 工地（地盤(pán)）會(huì )議記錄和有關(guān)工程的來(lái)往信件，都必須全部保存妥當，直到合同全部履行完畢、所有索賠項目獲得解決為止。

　　2、 各種施工進(jìn)度表，包括業(yè)主代表和分包編制的進(jìn)度表。

　　3、 施工備忘錄（日記），在施工中發(fā)生影響工期和索賠有關(guān)的事項，都要及時(shí)做好記錄。按年月日順序號存檔，以便查找。

　　4、 做好建筑師和工程師的口頭指示記錄，及時(shí)以書(shū)面形式報告建筑師予以承認。將他們的書(shū)面指示按年月日順序編號存檔。

　　5、 工程照片需有專(zhuān)人管理，照片都應標明拍攝的日期，最好購買(mǎi)帶有日期的相機。將照片按工程進(jìn)度整理編排。

　　6、 收集記錄每天的氣象報告和實(shí)際氣候情況。

　　7、 整理保存工人和雇員的工資與薪金單據、材料物資購買(mǎi)單據，按年月日編號歸檔。

　　8、 完整的工程會(huì )計資料，包括工卡，人工分配表、注銷(xiāo)工資薪金支票、材料購買(mǎi)定貸單、收訖發(fā)票、收款票據、帳目及有關(guān)圖表、財務(wù)信件、經(jīng)會(huì )計師核證的財務(wù)決算表等。

　　9、 所有的合同標書(shū)文件、合約圖紙、修改增加圖紙、計劃工程進(jìn)度表、人工日報表、材料設備進(jìn)場(chǎng)報表及帳單（工程付款單）等需歸類(lèi)保存入檔。

　　以上九項資料是施工索賠的原始依據，承包商必須重視做好，否則，索賠無(wú)依據，一切都是空談。