五、建設工程監理文件檔案資料管理（P38～46）

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO監理文件檔案資料的傳遞流程

　　首先，在監理組織內部，所有文件檔案資料都必須先送交信息管理部門(mén)；其次，在監理組織外部，在發(fā)送或接收建設單位、設計單位、施工單位、材料供應單位及其他單位的文件檔案資料時(shí)，也應由信息管理部門(mén)負責進(jìn)行。

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　　1.監理文件檔案資料收文與登記

　　所有收文應在收文登記表上進(jìn)行登記，應記錄文件名稱(chēng)、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位（部門(mén)）、文件編號以及收文日期，必要時(shí)應注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項目監理部負責收文人員簽字。

　　不得以蓋章和打印代替手寫(xiě)簽認。

　　有關(guān)工程建設照片及聲像資料等應注明拍攝日期及所反映工程建設部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監或由其授權的監理工程師進(jìn)行處理，重要文件內容應在監理日記中記錄。

　　2.監理文件檔案資料傳閱與登記

　　由建設工程項目監理部總監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。

　　3.監理文件資料發(fā)文與登記

　　發(fā)文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名，并加蓋項目監理部圖章。

　　所有發(fā)文按監理信息資料分類(lèi)和編碼要求進(jìn)行分類(lèi)編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內容包括：文件資料的分類(lèi)編碼、發(fā)文文件名稱(chēng)、摘要信息、接收文件的單位（部門(mén)）名稱(chēng)、發(fā)文日期（強調時(shí)效性的文件應注明發(fā)文的具體時(shí)間）。

　　4.監理文件檔案資料分類(lèi)存放

　　監理信息的分類(lèi)可按照本部分內容定出框架，同時(shí)應考慮所監理工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及質(zhì)量驗收工作程序并結合自身監理業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展情況進(jìn)行分類(lèi)的編排。

　　5.監理文件檔案資料歸檔

　　監理文件檔案資料的歸檔保存中應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

　　按照現行《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001），監理文件有10大類(lèi)27個(gè)，要求在不同的單位歸檔保存。10大類(lèi)資料分別為：

　?。?）監理規劃有關(guān)資料；

　?。?）監理月報中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題；

　?。?）監理會(huì )議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題；

　?。?）進(jìn)度控制有關(guān)資料；

　?。?）質(zhì)量控制有關(guān)資料；

　?。?）造價(jià)控制有關(guān)資料；

　?。?）分包資質(zhì)有關(guān)資料；

　?。?）監理通知有關(guān)資料；

　?。?）合同與其他事項管理有關(guān)資料；有關(guān)資料

　?。?0）監理工作總結有關(guān)資料。

　　注意：要求考生對書(shū)上列舉的建設單位、監理單位、城建檔案管理部門(mén)關(guān)于監理文件的保存期限加以記憶。

　　6．監理文件歸檔資料借閱、更改與作廢

　　項目監理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門(mén)等單位確有需要，應經(jīng)過(guò)總監理工程師或其授權的監理工程師同意，并在信息管理部門(mén)辦理借閱手續。

　　監理文件檔案的更改應由原制定部門(mén)相應責任人執行，涉及審批程序的，由原審批責任人執行。

　　文件檔案換發(fā)新版時(shí)，應由信息管理部門(mén)負責將原版本收回作廢。

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