一、制訂辦法，規范資料的編制與管理

　　多數工程竣工資料的整理常常落后于主體工程的進(jìn)度，這主要因為：一是業(yè)主、監理和施工單位平時(shí)不重視資料的管理，往往在工程臨近結束時(shí)才開(kāi)始整理；二是各單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書(shū)檔案管理模式，工程臨近結束時(shí)集中整理較為困難；三是工程實(shí)施過(guò)程中專(zhuān)業(yè)化施工隊伍調動(dòng)頻繁，一旦缺少資料不易整理齊全；四是工程技術(shù)人員、檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉，內業(yè)資料整理過(guò)程中返工現象經(jīng)常出現。為了避免上述問(wèn)題的產(chǎn)生，業(yè)主應在項目立項后就著(zhù)手制訂資料的編制與管理辦法，辦法制訂的越詳細，操作性也就越強，才能達到竣工資料編制規范齊全的要求。在辦法中應對竣工資料的歸檔內容、編制要求、資料收集整理的責任單位做出詳細的規定，使各參建單位一開(kāi)始就清楚在資料的編制與管理方面自己應做哪些工作，如何去做。

　　二、建立資料管理網(wǎng)絡(luò )

　　從項目立項開(kāi)始，業(yè)主就應成立以項目法人代表為主的資料管理領(lǐng)導小組。隨著(zhù)工　　程進(jìn)展，將設計、施工和監理單位本項目負責人也納入領(lǐng)導小組之內。各單位并配備專(zhuān)職檔案管理人員，具體負責資料的收集、整理和歸檔工作。特別是施工階段，時(shí)間跨度大，形成的資料多，在施工隊、班組中也應設兼職資料管理員，使資料管理形成網(wǎng)絡(luò )。

　　在項目實(shí)施過(guò)程中，領(lǐng)導小組要履行事前指導、中間檢查、最后把關(guān)的職責。對一些好的做法和經(jīng)驗及時(shí)進(jìn)行推廣、交流，互相取長(cháng)補短，使建立起的管理網(wǎng)絡(luò )處于積極的工作狀態(tài)，使工作水平不斷提高。

　　三、組織專(zhuān)題培訓，提高資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　在項目實(shí)施過(guò)程中，雖然制訂了編制與管理辦法，但由于從事資料管理的人員業(yè)務(wù)水平不一，對管理辦法的規定、要求認識也不一致。甚至有些人員從未參與過(guò)竣工資料的編制工作，對如何組卷、裝訂，總覺(jué)得“形象”不起來(lái)，無(wú)從下手。在開(kāi)工之初必須對資料管理人員進(jìn)行培訓，結合實(shí)物對資料的編制內容、要求進(jìn)行講解，使管理人員明白如何做，為什么這樣做，只有資料管理人員業(yè)務(wù)水平提高了，才能更好地做好資料的編制與管理工作。

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