2.1　符合性

　　質(zhì)量體系文件必須做到以下兩個(gè)符合性：

　?。?） 符合企業(yè)的質(zhì)量方針和目標；

　?。?） 符合所選質(zhì)量保證模式標準的要求。

　　這兩個(gè)符合性，也是質(zhì)量體系認證的基本要求。

　　2.2　確定性

　　在描述任何質(zhì)量活動(dòng)過(guò)程時(shí)，必須使其具有確定性。即何時(shí)、何地，由誰(shuí)，依據什么文件，怎么做及應保留什么記錄等必須加以明確規定，排除人為的隨意性。只有這樣才能保證過(guò)程的一致性，才能保障產(chǎn)品質(zhì)量的穩定性。

　　2.3　相容性

　　各種與質(zhì)量體系有關(guān)的文件之間，應保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調一致不產(chǎn)生矛盾，而且要各自為實(shí)現總目標承擔好相應的任務(wù)。從質(zhì)量策劃開(kāi)始就應當考慮保持文件的相容性。

　　2.4　可操作性

　　質(zhì)量體系文件都必須符合企業(yè)的客觀(guān)實(shí)際，具有可操作性。這是文件得以有效貫徹實(shí)施的重要前提。因此，應該做到編寫(xiě)人員深入實(shí)際進(jìn)行調查研究，使用人員及時(shí)反饋使用中存在的問(wèn)題，力求盡快改進(jìn)和完善，確保文件可以操作且行之有效。

　　2.5　系統性

　　質(zhì)量體系本應是一個(gè)由組織結構、程序、過(guò)程和資源構成的有機的整體。而在體系文件編寫(xiě)的過(guò)程中，由于要素及部門(mén)人員的分工不同，側重點(diǎn)不同及其局限性，保持全局的系統性較為困難。因此，應該站在系統高度，著(zhù)重搞清每個(gè)程序在體系中的作用，其輸入、輸出與其他程序之間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。此外，文件之間的支撐關(guān)系必須清晰：質(zhì)量體系程序要支撐質(zhì)量手冊，即對質(zhì)量手冊提出的各種管理要求都有交待、有控制的安排。作業(yè)文件也應如此支撐質(zhì)量體系程序。

　　2.6　簡(jiǎn)化

　　簡(jiǎn)化可獲得如下效果：

　?。?） 節??；

　?。?） 減少差錯；

　?。?） 降低人員素質(zhì)和培訓要求。

　　在市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，人員的流動(dòng)性增加，簡(jiǎn)化的效果更明顯。一個(gè)簡(jiǎn)化的系統（過(guò)程）是更為可靠的系統（過(guò)程）。

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