運用ERP系統為政府采購資金的集中管理與控制提供強力保障，實(shí)行在采購資金集中管理的事前預警、事中過(guò)程跟蹤、實(shí)時(shí)監控、定期分析評價(jià)以及對未來(lái)采購資金支出流的預測等方面將發(fā)揮積極的作用。

　　ERP系統對政府采購資金集中管理的預先審核與預警

　　在ERP系統管理中首先體現在對采購財務(wù)的集中權管理，包括應付采購款項、采購工程、貨物和服務(wù)以及采購庫存資金的管理，同時(shí)可以編制采購資金滾動(dòng)預算，并通過(guò)系統程序自動(dòng)控制。

　　集中采購機構或采購代理機構可以通過(guò)ERP系統的全面采購資金預算功能設置統一控制標準，把采購資金的流向風(fēng)險控制在事前預測階段。

　　采購資金預算、計劃或目錄的預先審核。ERP系統通過(guò)做報價(jià)單自動(dòng)生成采購申請單，采購訂單直接引用采購申請，同時(shí)通過(guò)報價(jià)單系統自動(dòng)生成采購預算、采購計劃、采購目錄預審核表，內容包括采購業(yè)務(wù)需要資金控制的各個(gè)方面，如采購付款條款、資金支出額度、供應商信用等級等，采購人可通過(guò)相關(guān)信息和指標的計算綜合判斷是否通過(guò)審核。

　　對供應商的信用進(jìn)行預警式控制。在ERP系統中創(chuàng )建通過(guò)預審采購支出資金額之后，系統通過(guò)應付帳款管理實(shí)現信用控制。

　　對采購費用支出實(shí)行預警控制。通過(guò)成立采購成本預測中心控制模塊，實(shí)現對采購費用支出的實(shí)時(shí)控制，將實(shí)際發(fā)生數和各成本中心的總費用預算進(jìn)行對比，支出如微量（屬于小數點(diǎn)范圍內的個(gè)位值）超預算，系統會(huì )亮黃燈警告，如嚴重超預算系統會(huì )亮紅燈禁止通過(guò)（不能進(jìn)行采購資金的結算）。

　　通過(guò)以上這種預警功能，ERP系統可以嚴格控制采購超費用預算的情況，預警解除需要追加預算或調整預算來(lái)實(shí)現（系統還可以對采購成本或采購效能范圍內的實(shí)時(shí)生成實(shí)際與預算對比報表）。

　　對采購預付款實(shí)施預警控制。通過(guò)ERP系統的創(chuàng )建，可促使采購訂單及時(shí)查詢(xún)是否收貨和收到發(fā)票，發(fā)票校驗后自動(dòng)生成應付采購帳款。如果采購付款超出原采購訂單金額，系統會(huì )自動(dòng)彈出窗口或橫條提示超過(guò)采購訂單（采購合同、采購簽約）金額或預先設定的相應的供應商預算額度。

　　采購庫存量的高低位預警控制。ERP系統內設有安全的庫存量，可以定義理想高位庫存數量和金額，并通過(guò)開(kāi)發(fā)報表實(shí)現的預警功能自動(dòng)提示存貨的短缺、超儲和超時(shí)庫存等異常狀況：如果超過(guò)警戒線(xiàn)，系統會(huì )自動(dòng)報警；如果低于安全庫存量，會(huì )自動(dòng)生成采購計劃、采購目錄，從而準確判斷采購的需求提前量、預留庫存量以及可用庫存量，最大限度地減少采購庫存資金占有率。

　　ERP系統與網(wǎng)上庫、行的無(wú)縫對接和實(shí)現定時(shí)查詢(xún)及監控

　　與網(wǎng)上庫、行無(wú)縫對接，通過(guò)網(wǎng)上庫、行、采互聯(lián)接口，能使政府采購的ERP系統實(shí)現實(shí)時(shí)查詢(xún)帳戶(hù)余額、實(shí)時(shí)網(wǎng)上資金劃轉、網(wǎng)上支付采購款項（庫、銀、采聯(lián)通）等功能。

　　當采購人與供應商簽訂的采購合同以預支付方式支付款項時(shí)，國庫集中支付中心在審核付款單據時(shí)，也需要查看采購訂單的狀況。

　　網(wǎng)上支付采購款項，訂貨部門(mén)或單位可通過(guò)ERP系統在線(xiàn)交付款申請，國庫集中支付中心對票據進(jìn)行校驗，系統通過(guò)采購訂單號碼直接查找到供應商，依照采購訂單行項目，按批次付款，按合同號清理應付采購帳款。

　　在支付采購貨款的同時(shí)與銀行系統對接，從網(wǎng)上銀行支付給供應商。

　　網(wǎng)上支付采購費用。采購人在申報采購費用時(shí)，經(jīng)政府采購監管部門(mén)、采購人授權后從網(wǎng)上庫、行自動(dòng)劃拔采購費用款（費用支付收椐可從庫存、行處拿到）。

　　實(shí)時(shí)采購資金拔付查詢(xún)和監控狀況。采購人統一開(kāi)設采購款項專(zhuān)用庫、行帳戶(hù)，對資金進(jìn)行集中管理和監控。在ERP系統中可以實(shí)時(shí)查詢(xún)采購部門(mén)或單位的各個(gè)銀行存款帳戶(hù)余額，掌握各類(lèi)采購資金的來(lái)龍去脈。

　　ERP系還可支持國庫集中支付中心或采購人進(jìn)行自動(dòng)對帳，及時(shí)處理采購預算資金、采購支出資金和已付資金（費用）的在線(xiàn)操作實(shí)時(shí)過(guò)帳。

　　ERP系統對采購資金信息的過(guò)程跟蹤與定期分析評價(jià)

　　對采購付款環(huán)節實(shí)時(shí)過(guò)程跟蹤。ERP系統應付帳款明細帳中，以綠燈表示帳目已經(jīng)被清理狀態(tài)，紅燈表示沒(méi)有被清理，且只要看看紅燈狀態(tài)的凈值到期日就一目了然：紅色閃電表示該筆應付采購款項已經(jīng)過(guò)期，白色日歷表示該筆應付采購帳款未到期，黃色的燈閃表示該筆應付款已經(jīng)到期，這些符號更直接反映了采購應付款的直觀(guān)情況，更便于對采購資金去向的監管。

　　對采購付款環(huán)節實(shí)時(shí)過(guò)程跟蹤。通過(guò)ERP系統的報價(jià)單會(huì )自動(dòng)生成采購申請，采購人訂貨時(shí)創(chuàng )建的采購訂單時(shí)可引用采購申請，實(shí)現在ERP系統的采購訂單中就可以查到物貨的供給情況。

　　ERP系統還可以實(shí)時(shí)查詢(xún)應付款計劃，再按合同規定的付款期限和條件給供應商付款。無(wú)論是在某個(gè)供應商的明細帳中，還是在某個(gè)采購訂單中，或是在工程類(lèi)采購物料的單椐流中，只要知道一個(gè)信息即可查詢(xún)到系統中相關(guān)的所有信息并按不同字段對信息進(jìn)行篩選、查詢(xún)、分析和評價(jià)。

　　ERP系統可定期生成采購資金付出的情況表，使政府采購監管部門(mén)、采購人等及時(shí)知曉采購庫存量和資金的流向等情況。

　　采購人可按預算進(jìn)行預付貨款和應付帳款在ERP系統中實(shí)時(shí)更新，在采購付款計劃表中既可查看采購匯總金額，也可查看到某個(gè)供應商或工程類(lèi)供物料的采購訂單行項目的付款情況。