設備采購工作以建立組織開(kāi)始，經(jīng)采買(mǎi)、催交、檢驗、直到最后一批產(chǎn)品通過(guò)檢驗為止，是項目管理的核心之一。通常將設備采購管理分為三個(gè)階段，即準備階段、實(shí)施階段和收尾階段。不同的階段側重點(diǎn)不同。

　?。ㄒ唬蕚潆A段

　　主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場(chǎng)、確定采購策略和編制采購計劃。

　　1.建立組織

　?。?）成立采購小組，執行設備采購程序。根據設備的采購難度、設備技術(shù)的復雜程度、預估的資金占用量的大小、設備的重要程度及各個(gè)采辦單位的組織機構的不同，成立的組織也各不相同，國內最常見(jiàn)的是成立設備采購小組。其特點(diǎn)是：暫時(shí)性、靈活性、針對性。由于是針對特定的設備成立的采購小組，采購小組目標明確，分工清晰，任務(wù)落實(shí)，往往有較高的功效。

　?。?）設備采購小組的采買(mǎi)行為應符合《中華人民共和國招投標法》的要求。

　　2.需求分析、熟悉市場(chǎng)、

　?。?）對擬采購的設備的技術(shù)水平、制造難度、特殊的檢查儀表或器材要求、第三方監督檢查要求（如果合同有要求的話(huà)）、對監造人員的特殊要求、售后服務(wù)的要求等方面做一個(gè)全面、細致的分析。

　?。?）調查市場(chǎng)情況，重點(diǎn)調查原材料的供給情況、有類(lèi)似設備的制造業(yè)績(jì)的廠(chǎng)商情況、潛在廠(chǎng)商的任務(wù)飽和度、類(lèi)似設備的市場(chǎng)價(jià)格或計價(jià)方式、類(lèi)似設備的加工周期、不同的運輸方式的費用情況等。

　　3.確定采購方式和策略

　　通過(guò)需求分析，在對潛在供貨商的調查的基礎上，結合項目的總體目標和設備的具體特性，確定采購方式和策略。

　?。?）對潛在供貨商的要求

　　1）能力調查。調查供貨商的技術(shù)水平；調查供貨商生產(chǎn)能力，了解供貨商的生產(chǎn)周期。

　　2）地理位置調查。調查潛在供貨商的分布，分析供貨商的地理位置、交通運輸對交貨期的影響程度。例如超大型設備的制造和運輸，若供貨商的制造基地遠離港口，就很難滿(mǎn)足采購方整體到貨的要求。若大宗設備在西北制造，項目所在地地處南方，則運輸周期和費用都會(huì )大大降低該供貨商中標的概率。

　?。?）確定采購策略

　　在完成需求分析和市場(chǎng)調查的基礎上，確定采購策略：即采用公開(kāi)招標、邀請報價(jià)還是單獨合同談判的方式進(jìn)行采購。

　　1）對于市場(chǎng)通用產(chǎn)品、沒(méi)有特殊技術(shù)要求、標的金額較大、市場(chǎng)競爭激烈的大宗設備、永久設備應采用公開(kāi)招標的方式；

　　2）對于擬采購的標的物數量較少、價(jià)值較小、制造高度專(zhuān)業(yè)化的情況，可以采用邀請報價(jià)的方式；

　　3）對于擁有專(zhuān)利技術(shù)的設備、為使采購的設備與原有設備配套而新增購的設備、負責工藝設計者為保證達到特定的工藝性能或質(zhì)量要求而提出的特定供貨商提供的設備、特

　　殊條件下（如搶修）為了避免時(shí)間延誤而造成更多花費的設備，宜采用單獨合同談判的方式。

　　4.編制采購計劃

　?。?）設備采購計劃的主要內容：設備名稱(chēng)（包括附件、備件）；型號、規格、數量、預計單價(jià)；技術(shù)質(zhì)量標準。

　?。?）設備采購過(guò)程的里程碑計劃。設備采購應服務(wù)于項目的總體計劃。設備采購計劃應結合項目的總體進(jìn)度計劃、施工計劃、資金計劃進(jìn)行編制，避免盲目性。

　　例如：根據項目的總體進(jìn)度安排，反推設備采購的招標里程碑、訂單里程碑、監造計劃、檢驗運輸里程碑等，以保證設備能按項目的總體進(jìn)度計劃到達項目指定的地點(diǎn)。

　?。ǘ?shí)施階段

　　主要工作包括接收請購文件、確定合格供應商、招標或詢(xún)價(jià)、報價(jià)評審或評標定標、召開(kāi)供應商協(xié)調會(huì )、簽訂合同、調整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運輸等。

　?。ㄈ┦瘴搽A段

　　主要工作有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結等。