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索賠的主要依據是合同文件及工程項目資料，資料不完整，監理工程師難以正確處理索賠。一般情況下，承包方為便于向業(yè)主進(jìn)行索賠，都保存有一套完整的工程項目資料，而監理工程師也應保存自己的一套有關(guān)詳細記錄。這樣，監理工程師可根據承包方提供的記錄及駐地監理工程師所做的記錄作出裁決，避免了各執其詞，相互扯皮。

1、監理工程師要求承包方提供的記錄

1）施工方面記錄：包括施工日志、施工檢查員的報告、逐月分項記錄、施工工長(cháng)日報、每日工時(shí)記錄、同監理工程師的往來(lái)通信及文件、施工進(jìn)度特殊問(wèn)題照片、會(huì )議記錄或紀要、施工圖紙、同監理工程師或業(yè)主的電話(huà)記錄、投標時(shí)的施工進(jìn)度計劃、修正后的施工進(jìn)度計劃、施工質(zhì)量檢查驗收記錄、施工設備材料使用記錄。

2）財務(wù)方面記錄：包括施工進(jìn)度款支付申請單、工人勞動(dòng)計時(shí)卡、工人或雇用人員工資單、材料設備和配件等采購單、付款收據、收款收據、標書(shū)中財務(wù)部分的章節、工地的施工預算、工地開(kāi)支報告、會(huì )議日報表、會(huì )計總賬、批準的財務(wù)報告、會(huì )計來(lái)往信件及文件、通用貨幣匯率變化表。

根據索賠內容，還要準備上述資料范圍以外的證據。

2、監理工程師自己準備的資料

監理工程師準備的資料主要是監理工程師的施工記錄：

1）歷史記錄。包括工程進(jìn)度計劃及已完工程記錄，承包方的機具和人力，氣象報告，與承包方的洽談?dòng)涗?，工程變更令，以及其他影響工程的重大事項?/p>

2）工程量和財務(wù)記錄。包括監理工程師復核的所有工程量和付款的資料，如工程計量單、付款證書(shū)、計日工、變更令、各種費率價(jià)格的變化，現場(chǎng)的材料及設備的實(shí)驗報告等。

3）質(zhì)量記錄。包括有關(guān)工程質(zhì)量的所有資料以及對工程質(zhì)量有影響的其他資料。

4）竣工記錄。包括各單項工程、單位工程的竣工圖紙、竣工證書(shū)，對竣工部分的鑒定證書(shū)等。