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質(zhì)量管理體系是文件化的管理體系，應通過(guò)文件確定體系各方面的要求。將質(zhì)量管理體系文件化是質(zhì)量管理體系標準的基本要求，無(wú)論是出于認證需要還是出于管理需要，監理單位要貫徹實(shí)施質(zhì)量管理體系標準，就必須編制質(zhì)量管理體系文件。

根據質(zhì)量管理體系標準的要求，工程監理單位的質(zhì)量管理體系文件由三個(gè)層次的文件構成。第一層次：質(zhì)量手冊；第二層次：程序文件；第三層次：各種作業(yè)指導書(shū)、工作規程、質(zhì)量記錄等。

（1）質(zhì)量手冊。質(zhì)量手冊是監理單位內部質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件和行動(dòng)準則，應闡明監理單位的質(zhì)量方針，并描述其質(zhì)量管理體系的文件，它對質(zhì)量管理體系作出了系統、具體而又綱領(lǐng)性的闡述。

（2）程序文件。質(zhì)量手冊的支持性文件，是實(shí)施質(zhì)量管理體系要素的描述，它對所需要的各個(gè)職能部門(mén)的活動(dòng)規定了所需要的方法，在質(zhì)量手冊和作業(yè)文件間起承上啟下的作用。

（3）作業(yè)文件。程序文件的支持性文件，是對具體的作業(yè)活動(dòng)給出的指示性文件。

（4）質(zhì)量計劃。針對某一項目或合同而規定專(zhuān)門(mén)的質(zhì)量措施、資源和活動(dòng)順序的文件，在具體的監理項目上，項目監理機構可以單獨編制質(zhì)量計劃，也可以表現在監理項目的監理規劃或監理實(shí)施細則中。

（5）質(zhì)量記錄。用以記錄活動(dòng)的狀態(tài)和所達到的結果的文件。在監理項目上，質(zhì)量記錄將形成監理工作文件。