一、項目管理計劃及子計劃的基本概念及相應注意事項

　　計劃是任何一個(gè)組織成功的核心，它存在于組織各個(gè)層次的管理活動(dòng)中。管理者的首要職責就是做計劃。管理者要根據組織內外部的實(shí)際情況，通過(guò)科學(xué)的預測，確定在未來(lái)一定時(shí)期內組織所要達到的目標以及實(shí)現目標的行動(dòng)方案的過(guò)程。

　　項目管理九大知識領(lǐng)域中，幾乎每一個(gè)領(lǐng)域都涉及到項目管理計劃或其子計劃的規劃過(guò)程。主要包括項目管理計劃、范圍管理計劃、進(jìn)度管理計劃、費用管理計劃、質(zhì)量管理計劃、過(guò)程改進(jìn)計劃、人員配備管理計劃、溝通管理計劃、風(fēng)險管理計劃、采購管理計劃、合同管理計劃、項目驗收計劃等?，F在簡(jiǎn)要介紹一些這些計劃及應用時(shí)的注意事項。

　　1.項目管理計劃

　　項目管理計劃是項目的主計劃或稱(chēng)為總體計劃，它確定了執行、監控和結束項目的方式和方法，包括項目需要執行的過(guò)程、項目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性?xún)热?。項目管理計劃是其他各子計劃制訂的依據和基礎，它從整體上指導項目工作的有序進(jìn)行。

　　在初次制訂項目管理計劃時(shí)，由于各方面的信息還不十分明朗，因此項目經(jīng)理只需要從宏觀(guān)上把握住項目的主體管理思路，切記不能理想化而期望項目管理計劃一步到位。

　　2.范圍管理計劃

　　范圍管理計劃是項目管理團隊確定、記載、核實(shí)、管理和控制項目范圍的指南，需要包括如何制定詳細項目范圍說(shuō)明書(shū)、進(jìn)行范圍核實(shí)和范圍變更等內容。該計劃為后續范圍定義、制定工作分解結構、范圍核實(shí)和范圍控制等工作提供指導。實(shí)踐經(jīng)驗告訴我們，項目范圍管理計劃需要盡可能在其他子計劃之前制訂，因為它為其他子計劃的合理制訂提供基礎信息。

　　3.進(jìn)度管理計劃

　　進(jìn)度管理計劃中需要確定制定項目進(jìn)度表的格式與控制項目進(jìn)度的準則。該計劃為后續活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)資源估算、活動(dòng)歷時(shí)估算、制定進(jìn)度表和進(jìn)行進(jìn)度控制等工作提供指導。在制訂進(jìn)度管理計劃時(shí)，需要根據項目的實(shí)際情況，明確定義好進(jìn)度偏差的閾值，方便后續進(jìn)度控制和計劃的變更。

　　4.費用管理計劃

　　費用管理計劃中需要選定費用管理的模板，制定費用規劃、結構、估算、預算和控制的標準。包括費用估算精確等級、費用測量單位、費用偏差標準和費用報告格式等主要內容。該計劃為后續費用估算、費用預算和費用控制等工作提供指導。項目的費用管理與范圍管理、進(jìn)度管理、人力資源管理、風(fēng)險管理等息息相關(guān)，因此在制訂費用管理計劃時(shí)，需要綜合考慮范圍、進(jìn)度、人力資源、風(fēng)險等對費用管理及費用偏差閾值可能造成的影響。

　　5.質(zhì)量管理計劃

　　質(zhì)量管理計劃需要說(shuō)明項目管理團隊如何執行實(shí)施組織的質(zhì)量方針。該計劃為后續質(zhì)量保證、質(zhì)量控制和過(guò)程持續改進(jìn)等工作提供指導。質(zhì)量管理計劃貫穿于項目的始終（從啟動(dòng)到收尾），因此質(zhì)量管理計劃需要涵蓋項目前期的質(zhì)量工作，以保證先期決策的正確性和質(zhì)量標準的前后一致性。

　　6.過(guò)程改進(jìn)計劃

　　過(guò)程改進(jìn)計劃需要詳細分析過(guò)程分析的具體步驟，包括過(guò)程測量標準、過(guò)程改進(jìn)目標等內容。該計劃直接為項目過(guò)程改進(jìn)（通過(guò)質(zhì)量保證）提供指導，間接為組織過(guò)程改進(jìn)（通過(guò)經(jīng)驗和教訓）提供指導。過(guò)程持續改進(jìn)的目標是實(shí)現過(guò)程質(zhì)量改進(jìn)和項目質(zhì)量改進(jìn)，因此，項目經(jīng)理在進(jìn)行質(zhì)量規劃時(shí)需要非常重視過(guò)程改進(jìn)計劃的制訂。

　　7.人力資源配備管理計劃

　　人力資源配備管理計劃是規劃項目人力資源的獲取、使用、遣散安置等的文件。其主要內容是何時(shí)通過(guò)何種方式滿(mǎn)足項目人力資源的要求。該計劃為后續項目團隊組建、項目團隊建設、項目團隊管理等工作提供指導。項目經(jīng)理在制訂人力資源配備管理計劃時(shí)，需要認真分析項目的范圍、進(jìn)度等基本要求，結合項目實(shí)際情況進(jìn)行規劃，否則很容易導致計劃的人力資源不能滿(mǎn)足項目的需要或不能充分發(fā)揮他們的作用的現象。

　　8.溝通管理計劃

　　溝通管理計劃需要確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，主要內容包括什么人什么時(shí)候通過(guò)何種方式獲得何種項目信息。該計劃為后續信息發(fā)布、績(jì)效報告和項目利害關(guān)系者管理等工作提供指導。項目經(jīng)理制訂溝通管理計劃時(shí)，不但需要認真分析和記錄項目團隊外的利害關(guān)系者的信息與溝通需求，而且也需要分析和記錄項目團隊成員的信息和溝通需求。

　　9.風(fēng)險管理計劃

　　風(fēng)險管理計劃需要描述如何規劃、安排與實(shí)施項目風(fēng)險管理。該計劃為后續風(fēng)險識別、風(fēng)險定性分析、風(fēng)險定量分析、風(fēng)險應對規劃和風(fēng)險監控等工作提供指導。項目經(jīng)理在制訂風(fēng)險管理計劃時(shí)，需要充分考慮項目團隊的風(fēng)險管理水平和能力，可以借鑒但不可盲目套用其他項目的風(fēng)險管理計劃，否則將會(huì )導致后續風(fēng)險管理工作很難開(kāi)展。

　　當然還有很多項目管理計劃，在這里就不一一羅列了。項目管理計劃及其子計劃的制訂和完善，是一個(gè)“滾動(dòng)式”的過(guò)程，需要執行PDCA（計劃、執行、檢查、修正）循環(huán)?，F實(shí)世界中沒(méi)有哪個(gè)項目的計劃制訂是“一勞永逸”的。因此，作為項目經(jīng)理，一定需要養成在項目的推進(jìn)過(guò)程中不斷檢查、修正和完善項目管理計劃及其子計劃的習慣，唯有這樣，項目管理計劃才能真正發(fā)揮作用。

　　二、如何避免項目管理中“動(dòng)”的發(fā)生

　　項目管理中“動(dòng)”的原因非常多，大到國際形勢的改變、政府政策的實(shí)施，小到某一個(gè)人的因素都可能導致項目計劃的不完美實(shí)施。有很多方面只能在制訂計劃時(shí)就充分考慮，這些在上述注意事項中已有提及，篇幅和能力有限，這里就不一一詳述了。主要談一下比較容易掌握卻又極容易出問(wèn)題的資源管理計劃。

　　當一個(gè)項目被提出來(lái)以后，很難對于你可能需要的所有資源有一個(gè)很全面的概念。這里提出一個(gè)估計進(jìn)行該項目所需要的工作量和其他資源的方法。這樣你就可以估計項目持續時(shí)間和項目費用，獲得認可，然后開(kāi)始工作。就如同你所知道的，你預先進(jìn)行的估計只是一個(gè)估計，只有當項目結束了之后你才能夠知道該項目所用的工作量、費用和時(shí)間。到那個(gè)時(shí)候，你要處理預計中的不確定和風(fēng)險問(wèn)題。

　　首先估計偶然性。所有的項目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過(guò)使用一個(gè)偶然性預算來(lái)解決估計的不確定問(wèn)題。如果你相信你的估計有80% 的準確性，你就需要20%的偶然性預算。例如，如果你的項目預計要花費$100，000，你可能需要$20，000的偶然性預算來(lái)解決估計錯誤以及完成那些應該在范圍以?xún)?，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預算中剩下來(lái)的所有的錢(qián)都會(huì )在項目結束后歸還給客戶(hù)，還要做好計劃好的儲備，一些項目需要項目經(jīng)理把對于意外做好更充足的準備。對于一些項目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時(shí)你怎樣能夠獲得它們做好準備。你需要制定一個(gè)策略來(lái)保證需要的時(shí)候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設備或者補給等。很多時(shí)候你需要對于儲備資源提前做好計劃。

　　比如時(shí)間。在一個(gè)典型的項目里，如果你發(fā)現項目比你預期的時(shí)間要長(cháng)，你可能會(huì )要求延長(cháng)時(shí)間，并增加費用預算。但是如果最后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時(shí)候，你可能就沒(méi)有時(shí)間去找它們了。你需要一個(gè)已經(jīng)準備好的計劃來(lái)告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。

　　獲得增加的資源的高成本。你可能會(huì )遇到有些資源批量購買(mǎi)的時(shí)候會(huì )比較便宜的情況，但如果追加采購的話(huà)就會(huì )比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會(huì )發(fā)現如果你購買(mǎi)的數量比較多的話(huà)，單價(jià)會(huì )比較便宜。讓我們假設你估計你會(huì )需要100套硬件。由于你估計中的不確定性，你可能會(huì )采購110套，留10套作為余量。這樣做是因為你現在購買(mǎi)這10套硬件的價(jià)格（作為批量采購的一部分）比以后單獨購買(mǎi)10套硬件要便宜得多。

　　有足夠的時(shí)間尋找專(zhuān)業(yè)資源。有時(shí)候你有足夠的時(shí)間來(lái)獲得難以尋找的專(zhuān)業(yè)資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來(lái)之需。例如，你可能會(huì )提前接觸顧問(wèn)公司來(lái)尋找專(zhuān)業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專(zhuān)家，同時(shí)你也知道你并不見(jiàn)得就一定會(huì )需要他。這樣顧問(wèn)公司可以提前安排好這些人，以便在你將來(lái)需要的時(shí)候，這些人能夠很快到位。

　　有時(shí)要把儲備計劃作為風(fēng)險計劃的一部分，這時(shí)需要使用下面的步驟來(lái)確認對于儲備的需求并在需要時(shí)準備好它們：

　　1.承認這種需求

　　首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。如果你不承認這一點(diǎn)，等到對于額外資源的需求出現以后，你就沒(méi)有時(shí)間作出反應了。對于儲備資源的需要通常是你風(fēng)險管理策略的一部分。你可能已經(jīng)認識到一些項目風(fēng)險，并且認定降低這些風(fēng)險的辦法就是保留一定的資源儲備。

　　2.會(huì )產(chǎn)生額外費用

　　確實(shí)制訂并執行風(fēng)險計劃需要花費一定的項目管理時(shí)。但是，很多時(shí)候還有額外的項目費用。

　　3.獲得贊同

　　關(guān)于風(fēng)險、費用和收益的信息應該被提交給項目發(fā)起人以獲得批準。你需要確保項目發(fā)起人同意你的儲備計劃能夠有效地降低項目的風(fēng)險。你還需要項目發(fā)起人認識到增加費用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時(shí)候批準你增加項目費用。

　　4.管理風(fēng)險計劃

　　和風(fēng)險計劃有關(guān)的行為應該在工作計劃和管理計劃中提前被考慮到。項目經(jīng)理應該根據進(jìn)程對于風(fēng)險進(jìn)行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結束之后，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低項目的風(fēng)險。

　　總之，在大多數的項目中，如果你發(fā)現需要更多的資源，應告訴你的發(fā)起人，如果需要的話(huà)還要調整預算和進(jìn)度表。但是，在一些項目中，你不會(huì )有更多的時(shí)間。在這樣的情況下，項目經(jīng)理必須確定項目的風(fēng)險在哪里，并且有一個(gè)計劃來(lái)保證如果需要的話(huà)，備用資源已經(jīng)準備好了。有時(shí)候你需要資源隨時(shí)備用。另一些時(shí)候，你只是需要知道你在需要時(shí)能夠很快獲得它們。項目?jì)涞男枨笸ǔＪ怯娠L(fēng)險管理流程來(lái)確定并管理的，而儲備的資源是針對某種確定的項目風(fēng)險的。

　　三、將項目管理中的計劃與生活相結合

　　坦白說(shuō)，這種強理論的知識對我們現在的能力來(lái)說(shuō)還是非常遙遠的事情，我們可以在紙上做出自認為非常完美的計劃，但這并不等同于我們已經(jīng)掌握了這一門(mén)復雜的科學(xué)?？梢哉f(shuō)，沒(méi)有人可以真正掌控計劃中的變化。為了一門(mén)考試訂的學(xué)習計劃都有可能因為很多原因被打亂，更何況涉及社會(huì )方方面面的大項目計劃。但是我們完全可以以這種計劃變化的精神來(lái)面對我們的工作和生活。

　　我們現在是兩年制的研究生，應當說(shuō)這是一個(gè)相當緊湊的時(shí)間段，我們有不到一年的時(shí)間來(lái)學(xué)習一些知識，這期間已經(jīng)要考慮畢業(yè)論文題目、發(fā)表論文等，剩下的前半年要找工作和寫(xiě)論文，最后半年答辯。我們要把以前三年才能完成的任務(wù)濃縮在兩年之內，時(shí)間非常緊張。這就需要我們對自己的研究生生涯制訂出詳盡的計劃。這一計劃中比較稀缺的資源就是時(shí)間，另外還有兩地辦學(xué)給我們與老師之間的溝通帶來(lái)的不便，我們必須在計劃中充分地利用時(shí)間，珍惜所有可利用資源，而當老師來(lái)的時(shí)候要多溝通，這里面就有一個(gè)時(shí)間差的問(wèn)題，所以在整體計劃的涵蓋下，能夠靈活地調整時(shí)間，讓自己的時(shí)間表能夠跟老師來(lái)的時(shí)間相吻合，不能因為有變化就打亂了所有的計劃。另外這中間還有很多不確定因素，像是論文選題能否順利通過(guò)，論文又不一定能夠順利發(fā)表，找工作的時(shí)候變數就更多了。這里面的計劃與變化必須充分考慮到，讓我們對自己的研究生生活，坦然面對，充實(shí)度過(guò)，美好結束，沒(méi)有因為任何原因產(chǎn)生遺憾，完成最初心中的計劃。