摘  要：馬鋼設計院有限責任公司是一家以冶金工程技術(shù)服務(wù)為主體的公司，2001年開(kāi)始進(jìn)行信息化管理工作建設，本文是幾年來(lái)的這方面工作概略描述和一些感想。

　　關(guān)鍵詞：設計  管理  信息化

　　一、概況

　　馬鋼設計研究院有限責任公司成立于2002年，注冊資本2050萬(wàn)，是由馬鋼股份公司、馬鋼國際貿易公司和本院的自然人共同出資組成的有限責任公司，持有國家冶金、建筑、和環(huán)境工程甲級設計資質(zhì)、工程監理和工程造價(jià)甲級資質(zhì)，從事工程設計、工程咨詢(xún)、工程監理和工程總承包服務(wù)，設置冶金、軋鋼、機械、電氣與自動(dòng)化、能源與環(huán)境保護和規劃6個(gè)專(zhuān)業(yè)設計研究所，職能管理部門(mén)8個(gè)，全院職工260多人，其中高級職稱(chēng)的技術(shù)人員占職工總數的50%以上，2005年營(yíng)業(yè)收入1.96億。

　　馬鋼設計院綜合管理信息系統是以工程設計項目管理為核心，由市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、（設計）項目管理、檔案管理、人力資源管理、系統管理、客戶(hù)關(guān)系管理、綜合辦公管理等模塊組成。

　　二、MIS系統建設過(guò)程

　　1、調研

　�。�1）建設的時(shí)機的考慮盡管行業(yè)協(xié)會(huì )在“十五”就提出設計企業(yè)信息化建設綱要，但是具體何時(shí)進(jìn)行設計院綜合管理信息系統的建設，還是要認真地考量，其中CAD應用普及程度，硬件設施特別是網(wǎng)絡(luò )硬件的建設程度對建設時(shí)機還是有影響的。

　�。�2）建設方式的考慮當前，設計院MIS系統的建設方式主要有以下幾種方式：

　　a）完全自主開(kāi)發(fā)。很多大院，信息人才眾多，技術(shù)實(shí)力雄厚，往往采用這種方式。采用該方式有利于對系統的全面掌握，用戶(hù)的需求比較容易采集，對外界的技術(shù)依賴(lài)程度低，維護方便。

　　b）咨詢(xún)合作開(kāi)發(fā)。尋找一個(gè)對信息技術(shù)和企業(yè)的管理技術(shù)均比較了解的專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司，由他來(lái)代表企業(yè)進(jìn)行系統的建設管理，并負責對企業(yè)的培訓和系統開(kāi)發(fā)企業(yè)的過(guò)程管理。

　�。悖┩耆�委托，自我管理。這是我院采用的建設方式，這是我們根據我院的實(shí)際情況全面衡量后采取的策略。

　�。洌┢脚_引進(jìn)，二次開(kāi)發(fā)。就是從外部引入一個(gè)相對成功的基本成熟的平臺，自已略加二次開(kāi)發(fā)后加以應用，一般這樣的基礎平臺的價(jià)格比較昂貴，而且對這個(gè)平臺的完全消化也不是短時(shí)間內就能實(shí)現的，此外對某個(gè)具體的企業(yè)來(lái)講，平臺軟件的功能可能有多余。

　�。�3）體系平臺的考慮在已經(jīng)建成使用的和在建的管理信息系統中，多采用C/S體系結構，但是考慮到技術(shù)的發(fā)展的趨勢，以及未來(lái)系統維護的方便性，我們認為最好采用B/S結構，隨著(zhù) .NET技術(shù)的日益成熟和普及，堅定了我們的信心。

　�。�4）行業(yè)現狀的調研在建設部和協(xié)會(huì )的“十五”信息化工作指導方針的指引下，國內勘察設計行業(yè)MIS系統建設紛紛開(kāi)始起步，與國外公司相比起步相對較晚，但是一批院還是取得了相當的成果，在我們了解到的設計院中不少院在信息化建設方面各有特色、各有建樹(shù)。此外，我們還對與我們有業(yè)務(wù)接觸的國外工程公司的信息化工作進(jìn)行了解，其中主要有德國的SMS 、比利時(shí)的CMI等，西方發(fā)達國家企業(yè)今天信息化的現狀應該就是我們努力追趕的方向，人家能做到的，我們也應該能做到。對中國的設計企業(yè)來(lái)講，與國外發(fā)達國家的工程公司相比，我們的主要差距在管理以及管理的信息化，技術(shù)上的差距不是主要的，這是我們研究分析國內、外的設計類(lèi)企業(yè)后所得到的一個(gè)感受。

　　2、理清思路，統一認識，確立目標理清思路，統一認識，確立目標是我們進(jìn)行MIS系統建設的過(guò)程中首先要解決的問(wèn)題。企業(yè)對MIS系統建設出于被動(dòng)，思路不清楚，目標不明確，是很難取得成功的，實(shí)施過(guò)程中就會(huì )帶有很大的盲目性。我們在決定實(shí)施信息化建設首先明確的是：

　　1）建設的目的：實(shí)施流程再造，提高主業(yè)工作效率；細化管理，以進(jìn)一步提高管理水平和企業(yè)的競爭力；

　　2）建設的目標（可測量）：實(shí)現CAD電子文件有效存檔，實(shí)現項目管理信息化的突破；在設計類(lèi)企業(yè)中搞信息化建設，首先從設計“項目管理”抓起，而不是先從通常的OA及人力資源管理起步，我們有自己的想法，即我們的做法是“先難后易”，而傳統的做法多是 “總體規劃、分步實(shí)施、先易后難”。而這種做法最大風(fēng)險是：容易做的、可有可無(wú)的模塊先做出來(lái)了，而最難做的部分也是企業(yè)最核心、最需要的的部分，最后卻做不出來(lái)，信息化工作只得幾上幾下。最核心的業(yè)務(wù)管理問(wèn)題一直沒(méi)能解決，這也是許多MIS建設失敗的模式，我們決定反其道而行，就是要避開(kāi)這樣的怪圈。

　　3、認真做好需求分析在院領(lǐng)導思想統一的前提下，院最高領(lǐng)導層對管理信息系統親自過(guò)問(wèn)、親自管，同時(shí)適時(shí)結合BPR，這對軟件企業(yè)更快、更好地了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是非常有利的，金慧公司在與我們的交流過(guò)程中，幾易其稿、在討論交流的過(guò)程中，雙方逐步達成了共識，把目標和思路都理清楚了。經(jīng)過(guò)重新改進(jìn)后的流程與ISO9001貫標文件進(jìn)行有機的協(xié)調，使業(yè)務(wù)流程文件化。

　　必須要說(shuō)明的是

　　1）用戶(hù)的需求也不是一下子就能完全說(shuō)明清楚的，即使說(shuō)明清楚的流程也有變更的可能；

　　2）只有用戶(hù)自己最清楚自己需要什么，只望軟件開(kāi)發(fā)單位拿出來(lái)一個(gè)企業(yè)的流程方案是不可想象的，這樣做的結果很可能就是系統的失敗。我院的領(lǐng)導層和管理層在用戶(hù)需求階段投入大量的時(shí)間與軟件開(kāi)發(fā)公司共同研究用戶(hù)需求和流程方案為我院MIS的成功打下了良好的基礎。

　　4、全院參與明確管理責任管理信息系統的建設需要全體人員的參與，這就好比一個(gè)集體性質(zhì)的體育項目，任何一個(gè)人的不投入都有可能影響最后的結果；當然MIS建設首先是一個(gè)“一把手”工作，企業(yè)的最高領(lǐng)導必須親自認真過(guò)問(wèn)；我們還專(zhuān)門(mén)指定分管領(lǐng)導配合協(xié)調MIS建設工作；強調全員的參與，主要表現在對全體人員的培訓和考核；通過(guò)多種會(huì )議溝通和網(wǎng)絡(luò )宣傳的方式營(yíng)造氛圍，說(shuō)明MIS建設的意義和過(guò)程，以求得全院上下的共識；

　　5、分步推進(jìn)最終走向集成應用在系統正式使用之前，進(jìn)行1個(gè)多月的過(guò)渡期（05年8月10—05年9月15日），在這期間，鼓勵大家使用系統，但是過(guò)渡期滿(mǎn)后，全院的項目管理只在一條路上進(jìn)行，不搞旁路，就是必須從系統內組織項目管理和發(fā)圖，從項目任務(wù)的下達、項目的策劃、圖紙的設校審到圖文出版，沒(méi)有其它的路可走。這樣一方面促進(jìn)大家對系統的快速掌握，二來(lái)促進(jìn)軟件公司對系統進(jìn)行全面的完善，三確保了CAD的圖紙的完全存檔。加上系統提供的電子自動(dòng)簽名技術(shù)，使困困擾設計單位多年的CAD電子文件有效歸檔問(wèn)題在我院得到初步的解決。

　　三、MIS系統建設現狀

　　1、經(jīng)營(yíng)計劃管理經(jīng)營(yíng)計劃管理主要是為經(jīng)營(yíng)計劃管理部門(mén)提供一個(gè)項目信息、生產(chǎn)計劃、臺帳、合同信息、收費、客戶(hù)信息管理的工作平臺；具體業(yè)務(wù)功能包括：項目臺帳管理、生產(chǎn)任務(wù)下達（合同評審、領(lǐng)導審批、項目下達）、月度計劃管理、項目計劃檢查（可依項目、時(shí)間、部門(mén)、專(zhuān)業(yè)、個(gè)人等進(jìn)行完成情況和在手項目情況的檢查）、項目收費管理、客戶(hù)信息管理、查詢(xún)統計等。項目任務(wù)的下達，將啟動(dòng)項目管理眾多的流程，而項目信息又為財務(wù)收費和內部分配提供原始信息。

　　2、項目管理項目管理子系統是整個(gè)系統的核心部分，也是開(kāi)發(fā)與實(shí)施難度最大的一個(gè)部分。它為經(jīng)營(yíng)、項目管理及專(zhuān)業(yè)設計生產(chǎn)部門(mén)提供了一個(gè)協(xié)同作業(yè)的機制，包括設計項目的進(jìn)度計劃管理、生產(chǎn)過(guò)程人力資源管理、ISO質(zhì)量管理、產(chǎn)品過(guò)程管理等，完全貫徹ISO9001質(zhì)量管理體系的思想。主要內容有：項目策劃管理（WBS與OBS分解）、項目設計輸入與要求的下達、協(xié)作計劃的管理（制訂、執行結果的檢查等）、專(zhuān)業(yè)協(xié)作資料互提管理（版本化管理）、設計成果上傳，三級校審核與專(zhuān)業(yè)會(huì )簽、電子簽名、ISO表單自動(dòng)管理、圖文出版、電子文件歸檔、生產(chǎn)過(guò)程中間環(huán)節的實(shí)時(shí)檢查等。

　　3、人力資源管理人力資源系統作為整個(gè)系統的重要組成部分，是其他業(yè)務(wù)系統的基礎模塊，為其他系統的應用提供人力資源支撐，其它業(yè)務(wù)系統有關(guān)人員的信息都構建在這個(gè)系統之上，所以該模塊的設計和規劃需要考慮其他業(yè)務(wù)系統的需要，所有業(yè)務(wù)系統的人、崗位和組織信息都來(lái)自該模塊，項目管理等其他業(yè)務(wù)模塊也需要將有關(guān)結果性的數據傳回給人力資源系統，比如員工業(yè)績(jì)等。

　　4、圖檔管理從項目管理系統中輸出的產(chǎn)品（CAD文件等），自動(dòng)進(jìn)入圖檔管理系統，該系統具有檔案管理、科技檔案在線(xiàn)查閱（按權限與密級）、檔案下載（按權限與密級）、復用與再利用等功能，與傳統的檔案系統相比，其具有查閱快捷，再用方便的特點(diǎn)，直達個(gè)人桌面的應用，為管理部門(mén)及內部用戶(hù)提供非常便捷的平臺。

　　5、綜合辦公管理及其他目前我院的MIS還設有以下一些功能模塊，如通常的辦公信息、網(wǎng)站管理、權限管理、個(gè)人工作平臺（任務(wù)管理，郵件管理，工作報警，個(gè)人設置，個(gè)人查詢(xún)）管理、企業(yè)論壇等；由于這些系統多不影響核心業(yè)務(wù)流程（項目管理）的運行，還有待進(jìn)一步開(kāi)發(fā)完善，畢競系統的完善和優(yōu)化是沒(méi)有止境的。

　　四、存在的問(wèn)題

　　1、現有系統功能有待進(jìn)一步完善。

　　管理信息系統的功能，一方面是工作協(xié)同平臺，也應該是一個(gè)信息和知識快速獲取的平臺，以便實(shí)施有效的管理和調度，更進(jìn)一步應為實(shí)施有效的決策提供支持（DSS），為快速提高工作速度和工作質(zhì)量提供方便（KB），目前系統在快速提供信息方面還有進(jìn)一步優(yōu)化和改進(jìn)的空間；企業(yè)管理最難的是人的管理，而人員管理中最難的是對人的評價(jià)。我院MIS運行的結果目前還沒(méi)有完全進(jìn)入人力資源管理系統，同時(shí)業(yè)績(jì)考評模型也處在探索階段。如何依托信息系統提取的數據實(shí)施有效、科學(xué)的考評，是我們系統完善的一個(gè)方向。

　　目前系統的三級校審采用兩條腿走路——硬拷貝與電子文件同時(shí)進(jìn)行，由于計算機屏幕較小，審閱圖紙要完全基于網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行較為困難，硬拷貝提供查閱的方便，而MIS系統則保證工作過(guò)程的真實(shí)和評審意見(jiàn)、技術(shù)版本的管理有序。這個(gè)問(wèn)題要完全指望MIS本身來(lái)解決，困難較大，但是基于計算機網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的工程設計審批作業(yè)如何有效的實(shí)施將是一個(gè)有意義的課題。

　　此外，用戶(hù)界面的友好性和操作的方便性方面還有較大的改進(jìn)空間；

　　2、人員對MIS系統的適應性有待進(jìn)一步提高。

　　對工程設計企業(yè)來(lái)講，人員的工作方式從傳統的面對面的交流，轉向大多基于網(wǎng)絡(luò )的交流，是一個(gè)較大的變革，如何適應這個(gè)變化對每個(gè)人都至關(guān)重要，此外還要碰到傳統模式下不曾有的問(wèn)題，如人員外出如何辦？異地辦公的身份確認等。

　　3、系統的安全性需要加強。

　　隨著(zhù)信息系統應用的深入，安全問(wèn)題也更加突出。系統的安全包括網(wǎng)絡(luò )平臺本身的安全和數據的安全，這一方面要加強人員的安全意識教育，建立嚴格的保密管理制度，防范竊密和泄密，保護知識產(chǎn)權不受侵犯，此外還要在軟、硬件系統的建設上進(jìn)一步加強安全機制。

　　4、更多的產(chǎn)品要管理到目前為止，我們僅對工程設計管理進(jìn)行了討論，有關(guān)工程監理和工程總承包的管理尚沒(méi)有開(kāi)始，而工程總承包工作將是設計型企業(yè)未來(lái)發(fā)展的一個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域。

　　五、結 語(yǔ)

　　企業(yè)信息化建設對具體一個(gè)企業(yè)來(lái)講，可能是一項前所未有的事業(yè)，遇到的困難自然也是前所未有，也許這就是為什么企業(yè)信息化工作失敗案例多于成功案例的原因。在我國，勘察設計企業(yè)的信息化工作最近才剛剛興起，勘察設計協(xié)會(huì )“十一五”信息化工作指導思想為我們的工作指明努力的方向，就企業(yè)自身而言，信息化工作絕對是一個(gè)“一把手”工程，如果沒(méi)有領(lǐng)導層思想的高度一致，沒(méi)有明確的目標，并以目標驅動(dòng)的方式進(jìn)行強力推進(jìn)，要取得實(shí)效的確比較困難的。

　　此外，企業(yè)的信息化工作是一個(gè)開(kāi)創(chuàng )性的工作，要求企業(yè)與軟件技術(shù)的提供者（軟件公司）密切合作，充分溝通，用雙贏(yíng)的心態(tài)進(jìn)行合作，單純地指望單方完成這項工作基本是不可能的，一個(gè)合格的軟件來(lái)自雙方的努力，同樣一個(gè)合格軟件的成功的應用也依賴(lài)雙方的合作，這一點(diǎn)是管理類(lèi)軟件不同于其他軟件的特點(diǎn)，畢竟是“管理”信息系統，而實(shí)施“管理”的主要方面在企業(yè)而不在軟件公司。

　　應用無(wú)止境，信息化工作的建設也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，只有開(kāi)始沒(méi)有結束，我們將繼續努力搞好我院的信息化建設工作，與設計同行業(yè)一道，為我們共同事業(yè)的而努力。